AP1000三門核電項目電子文件控制方法與實踐

沈亞平

摘 要：AP1000三門核電項目（指CNF三門核電工程施工總承包部）在項目成立初就確定了以電子文件的全程控制為基本原則；本文以AP1000三門核電項目為例，詳細從電子文件的形成及過程控制，電子文件規(guī)范化管理，電子文件收集與再利用，電子文件的保護、歸檔及保存等幾方面對電子文件全程控制的方法進行了總結與分析，提出了目前電子文件控制中存在的問題和改進措施。

關鍵詞：電子文件；控制方法；總結與分析

1 概述

隨著AP1000三門核電項目進展，電子文件產生的數(shù)量越來越多，在很大程度上將逐步取代傳統(tǒng)紙質文件，但由于電子文件具有易變性、對系統(tǒng)的依賴性等傳統(tǒng)紙質文件不具備的特點，因此，我們必須按照全程控制的管理，才能使電子文件的真實性、完整性和長期可讀性得到保證。

所謂全程控制，實際上是指電子文件全程管理的過程，它涉及到電子文件的形成、控制、利用和保存等每一項具體工作過程。AP1000三門核電施工總承包部運用了全程控制的原則，從電子文件的形成規(guī)范、策略控制、及時歸檔保存和方便利用等控制方法，對電子文件進行管理與控制。

2 AP1000三門核電項目電子文件種類、來源及形成

2.1 電子文件的種類

AP1000核電項目電子文件按照信息存在的形式，主要分為：文本（Word、Pdf等）、圖形（DWG等）、圖像（照片等）、影音（MP3等）文件、超文本（web page等）文件；按照載體主要分為：光盤文件、磁盤、數(shù)據(jù)庫等。

2.2 電子文件的來源

AP1000核電項目電子文件主要來源于各單位（設計方、業(yè)主、監(jiān)理、施工單位等）和各職能部門；實行“雙套制”保存：即具有永久保存價值的文本或圖形、圖像形式的電子文件，如沒有紙質件，必須打印制成紙質文件等；文本或圖形、圖像形式的紙質文件則使用掃描儀、數(shù)碼相機等制作成通用的PDF形式的電子文件。

2.3 電子文件的形成方式

目前AP1000三門核電施工總承包部電子文件的數(shù)量十分龐大，但從其形成的過程和途徑來看，有以下幾種方式：

1.數(shù)字化電子文件。對已有的紙質檔案，通過掃描等技術手段，進行數(shù)字化處理，形成電子文件。

2.系統(tǒng)化電子文件。由CANPPE文件管理系統(tǒng)產生的電子文件。由文檔管理人員直接參與或負責控制電子文件的形成過程，因此電子文件的真實可靠性、完整性和長期可讀性得到了保證。這種方式產生的電子文件，就是能完全實現(xiàn)前端控制的電子文件。

3.個性化電子文件。通過廣泛使用的文字、圖形等處理軟件，形成電子文件，然后打印出紙質文件供簽字批準。這種電子文件在目前的實際工作中大量存在。

3 AP1000三門核電項目電子文件全過程控制與實踐

3.1 全過程參與文件管理系統(tǒng)開發(fā)

AP1000三門核電項目文件管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)投入之前，文檔室人員參與了從需求到投用的全過程管理，對后續(xù)電子文件的全程控制管理提供了技術保障。

3.2 電子文件形成過程控制

1.對于數(shù)字化電子文件，通過縮微片與紙質相結合的掃描方式進行數(shù)字化處理，形成TIF、PDF等圖像文件，在網絡上供使用。由于數(shù)字化電子文件暫時還不能進行全文檢索，下一步的主要任務就是要解決圖像文件矢量化的問題，以達到全文檢索的目的。

2.對于系統(tǒng)化電子文件，已完全實現(xiàn)了電子文件的全程控制。在三門核電項目中，使用CANPPE系統(tǒng)對電子文件進行了全生命周期進行了管理。

3.對于個性化電子文件，比如：廠家提供的文件，有時其可用性得不到保證，主要作為參考文件使用。

3.3 統(tǒng)一電子文件控制標準

AP1000核電項目參建單位眾多，電子文件來源廣泛。產生的電子文件以及文件中的部分內容或圖片很多會被其它文件“二次”、“三次”甚至更多次利用（例如：西屋的設計圖紙經常被利用到我單位移交包中，作為移交包附圖）；而各家單位產生電子文件質量不一，只有制定統(tǒng)一的電子文件控制標準，文件產生時，便按照統(tǒng)一標準執(zhí)行，才能保證AP1000核電項目電子文件規(guī)范化；因此， AP1000三門核電項目CNF三門核電工程施工總承包部，對文件簽字、文件頁碼、文件修改、清晰度、頁碼要求、照片像素要求等方面制訂了管理標準。并要求所有人員文件編制過程中嚴格按照這些要求執(zhí)行，保證本單位編制的電子文件符合規(guī)范。

3.4 規(guī)范電子文件的命名和保證文件的唯一性

電子文件命名必須唯一、直觀、簡潔并具有參照性。如果有兩個電子文件重名，在數(shù)據(jù)庫調用該文件時就會發(fā)生混亂。AP1000核電項目通過編制文件編碼和版本來確定文件的唯一性。

同時根據(jù)文件編碼和版本能確定文件唯一性這一屬性要求，同時為便于查找電子文件，規(guī)定了電子文件命名要求，在AP1000核電項目中采用：“文件編碼（AP1000文件編碼+內部文件編碼）+文件名稱+文件版本+擴展名”。拍攝的照片、音像資料命名原則定為：“拍攝時間（年月日形式，格式為：XXXX-XX-XX）+主要內容+攝影者”，這一命名方式得到了業(yè)主等單位認可和采納。

3.5 電子文件的收集方法

在AP1000三門核電項目中編制的重要文件或對將來其它項目有利用價值的文件，例如：方案、程序等，文檔部門保留“雙套”電子版。即：一套是PDF版，一套是可編輯版，“雙套”電子版提交檔案人員保存時，保證與最終發(fā)布的紙質版完全一致。

如果編制作者沒有按要求提供“雙套”電子版，文檔人員將對該文件一律不予發(fā)布，從而加以控制。

3.6 電子文件的再利用

第一，對電子文件的查閱者；為保證電子文件的準確、有效，只提供PDF、XML或圖像文件等類型的文件供使用。

第二，電子文件的修改者。為便于文件的修改，需使用電子文件的原始格式，如WORD、EXCEL、CAD等類型的文件。三門核電項目的軟件系統(tǒng)中暫沒有開發(fā)文件修改流程控制的功能，采用文件版次變化的手段，控制電子文件的修改。

3.7 電子文件存儲控制

1.在服務器上建立專門的電子文件存儲空間，所有的電子文件均存儲在該空間，通過權限策略控制，分層級給不同人員授權，以保證電子文件的安全。

2.實行“三保險”的形式，由文檔和信息人員分別對電子文件進行“雙份”備份。同時，按照每天增量備份，每月完整備份的方式進行數(shù)據(jù)備份。

3.8 電子文件的歸檔保存

在AP1000三門核電項目中，對于重要的文件，如程序、報告等，打印出紙質文件，經簽字生效，作為紙質檔案歸檔保存，同時電子文件在文件管理系統(tǒng)供利用。

4 電子文件的保護

眾所周知，電子文件的廣泛使用很容易被拷貝和泄漏至外部，給公司帶來損失。因此，在三門核電項目內部網絡中，采用授權控制、文件加密等技術對電子文件進行控制，較好地起到了保護的作用，針對不同保護級別的文件，采取操作監(jiān)控等不同的控制手段，結合水印技術，進行不同程度的內部安全控制，以解決電子文件保護與利用的矛盾。

5 結束語

AP1000三門核電項目電子文件全程控制的管理與實踐，大大提高了文檔管理工作效率，可以為AP1000三門核電二期項目文檔管理工作提供寶貴經驗，為后續(xù)文檔管理工作全面實現(xiàn)電子化、信息化和無紙化辦公打下了良好基礎。

參考文獻

[1]《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002

[2]《核電文件檔案管理要求》EJ/T1225-2008