淺談建設項目檔案信息化管理

摘 要：項目檔案是工程建設和管理中十分重要的組成部分，信息化社會，建設項目檔案信息化勢在必行。本文嘗試從項目檔案的特點和項目檔案管理工作的問題入手，介紹項目檔案信息化建設工作并提出相關建議。

關鍵詞：建設項目；檔案管理；信息化

項目檔案是工程建設的重要組成部分，它凝結了項目管理人員、技術人員的智慧，是工程建設過程的真實記錄，是工程使用階段、再建設階段以及同類新項目開展的重要依據，應充分利用信息化管理手段，通過檔案信息管理系統與相關業務系統的對接，實現對項目檔案的有效收集，確保其完整性和系統性。筆者在分析項目檔案管理存在問題的基礎上，簡單介紹所在單位項目檔案信息化建設工作，并針對信息化工作提出自己的一些思考。

1 建設項目檔案管理中的主要問題及信息化的必要性

目前，建設項目檔案管理工作普遍存在工程分散、工期長、人員流動性大等特點，加上信息化程度不高，檔案意識薄弱等因素，導致檔案工作和工程管理工作脫節，主要表現在以下三方面：

1.重工程建設，輕檔案管理

目前在建設項目管理中普遍存在著重工程，輕檔案的問題。盡管國家把項目檔案管理作為建設工程管理的重要組成部分，印發多部制度和指導意見，為企業提供標準依據，很多企業也根據自身業務特點以國家各項標準規范為綱，制定了多項實施細則，指導本單位檔案工作的開展。但是在實際工作中，受效益驅動因素影響，工程實體仍然會得到更多的重視。

2.項目檔案信息化程度低

目前，大多單位都有意識的對項目文件進行電子化處理，很多單位也構建了針對項目管理的信息平臺，但由于未能融入檔案管理理念，電子文件的歸檔范圍沒能體現在管理系統之中，致使數據不完整。同時，由于沒有和專門的檔案管理平臺進行對接，也導致了信息的孤立。

3.項目檔案的形成與工程進度不同步

檔案的形成和工程進度不同步是項目建設中普遍存在的問題。促成這種現象的主要原因有兩個：一是項目上的檔案工作人員大多身兼數職，給予檔案工作的精力有限，加之對檔案業務不熟悉，對檔案工作標準不清晰，不能及時對項目文件資料進行收集、整理，致使檔案工作滯后；二是項目檔案管理欠規范，一些單位對項目檔案的管理力度不夠，致使項目檔案工作的開展自主性、隨意性較強，檔案實體安全管理存風險。

4.項目檔案信息化建設的必要性

對比傳統檔案管理模式的諸多弊端，信息化建設的整體優勢十分明顯：它能夠確保歸檔電子文件的成套性，規范性和系統性；能夠改變目前項目檔案工作固步自封、難以發揮信息資源優勢的現狀，促使項目檔案管理逐步走向開放；能夠促使檔案信息采集工作與項目進度同步，有效解決項目資料分散，后期收集整理難度大的問題，實現建設項目檔案信息資源的科學管理。基于此，項目檔案信息化建設就顯得尤為必要，應加大投入，強力推進。

2 檔案信息化建設的實踐

筆者所在公司在開展檔案信息化建設之初成立了檔案管理系統項目工作組，確定了建設目標、工作計劃，對各部門和所屬單位的業務需求進行調研、分析、業務流程再造優化，并最終以調研成果作為系統開發的支持依據。公司檔案信息化建設包括三方面內容：

1.檔案管理系統的建設

公司檔案管理系統將與OA等信息化系統進行接口管理，通過接口集成、數據遷移等方式完成檔案管理模式的過渡與轉化，融入到公司信息化規劃體系中。系統將設有文件中心、檔案中心、庫房中心、利用中心等業務管理模塊，在線開展電子檔案“收、管、存、用”的基本業務，實現檔案信息的實時采集、自動化管理和網絡化利用，有效解決信息溝通渠道不暢，各類資料分部門重復立檔的問題。

為避免大量有價值和憑證作用的電子文檔在公司日常工作中不斷沉淀，提升檔案管理的統一協調辦公效率，檔案管理系統將與已有的OA等系統進行集成建設，同時為計劃建設的系統留出接口。集成內容包括用戶賬戶同步、權限統一、模塊整合等，實現單點登錄，避免數據的重復錄入，實現數據的繼承與共享。系統還將設置離線客戶端程序，用于實現檔案的離線整理、在線提交、客戶端數據導入系統等業務功能，滿足個別項目部在無內網或網絡不穩定狀態下進行檔案數據的歸檔操作，對線下檔案數據進行統一模式管理，方便檔案數據的歸檔。

2.項目檔案的數字化

項目檔案資料數字化是項目檔案信息化的基礎，其主要內容是通過信息化手段實現檔案全文存儲。公司檔案數字化分四步走，首先通過與其他業務系統的融合，建立在建項目文件資料電子采集流程，實現在建項目電子檔案的規范化、流程化管理，努力做到檔案資料采集工作與項目建設同步進行；其次對紙質材料安全存隱患的重點項目檔案進行數字化處理，將檔案數字化與重點檔案的搶救相結合，推動對重點檔案的保護；再次對已完工處于運維期的項目檔案進行數字化，將檔案數字化與實體整理相結合，推動庫藏檔案的規范化管理；最后對已超出運維期的項目檔案進行整理、掃描、著錄等工作。

需要注意，數字化前整理工作是不容忽視的，必須明確庫藏檔案的類型、載體形態、庫藏數量、檔案信息利用等情況，以服務于公司生產經營為目的，注重效益，力爭做到數字化的檔案信息是高價值、高利用率、標準規范的信息資源。

3.制定和完善相關制度標準

公司原有的檔案管理制度，其本質是為了規范檔案工作，而信息化后檔案工作將更多的融入到各業務部門的日程工作中，這就需要對檔案制度進行完善，將電子檔案管理規范列入其中，同時對檔案管理流程進行創新，將信息化后的檔案工作的整體規范、操作流程、增效制度、激勵機制等都納入到檔案管理制度中來，并嚴格落實目標責任制、考核責任制，使檔案工作問責制度落地生根，讓制度成為硬約束。

3 項目檔案信息化建設中應注意的問題

項目檔案信息化建設是促進項目檔案管理科學化，聚合內外部信息資源的有效途徑，但在信息化給檔案工作帶來生機的同時也有一些問題需要引起注意。

1.要注重檔案管理的安全性。檔案信息化建設的目的不是為了擺脫紙質檔案的存在，因此對于項目檔案的管理一定要實行雙軌并行機制，防止任一介質檔案的遺漏，保證公司信息的安全、完整。此外，要充分保障網絡信息系統的安全，數據庫的自動備份、網絡系統的病毒防范、嚴格的查閱權限和安全的加密保護功能都是檔案信息化工作需要重點關注的問題。

2.要加強部門之間的協作。項目檔案信息資源是從建設工程各項業務中產生，并最終可以為各項業務提供信息支持的。因此，項目檔案信息化建設需要各部門相關業務人員的深度參與：系統規劃設計階段需要他們提出系統功能和信息服務的需求；系統測試階段需要他們提供完善建議；系統運行階段需要他們主動應用。檔案工作者必須加強與業務部門的溝通，將檔案工作的價值進行宣貫，通過為其提供準確的信息推送服務提高各業務部門對檔案資料歸檔和積累的意識。

3.要加大檔案信息資源整合的力度。檔案資源的整合應在“統一領導，分層負責”的檔案工作體制下實現現有檔案資源的有效配置。檔案資源整合的基本途徑在于整理與組合。組合是將分散在各部門和駐外機構的檔案資源進行集中，使檔案資源在結構上趨于合理，在配置上趨于優化；整理則不僅僅是檔案系統化和檔案編目這些基礎性整理，而且包括檔案編研等研究性整理，促使其內在價值得到提升。

隨著科技的進步，信息化已不可避免的進入了檔案管理的領域。在信息技術改革創新速度迅速的今天，檔案管理也將面臨更大的挑戰。如何面對信息技術帶來的安全問題，如何有效整合資源快捷、準確的提供服務，都需要檔案管理人員用心去領悟，并在實踐中不斷落實。

參考文獻

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作者簡介

李艷平（1982-），女，河北，碩士，本科研修檔案學專業，畢業于北京科技大學，館員，研究方向：檔案管理。