淺談高職院校檔案管理工作存在的問題及改進對策

張求新

摘 要：隨著高等教育教學工作的蓬勃發展，高職院校檔案的科學管理顯得尤為重要。本文就高職院校檔案的重要作用及管理現狀，結合我校的情況進行了多方面分析，進而提出了加強高職院校檔案建設和管理的對策和建議。

關鍵詞：高職院校檔案管理；問題；對策

高職院校檔案是學校在長期教育教學，學校管理、科研工作、實踐教學、基本建設和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形成的信息資料。檔案管理工作是高職院校的一項重要的基礎性工作，也是高職院校管理工作的重要組成部分。

近年來，我國高職教育發展迅速，高職院校的檔案管理水平也得到了明顯的提高，但是，隨著時代的發展，高職院校檔案管理工作還存在一些共性問題，那就是高職院校檔案意識不強，學校各部門不能按時立卷歸檔，很多學校沒有獨立的檔案機構，沒有配備專職的檔案人員，學校檔案管理工作制度不健全，沒有相應的制約機制，檔案業務建設不規范，檔案信息化管理滯后，如何改變高職院校檔案管理被動落后的工作局面，是我們高職院校檔案工作者尚須認真研究的課題，怎樣在新形勢下做好高職院校的檔案管理工作，高職院校檔案工作者責任重大。

1 高職院校檔案管理現狀與問題

以哈爾濱幼兒師范高等專科學校為例。我們學校是2012年升為專科院校的，我為學校的專職檔案員。負責學校檔案管理的全面工作，自學校升專科以來，檔案任務繁重，大量的基礎工作要做。結合高職院校檔案管理的現狀和我在工作中的實際困難，我發現很多檔案管理工作中的實際問題都亟待解決。

1、檔案意識不強，檔案收集艱難，很多重要的檔案材料還保留在部門或個人手中。高職院校的檔案是為了保存學校在各項工作與活動中所形成的有價值的文件材料的原始記錄，便于以后查閱借鑒。目前現狀是想把學校檔案收集齊全非常困難，一般的檔案都缺乏完整性，很難真實有效的反映出高職院校的辦學全過程。

2、有的學校沒有成立檔案機構，沒有配備專職的檔案人員及檔案部門負責人，學校沒有兼職檔案員隊伍，即便成立了兼職檔案員隊伍，也沒有發揮出很好的作用，一些高職院校辦公室的文書兼檔案工作人員，由于精力有限，學校的檔案工作很難開展起來。

3、學校沒有建立相關的檔案管理制度，歸檔范圍，所以很多高職院校只存一些文書檔案，教學工作形成的檔案還保留在部門和個人手中，這對高職院校的發展是一個巨大損失。

4、檔案業務建設不規范，由于沒有配備專職檔案人員，檔案業務素質提高較慢，對上級要求的標準不掌握，不能適應不斷發展變化的工作需要

5、檔案信息化管理滯后，高職院校的檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，檔案信息化建設滯后于學校信息化建設，有的高職院校連檔案管理軟件都沒有引進，數字化檔案工作無法開展。

2 加強高職院校的檔案管理的建設及改進對策

新形勢下，如何做好新時期高職高專檔案管理工作，成為一大重要課題，這不但需要進一步加強組織領導，強化工作隊伍，還需規范管理制度，提升服務檔次，努力更好地服務于高職院校的發展。

1、增強高職院校全員檔案意識

加大檔案宣傳工作的力度，召開全校性的檔案工作會議，要求全校專、兼職檔案人員及部門領導參會，進行全員培訓，全員提高，請學校主管領導出面對全校檔案工作提出具體的要求。制定出學校檔案工作發展規劃。利用學校網站，簡報，校報、微信、等宣傳搞好學校檔案工作的重要性，組織全校性的檔案檢查考評，使大家認識到搞好部門立卷歸檔工作是各單位義不容辭的責任。

2、加強高職院校檔案工作制度建設

依據《高等學校檔案實體分類法》與《高校檔案工作規范》制定出學校的檔案工作規范，檔案管理各項規章制度。修訂學校的《文件材料的歸檔和不歸檔范圍》及《文書檔案保管期限表》，并上報檔案局審批執行。部門立卷制度是高等學校檔案工作的基本制度。各部門依據部門工作職責制定出部門歸檔范圍。

3、加強高職院校檔案工作組織建設

《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是高等學校的重要基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”。高職院校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，高校各級領導要充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源，作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對國家經濟社會發展具有重要的價值。建立學校檔案工作聯網組織、各部門配備兼職檔案員和一名分管檔案工作的領導。實行學校檔案工作三級管理，即學校綜合檔案管理部門，各院系部，各科級單位及教研室，使學校檔案工作真正實現人人負責，層層把關，齊抓共管的工作格局。成立學校檔案工作委員會，領導檢查、決策學校檔案工作。配備1-2人專職檔案人員，指導各單位開展部門立卷歸檔工作。

4、加強高職院校檔案工作業務建設

4.1加強檔案管理人員素質建設。檔案管理人員的素質對檔案工作成效起著決定性作用，要通過各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質。（1）健全管理人員隊伍，建立一只專、兼職相結合的檔案管理隊伍，學校檔案室要按照國家要求配備相對穩定具有較高素質的專業檔案管理人員確保檔案工作的持續性與完整性。（2）不斷加強業務培訓，要按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。

4.2加強高職院校檔案管理的規范化。加大學校檔案收集工作的力度，嚴把收集關，要明確收集范圍，及時、準確、全面地收集學校教學、科研和管理服務所形成的各類材料。嚴把鑒別關，要對收集來的歸檔材料進行認真的鑒別審核，做到取之有據、舍之有理；認真推行部門立卷歸檔制度，指導兼職檔案員作好部門立卷歸檔工作，注重各項工作的過程管理，使檔案收集工作完整齊全，要嚴格按照規范進行立卷歸檔；創新高職院校檔案工作機制，進一步提高服務水平，要適應管理信息化的需要，逐步轉變檔案管理職能。實行責任追究。

5、加快高職院校檔案工作信息化建設

信息化建設是新時期高職院校檔案工作的客觀需求，也是檔案工作服務創新和管理創新的重要標志，推進高職院校檔案數字化建設，已成為高職院校檔案管理工作的大事，學校應加大資金投入改善檔案館（室）相關硬件設施，對檔案信息化進行重點建設，推進高職院校檔案的數字化進程，為高職院校教育改革，教學發展提供快捷可靠的信息。

總之，高職院校檔案的管理工作是衡量學校教學管理和教育質量的重要標志之一。是開展教學改革、評估教學管理工作的重要依據。加強高職院校教學檔案管理工作對于加強教學管理、提高教學質量和開展教學研究有著非常重要的意義。

參考文獻

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