現代化檔案管理存在的問題分析及解決路徑

路標

摘 要：檔案管理工作是一個單位管理的重要方面，對單位的發展具有一定的影響和作用，文章闡述了現代檔案管理的重要意義，內容，指出了存在的問題，針對這些問題提出了一系列能解決對策。

關鍵詞：現代化檔案管理；存在問題；對策

1 檔案管理實現代化的意義

（一）檔案管理部門承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任。其次宏觀世界擔負提供檔案，直接為現代化建設服務的任務。檔案是開展各項工作的依據和必要條件，充分有效地利用檔案可以取得明顯的經濟效益和社會效益。

（二）檔案管理現代化加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

（三）檔案管理現代化將推動檔案事業發展進程。

知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要意義。

2 現代化檔案管理的主要內涵

（一）檔案技術應現代化。它是指檔案的記錄，存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。計算機技術與現代化的縮微技術，網絡技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

（二）檔案知識應現代化。由于設備現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素質和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技術，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

（三）檔案資源應信息化。在信息時代，信息化已經成為各行各業現代化的手導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序，有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享，信息化將成為各類檔案工作的重要管理平臺和技術支撐。

（四）檔案工作管理應現代化。檔案事業的建設和檔案工作管理，經系統論，信息論，控制論等現代的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化，管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。

（五）檔案管理應標準化。檔案管理標準綸也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術，嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準，規范，使技術應用和分工協和有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得到最佳的效益。

3 檔案管理現狀及存在的問題分析

（一）對檔案的重視程度不夠，長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。

（二）檔案管理不健全。目前我國檔案管理工作制度匱乏，沒有系統化，專業化和細分化的管理制度，管理范圍，收檔力度不夠，檔案利用率低下，安全性差，長期性薄弱，很多的檔案在不少人的眼中成為了廢紙和沒有任何價值和意義，檔案管理工作缺乏應有的長期性和連續性。檔案管理在交換或是查檔時或是借用時，流失現象嚴重。

（三）檔案管理手段落后。雖然我國的檔案管理工作也在不斷的提高和發展，但檔案管理還主要以手工管理為主，比如像手工錄入，手工檢索，不僅在編纂檔案時需要大量的工作時間，而且檢索時過程也非常的麻煩，并且手工檢索的方式對于信息的排查速度實在太過緩慢，隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了巨大的變化。由原來單一的紙質載體發展為紙質，電子等多種載體共存的局面，然而不少單位信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發展。

（四）檔案室硬件件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄，潮濕，“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變，蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，有的管檔單位必備切刀，統一的檔案夾，都無法購置齊備。

（五）管理與服務還存在脫節現象。（1）是檔案門類不夠豐富。有的單位只注重文書，戶籍檔案的收集，而忽視聲像，實物檔案以及與業務有關的資料的收集，影響了檔案的系統性和完整性；（2）檔案資源個別流失，由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象，部分檔案管理人員認為自己保管檔案松池、丟失；（3）重保管輕利用，一些基層單位在工作中，忽視了檔案資料的利用，不愿或不習慣通過檔案資料為單位管理提供服務，未能提高工作效率和降低工作成本。

4 做好檔案管理工作的措施

（一）健全檔案管理制度

建立起檔案工作制度必須遵循以下要求：首先，規章制度要體現合理性、科學性，符合單位特點和檔案管理實際，以適應檔案管理工作的需要，其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工；再次，制度必須具有可操作性，建立應以方便實用、簡便易行，可操作性強為目標。

（二）強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。檔案工作應該從提高認識上下手，使依法治檔深入人心。要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，提高工作的自學性，明確執法的嚴肅性。借助于檔案，我們還能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來，這是檔案發展的一個不可缺少的方面。此外，將檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，正確落實各級領導檔案工作責任制，從而保證依法治檔工作落到實處。

（三）積極采用信息化管理手段

信息化是現代社會發展一大趨勢，對于檔案工作也提高了新的要求，要盡可能的運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，同時實現檔案信息化管理。

（四）強化服務意識

檔案管理人員必須要樹立起“工作就是服務”的理念，以“增強服務意識”和“主動服務”作為管理工作的出發點。要端正服務態度，提高服務質量，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務。

（五）大力提高檔案管理人員的素質

要注意加強干部檔案工作隊伍建設，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。針對檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，還要對檔案管理人員進行專業知識培訓，提高他們的業務素質。檔案管理人員要積極探索新的管理模式。

5 結束語

新時期加強檔案管理，應從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面入手，檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐，并且在社會經濟的前進中起到助推作用。

參考文獻

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