淺析文書檔案信息的電子化

張繼超

摘 要：隨著社會經濟的迅速發展，檔案管理工作顯得越來越重要。在檔案管理工作中，文書檔案是其重要組成部分。電子信息技術的興起，促進了文書檔案信息的電子化的進程。文書檔案信息的電子化具有獨特的優勢，但也同時存在很多的問題。本文針對文書檔案信息的電子化這一課題從三個方面對其進行了論述：首先是對文書檔案信息電子化的優點進行了論述，然后指出了文書檔案信息電子化管理中存在的問題，最后對改革措施和解決辦法進行了探討，希望能夠給相關從業人員的研究起到一定的參考作用。

關鍵詞：文書檔案；電子化；科學化

1 文書檔案信息電子化的優點

1.電子檔案能使辦公效率大大提高

計算機在對信息的處理方面擁有非常強大的功能，電子檔案是存儲在光盤或者磁盤等介質中的，計算機在文書檔案信息電子化中的應用有著非常明顯的優勢。在傳統的檔案管理中，依靠人力，在對信息進行收集時難免會出現漏抄或者字跡不清楚的情況，而使用計算機參與到文書檔案管理中就可以有效的解決這方面的問題，同時提高了信息收集、存儲的效率。我們認為，文書檔案實現信息的電子化不僅方便、快捷，并且也大大提高了工作效率，同時也節約了人力成本，具有明顯優勢。

2.電子傳輸能夠實現資源共享

在沒有實現文書檔案信息電子化以前，由于只是單純的手工操作，大大降低了信息的共享程度，從而導致了大量信息的閑置與浪費，并且在需要某一個特定文件時，尋找需要花費很長的時間。文書檔案信息電子化的實現，有助于提高檔案的利用率和利用效果，增強文書檔案工作人員的工作效率，提高工作水平。同時，文書檔案信息的電子化也使管理人員能夠更好的掌握檔案室的真實情況。

3.電子文件保存具有很強的穩定性

相對于紙質檔案保存中存在易撕、壽命短的缺點，電子檔案載體材料的保存則要穩定性好一些。紙質檔案遇到水或者其他的情況會出現不同程度的破壞，可能會導致檔案資料無法挽回的損失。而電子文件的出現，不僅擴展了資料的存儲范圍，同時在保存方面也具有很大的優勢，可以根據檔案的情況來選擇不同的存儲載體，比如：光盤、U盤等。而這些載體無論是在存儲還是讀寫方面都非常方便，并且也容易實現共享，更重要的是壽命比較長，不易受到外界環境的影響，具有很強強的穩定性。

4.文件傳遞的速度和安全性得以 提高

檔案在傳統紙質介質存儲的情況下，在傳遞過程中經常會出現丟失或者延誤的情況，這樣往往會給企事業單位造成不可挽回的損失。而文書檔案信息電子化的出現有效提升了文件傳遞的效率，更好的保證了文件在傳遞過程中的安全性。

2 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

1.電子檔案真實性難以保障

電子文檔具有可讀性的特點，檔案從業人員在進行存檔時可以不斷的輸入和修改，并且修改后也不會留下痕跡，所以無法體現檔案的原始性。另外，由于電子檔案無法蓋章和簽名，電子檔案的真偽性難以辨別，進一步導致了電子檔案的真實性無法保證。

2.電子檔案的安全性問題日益突出

在當今時代，經常會出現電子信息被網絡系統攔截的現象，很多重要的信息被黑客控制，計算機網絡病毒的不斷涌現，進一步造成了電子信息丟失、損毀等嚴重后果。我們在享受文書檔案信息電子化給我們帶來的方便、快捷的同時，電子檔案的安全性卻日益受到威脅，嚴重的甚至會給企事業單位帶來無法挽回的后果。

3.電子文件兼容問題

電腦軟件存在通用性較差的缺點，在不同的系統下生成的電子文件無法實現通用，或者是軟件的不同導致了電子文件格式的差異，所以這就給檔案從業人員無形中增加了工作量，提高了文書檔案管理的成本。

4.要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質

文書檔案信息電子化的實現，對文書檔案管理人員的要求也有了很大的提高。檔案管理人員只有具備較高的技術水平和文化水平才能更好的進行文書檔案的管理。

3 改革措施和解決辦法

1.信息化系統內、外網隔離

實現信息化系統內、外網隔離，能夠有效的保證文書檔案信息電子化的安全。我們可以在第一層設置一個路由器，由路由器對不明地址或者來源不明的服務進行屏蔽。第二層設置一個防火墻。防火墻大部分都具有相關的認證機制，一般情況下我們將防火墻的功能歸納為以下五類：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案管理人員的綜合素質

首先要加強對檔案管理硬件方面的投入，有效提高檔案室硬件環境。然后是強化對文書檔案從業人員的學習培訓，切實提高檔案從業人員的綜合素質。第三是提高檔案管理相關部門的合作與交流。

4 結束語

信息化時代的到來，科學技術取得了巨大的提升和進步，而作為檔案管理工作的重要構成部分，文書檔案記錄了歷史發展的進程，更是企事業單位重大事件、歷史軌跡的再現者。時代的進步促進了文書檔案信息電子化的實現，并且代替了傳統的紙質檔案管理。文書檔案信息電子化的實現，即大大的提高了文書檔案工作的工作效率，同時也帶來了很多問題。我們要揚長避短，不斷的提升和改善文書檔案信息電子化中出現的問題，更好的保證電子檔案的真實性和安全性。同時，檔案從業人員也要充分重視檔案信息電子化給我們帶來的挑戰，不僅對我們的技能有了更高的要求，同時也要求我們必須具有較強的責任意識，因此，我們要不斷的學習新技能，充實自己，更好的提高自己的綜合素質，才能更好的完成文書檔案信息電子化的工作，為單位創造更多的價值。

參考文獻

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