辦公室文書檔案的收集與歸檔工作探討

曹梅

摘 要：辦公室工作是企業管理的重要組成部分，辦公室工作中文書檔案的整理和歸檔工作又是重中之重。文書檔案記載著企業發展的歷程，可以真實反映出企事業單位在發展過程中出臺的一系列制度，反映出企事業單位的決策，還可以真實的記錄政府部門、組織或團體在一段時間內出現的問題和改進的措施及效果。文書檔案的收集和歸檔工作關系到企事業單位的整體效益和管理效益，我們要保證文書檔案的完整和真實。本文指出了辦公室文書檔案收集與歸檔的重要意義，分析了當前辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題，針對問題提出了改進的建議和措施。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；收集與歸檔

隨著我國經濟的快速發展，各事業及企業單位對辦公室管理工作提出了更高的要求，文書檔案收集、整理、歸檔等工作是辦公室基礎性的工作之一，對提高企事業單位的管理水平有著至關重要的作用。辦公室文書檔案涉及的內容很多，包括會議決議、文件、單位規章制度、工作計劃、人員評價管理資料、單位工作運作資料等等，做好這些檔案的收集和歸檔關系到企事業單位的長遠發展，為企事業單位領導做出正確的決策提供科學的依據，因此，必須高度重視文書檔案的管理工作。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的重要意義

1、文書檔案管理工作至關重要

辦公室的文書檔案資料眾多，主要記錄辦公室的具體工作，辦公室的一個重要職能就是做好文書檔案的收集、整理與歸檔。對一些資料和文件進行及時整理，有助于推動辦公室管理工作水平的穩步提升，有利于提高企事業單位的管理效率。辦公室文書檔案的收集和整理工作要依靠專業的辦公室人員，要提高工作人員的管理意識，加強對文書檔案的管理。

2、文書檔案主要用于記錄單位的發展歷程

辦公室的文書檔案主要記錄的內容有企事業單位的基礎資料、單位的發展演進、會議資料、決策資料、人員資料、重大事項資料、員工管理制度、員工管理條例等等，涉及單位管理工作的方方面面。這些信息和資料都反映著單位的發展歷程和變化，還有單位開展各項活動的目的和真實效果。對企事業單位在實際運轉的過程用書面材料記錄下來，并進行科學的收集和歸檔，可以供單位查閱，為決策提供依據，未考核提供參考資料。

3、有助于企業的領導進行科學的決策

文書檔案是辦公室實際工作中產生的紙質文件以及電子文件，企事業單位做好文書檔案的收集和整理可以為后續的工作提供參考的資料，為單位管理者做出科學合理的決策提供必要的依據。管理者可以通過查閱原始資料，掌握單位的發展情況和發展方向，進而結合企業的顯示狀況，制定貼近單位發展實際的重大決策。

2 辦公室文書檔案收集和歸檔中的問題

1、文書檔案的收集和歸檔不夠重視

部分企事業單位對于辦公室文書檔案管理工作不夠重視，沒有認識到文書檔案收集與歸檔工作的重要性，尤其部分企事業單位的管理人員重視企業生產和事業單位發展，忽略了檔案管理工作，導致檔案管理人員對自身要求不高，不重視基礎資料管理，只重視一些重大事件資料的收集與整理，如紅頭文件等等，對于一些基礎資料的管理力度不夠。目前，我國企事業單位辦公室工作的一個弊端是文書檔案信息不齊全，信息存在缺損現象，工作人員責任心有待進一步提高，文書檔案的收集和歸檔工作力度較為薄弱。

2、文書檔案收集不全面

目前，在辦公室文書檔案管理工作中存在一個顯著的問題就是文書檔案收集不夠全面，檔案管理人員在收集檔案時不細心，忽視了一些基礎資料和松散資料的整理和收集。對于任何一個企事業單位而言，文書檔案資料的內容十分龐雜，材料來自的渠道眾多，材料價值也各不相同，文書檔案的遺漏和丟失現象依然存在，導致企事業單位信息泄露，威脅到企事業單位的安全。

3、檔案收集及歸檔管理人員素質有待提高

目前，企事業單位文書檔案管理人員的綜合素質有待提高，部分檔案管理人員在實際開展工作的過程中缺乏責任心，缺乏系統的管理意識，注重對重要文件的收集和整理，忽視了基礎資料的整理和歸檔，導致很多資料缺失和數據信息錯誤等問題。其次，企事業單位對于檔案管理人員的管理和培訓力度不夠，使部分檔案管理人員不具備專業化的文書檔案收集與歸檔的技能，檔案管理質量有待提高。

4、管理方式與技術落后

部分企事業單位的辦公室文書檔案管理工作還停留在較為傳統的管理模式上，文書檔案收集和歸檔方式及技術較為落后，大量采用人工的方式，導致檔案收集和歸檔工作效率較低，檔案管理工作開展存在一定的難度。隨著科學技術的快速發展，我國對辦公室檔案的管理水平提出了更高的要求，檔案管理也要與時俱進，采用多元化創新的技術，改變傳統的檔案收集和歸檔方式，運用網絡技術提文書檔案管理的質量。

3 辦公室文書檔案收集及歸檔的有效策略

1、加強檔案收集與歸檔工作的宣傳

企事業單位要做好文書檔案收集與歸檔工作的宣傳，使員工意識到文書檔案管理工作的重要性。首先，企事業單位可以通過編制簡報的形式加大檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的責任意識和管理能力，建立文書檔案管理目標。其次，擴大文書檔案工作的宣傳范圍，利用多媒體技術提升宣傳效率，規范檔案管理人員的工作標準，定期核查檔案室庫存，發現問題及時采取措施處理。通過加強宣傳，加深對文書檔案管理工作的重視。

2、建立健全的文書檔案管理制度

企事業單位要建立健全文書檔案管理制度，內容涉及檔案的收集與歸檔的方式方法，使文書檔案收集與歸檔工作有章可循。文書檔案管理制度中要規定文書檔案收集的范圍，那些資料可列入收集范圍，哪些資料沒有價值不用收集，還要明確收集與歸檔的時間，做好各項記錄，表明檔案保存的時限。制定詳細的文書檔案管理細則，確定檔案編碼、做好歸檔，確定文書檔案的存放位置，提高檔案管理的質量。

3、采取有效措施提高檔案管理人員的綜合素質

要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔的質量，首先要從管理人員身上入手，提高檔案管理人員的綜合素質，企事業單位要定期開展檔案管理人員的培訓與教育，提高員工的檔案管理專業技能，幫助管理人員樹立正確的責任意識和管理觀念，進而提升文書檔案的收集與歸檔的水平。辦公室工作人員在日常工作中要注意做好文檔分類，為文書檔案的收集與歸檔工作打好基礎。

4、創新文書檔案收集歸檔工作方式和技術

傳統的文書檔案收集和歸檔工作較為被動，且人工工作效率較低，因此，創新文書檔案收集與歸檔形式，采取新的技術完善檔案管理體系是至關重要的。首先，要建立單位的文書檔案管理網絡，方便管理人員做好檔案收集與整理，利用信息技術做好編碼，將文檔信息輸入電腦，利用計算機對檔案進行數字化管理，方便文檔歸檔和查閱，進而提高文書檔案的管理效率，提升檔案資料的價值。

4 結語

受傳統的文書檔案管理方式的影響，辦公室文書檔案管理工作存在一些亟待改進的問題，相信企事業單位通過建立完善的管理制度，加大宣傳力度、提高員工素質、創新工作方式等措施，提高文書檔案收集及歸檔工作的質量，進而為單位決策提供依據，為促進企事業單位的快速發展提供保障。

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