事業(yè)單位檔案管理社會化問題初探

【摘 要】 事業(yè)單位檔案管理存在的問題主要有：基礎設施不完善、管理人員素質(zhì)差，相關規(guī)章制度不完善，單位領導不重視。加強事業(yè)單位檔案的社會化管理，需要從這幾個方面著手：政府部門應加強對檔案管理的監(jiān)督力度，提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，重視檔案管理的科技化。

【關鍵詞】 事業(yè)單位；檔案；社會化管理

在全球信息化飛速發(fā)展的時代，檔案管理面臨著巨大的考驗。檔案是個人信息的載體，關系著個人的發(fā)展。如何在網(wǎng)絡化、社會化的今天做好檔案管理工作，是每個事業(yè)單位都要面對的問題。事業(yè)單位是社會企業(yè)的領頭羊，是服務群眾的基礎力量，事業(yè)單位檔案管理的問題也是大多數(shù)企業(yè)所面臨的問題。隨著當代科學技術、信息技術、互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的嚴密性以及科學性受到了巨大挑戰(zhàn)。我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過人工記錄，以紙質(zhì)媒介作為主要載體。隨著現(xiàn)代化社會建設的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當前的需要。檔案管理作為事業(yè)單位選拔人才、考核人才以及開展工作的基礎，加快事業(yè)單位檔案管理社會化已成為當代社會不可阻擋的發(fā)展趨勢。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1、基礎設施不完善、管理人員素質(zhì)差

當前，在我國大多數(shù)事業(yè)單位中，檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙張保管模式，沒有及時引進檔案自動化管理設備。在我國事業(yè)單位管理體制中，對于檔案管理部門工作人員的專業(yè)技能和自身素質(zhì)并沒有提出明確的要求和考核，檔案管理人員沒有檔案管理自動化的工作經(jīng)驗與知識儲備，對于現(xiàn)代化科技水平和信息技術了解不多，這就難以實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。

2、相關規(guī)章制度不完善

由于事業(yè)單位長期以來缺乏對檔案管理制度的建立與改革工作，加之管理人員對于檔案管理自動化、科學化、社會化不重視，導致事業(yè)單位檔案管理工作存在懶散、落后的現(xiàn)象，無法跟上時代發(fā)展的步伐。

3、單位領導不重視

事業(yè)單位每一個部門的工作都需要事業(yè)單位管理人員的統(tǒng)一領導與調(diào)控，我國當前的事業(yè)單位中管理人員大多注重業(yè)績的考核，過于追求經(jīng)濟利益或文化效應，從而忽視對管理部門的管理工作。檔案管理部門工作人員工作態(tài)度消極，抱著事業(yè)單位即鐵飯碗的信念，長期以來缺乏工作熱情和創(chuàng)新精神，對工作敷衍了事，事業(yè)單位的員工檔案并沒有得到及時的更新和處理。

二、如何加強事業(yè)單位檔案的社會化管理

1、政府部門應加強對檔案管理的監(jiān)督力度

缺乏相關的管理制度和監(jiān)督力度，是當前我國事業(yè)單位頻繁出現(xiàn)檔案管理安全隱患的主要原因，我國對事業(yè)單位檔案管理以及監(jiān)督的法律，無法具體實施到實際的事業(yè)單位工作以及管理之中。對此，有關政府和管理部門要加強檔案管理相關法律法規(guī)以及規(guī)章制度的完善和改革，結合實際情況，加強法律法規(guī)和規(guī)章制度的制定和實施。事業(yè)單位也要重視檔案管理部門的工作，規(guī)定檔案管理工作人員的職責和權限，對檔案管理工作進行定期監(jiān)督與考核。

2、提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位的檔案管理部門工作內(nèi)容復雜，牽扯到事業(yè)單位各個部門員工的方方面面。近年來，人們根據(jù)檔案管理中出現(xiàn)的問題，對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了較高的要求和標準。首先，單位管理人員和檔案部門工作人員要提高信息安全的警覺性，事業(yè)單位在選用檔案管理工作人員的時候，要注重對選用人員專業(yè)知識以及管理能力的考核。工作人員上崗之后，要定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓與鍛煉。檔案管理部門工作人員要明確自身的責任權限，要有吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度，認識到自身工作的重要性，在實際工作中不斷改革、不斷創(chuàng)新。

3、重視檔案管理的科技化

近年來，隨著社會和科學技術的發(fā)展，電子信息技術被廣泛運用到事業(yè)單位的檔案管理工作之中。但是由于缺乏實踐經(jīng)驗，我國檔案科技化管理這一領域尚未得到較好的發(fā)展。在實際事業(yè)單位檔案管理中，工作人員要注重利用先進的科學技術，將工作人員檔案中的音像、圖片、文書等進行掃描和數(shù)據(jù)化處理，加強對檔案信息數(shù)據(jù)庫的整理創(chuàng)新，以便在必要時對工作人員檔案的檢索與利用。此外，要加強檔案管理網(wǎng)絡平臺安全的建設，采取數(shù)據(jù)加密、設置防火墻等多種防護措施，最大限度防止信息流失，以免造成不必要的困擾。

三、小結

與其它先進國家相比，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還需要進行大量的實踐與探索。只有加強事業(yè)單位檔案管理工作的安全性和科學性，才能有效帶動事業(yè)單位的工作效率，進一步為我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)服務。由事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)實狀況入手，探討實踐管理中存在的問題并制定科學對策，具有重要的實踐意義。

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【作者簡介】

鄭盛楠（1987.2-）女，黑龍江哈爾濱人，大學本科學歷，就職于黑龍江省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站，檔案專業(yè)助級，研究方向：檔案管理.