建筑施工企業文書檔案管理之我見

李莉虹

摘 要：在經濟飛速發展的今天，各個行業在謀求自身進步的過程中，較為注重內部的建設和管理工作，其中文書檔案管理的工作屬于企業管理重要的一項。鑒于其對企業業務開展能提供重要資料，本文根據這一課題展開詳細的分析，主要從闡述重視建筑企業文書檔案管理重要意義的角度著手，對現階段建筑企業檔案管理存在不足予以分析，并提出了針對性的優化建議。此次研究的主要目的是強化現今建筑企業對檔案管理的認識，進而完善現今建筑企業和其他行業企業的檔案文書管理的工作內容。

關鍵詞：建筑企業；企業文書檔案；管理工作

企業文書檔案資料主要涵蓋以下幾方面的內容：一是黨政工團活動的文件和會議資料；二是內部人士資源管理的資料；三是科技項目詳細報告文件。這三方面屬于建筑企業工作順利開展的重要工作記錄和基礎工作開展的保障，檔案中的信息能為改善現行業務開展，同時也為制定下一階段發展規劃和策略提供重要的文獻資料。因此，文書檔案管理受到建筑類型企業管理人員的重視。但是，在文書檔案管理實際工作中，存在很多不足，該種狀況的出現不利于新時期建筑企業的穩定經營和長遠發展。因此，本文從以下三個方面對此次研究的課題展開詳細地分析和論述。

1 重視建筑企業文書檔案管理的重要意義

建筑設計和施工的單位在開展自身業務的過程中，在經營、生產、決策、推廣等方面會產生較多的文書資料，其中對建筑企業自身發布的發展計劃、各種類別的報告、信息簡報和會議記錄進行了詳細地記錄，內容不單是記錄了企業各種形式的經濟活動，同時也彰顯了企業自身的形象以及管理的質量。關于該方面的管理事項，現階段建筑施工企業和組織在開展自身生產經營業務的同時，應不斷地完善自身檔案管理的機制，對管理的不同環節進行優化，才能提升自身檔案管理的質量，增強企業在同行業中的綜合競爭力。換而言之，建筑企業文書檔案的管理工作能指導自身業務的開展，并能對新項目開發提供風險評估的資料，降低經營風險，增加企業的經濟利潤。從這一角度進行分析得知，建筑企業重視文書檔案管理工作，對其長遠發展具有重要的意義。

2 現階段施工企業文書檔案管理存在的不足

2.1 從業人員對檔案企業資產重要性認識不強

從上述的分析中了解到文書檔案屬于建筑工程企業發展的重要資源，作為一種無形的企業資產，與人力資源和其他物質資源一樣，屬于建筑工程企業發展資源重要的組成部分[1]。文書檔案雖然從形式上劃分屬于企業活動的記錄性資料，但其屬于建筑工程企業無形資產中有形載體，是建筑工程企業寶貴的資源。但是現階段，建筑企業內部負責管理工作的人員對其重視程度不夠，大部分人員受到傳統文書管理工作的影響，只對資金管理方面予以重視，其他資料的整理和存檔存在疏漏的現象。尤其是對人事考評和項目資料，積壓在卷柜當中，未進行及時有效地整理和存檔，這樣的工作狀態嚴重地阻礙了文書檔案功能的發揮。

2.2 檔案相應的管理制度不完善

現階段，大多數的建筑工程企業在對自身文書檔案進行管理的過程中，是按照企業陳舊的管理方式來制定管理的工作內容，這樣將導致很多新的資料和文件放置在檔案室未能予以適當地處理，這樣的狀況勢必造成資料的被動丟失。而主導的因素是負責文書管理工作的部門缺乏相應管理制度，在實際操作的過程中無法對新的資料和文件類型進行分類整理[2]。這樣的現象普遍存在于現今處于轉型期間的建筑企業，在建筑企業內部實施新的管理辦法，不同部門的管理制度和流程處于相互閉塞的狀態，在新的制度執行之后，各部門之間業務開展中涉及到的信息無法實現互通。從這一角度分析得知，在建筑企業對自身經營方式進行改進的過程中，未能對檔案管理部門的制度更新，將導致部分文書資料難以發揮其重要作用。

2.3 建筑企業對自身檔案管理資產投入不足

影響文書檔案管理工作有效開展的不僅是以上兩方面，建筑企業對文書檔案管理資產投入不足同樣影響著最終的管理效率。隨著經濟改革政策的不斷實施，建筑工程企業發展速度較快，在全國范圍內建筑行業發展的勢頭較強。但是，在我國推行的新常態經濟發展策略之后，發展的模式向穩定的方向發展。這樣使得施工單位的資金流動速度較慢，甚至面臨較大金額的債務償還的問題。在文書檔案管理方面，資金投入量越來越少，各項工作開展的支出受到影響，文書檔案管理自然受到不同程度的制約。從這一角度分析得知，建筑企業對檔案管理投入金額的減少，制約了其輔助功能的發揮。

3 強化現階段建筑企業對企業文書檔案管理的幾點建議

3.1 注重檔案管理機制的規范化

為了更好地發揮建筑企業檔案管理的輔助作用，注重管理機制的規范化勢在必行，在實際的操作中應從以下幾個方面著手：一是完善文書檔案管理工作的內容。可以通過構建專門的檔案管理團隊，對檔案資料予以管理。在實際管理中，應對工作中出現的問題進行分析，并通過自查的形式來總結問題出現的主要原因，然后制定完善制度的方案。二是構建檔案資料管理系統。企業內部在設立專門的檔案資料管理團隊之外，還要組織其他部門與基層單位的人員來兼職檔案管理人員的職責，這樣不同部門的資料由相應部門的人員來處理，更能清楚檔案的流向。三是對檔案管理的規章制度進行補充和改進，以此來建立其科學的管理系統[3]。在實際操作中，建筑企業在遵守《檔案法》的基礎之上，要完全執行國家檔案局的相應規定，按照自身的真實狀況，制定和企業自身發展情況相符的管理機制，使其更規范。

3.2 深化從業人員對檔案企業資產的認知

制定相應的制度之后，應注重端正從業管理人員工作態度，這就需要增強檔案室從業人員的管理意識。在實際的工作中首要的工作是打破以往的管理觀念，強化檔案管理員對工作的重視程度，在建筑企業領導認真執行相應法律法規同時，應加強對文書檔案管理工作重要性的宣傳和宣講。可以采用全員會議的形式，將文書檔案資源對企業發展的重要意義和精神傳達給檔案管理員及其部門主管，使其明確各部門員工在檔案管理實際工作中的重要職責和肩負的使命，并通過制定績效制度，與其工資掛鉤，使檔案管理人員明確檔案管理的重要性。

3.3 加大建筑企業對內部檔案管理資產的投入

注重建筑企業文書檔案管理不僅需要在工作內容上完善，同時還要投入大量的資金來維持檔案管理工作的改革。在上文中提到的績效管理中，應增加對檔案員的物質獎勵。而檔案管理最為重要的是文書檔案中的信息，其中的信息和數據能反映企業發展內部環境和外部環境的特點，鑒于數據的重要性，企業領導應注重信息化設備和技術的引進，同時要聘用掌握高科技技術的人才，這樣才能更好為文書檔案管理工作的創新和改革提供重要的技術支持。因此，加大建筑企業的對內部檔案管理資產的資金投入，對完善檔案管理工作具有重要的意義。

4 結論

通過本文的分析得知，建筑企業檔案文書包含了眾多的資料和信息，這些內容對改進企業現行的業務和制定新的發展戰略提供了重要的信息。但是，實際管理中存在的諸多問題嚴重制約了其輔助功能的發揮。因此，本文針對現階段建筑企業檔案管理存在的不足提出了針對性的建議：注重檔案管理機制的規范化、深化從業人員對檔案企業資產的認知、加大建筑企業對內部檔案管理資產的投入。此次研究的結果能在一定程度上改善檔案管理的不足，望能為現今建筑企業提供幫助和推廣使用。

參考文獻

[1]黃麗穎.淺談目前建筑施工企業文書檔案管理工作現狀與對策[J].城建檔案，2016，04：58-59.

[2]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013，09：50-51.

[3]張蘭.關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業務，2012，01：5.