醫院檔案管理現代化問題及對策

黃小冊

摘 要：在醫療改革的推動下醫院的管理工作也日漸完善，檔案管理是醫院管理工作中不可或缺的一部分。但是，在目前的檔案管理中依然存在很多問題，在新時期如何對醫院的檔案實行現代化管理是值得深入研究的課題。因此，文章列舉了影響醫院檔案現代化管理的因素，并為新形勢下醫院檔案管理工作提供了思路和方向。

關鍵詞：醫院檔案管理；現代化；影響因素；工作思路

隨著社會的不斷發展和進步，我國的醫藥衛生事業也取得了前所未有的成就，但是醫藥衛生事業的發展進程中依然存在很多阻礙，新醫改應運而生。新醫改方案的實施和政府對新醫改的不斷深化，提高了對醫院管理體制的要求。醫學檔案的管理在醫院管理工作中意義重大，因為醫院檔案是對醫院內各種醫學活動的記錄，其形式多樣，不僅有紙質的文件和圖表，還包括音像、磁盤等，這些信息材料可以為臨床實踐提供參考，也影響著醫院的管理決策，是醫院的寶貴財富。因此，應該重視對醫院檔案的管理，使其向科學化、現代化的方向發展，確保醫院檔案完整性的同時也能夠提高醫院整體的管理水平，進而促進醫院的發展。

1 影響醫院檔案管理現代化的因素

1.1 醫院領導忽視檔案管理工作

醫院主要以醫療服務為主，因此多數醫院領導通常將醫療工作作為工作的重點，沒有認識到檔案管理的重要性，忽視了對醫院檔案的管理。但是，我們不能否認，醫院檔案在醫院的管理決策、醫療經驗的傳承和科研工作的開展中都發揮著重要的作用。正是因為醫院領導對檔案管理的意識薄弱，致使檔案管理的工作效率低下，甚至影響了醫院檔案管理的現代化進程。

1.2 檔案管理體制不健全，管理混亂

目前，在很多醫院因為缺乏健全和統一的檔案管理體制，致使檔案管理工作中出現各職能部門分工不明確、檔案種類模糊和工作不協調的現象，直接影響了各科室職能的發揮，更埋沒了檔案存在的意義。由于檔案管理體制的不完善，使檔案管理工作混亂，也會影響信息的收集，不但容易出現重復收集的現象，造成資源的浪費，還使收檔的難度增大，存在移交不及時的現象，也難以保證各類信息的完整性和連續性。同時，醫院對檔案管理的考核松懈，缺乏具體的內容，也沒有詳細的評價措施，致使人員工作渙散，工作效率低。

1.3 檔案管理人員不足，素質有待提高

醫院檔案管理工作崗位的從業人員通常是從各科室轉調過來的，文化水平的差異較大，缺乏檔案管理的專業知識，同時又沒有檔案管理的工作經驗，導致工作進展緩慢。因為檔案管理工作隊伍中高層次專業人才匱乏，人員素質低下，管理理念陳舊，使管理工作缺乏創新和活力，直接影響了檔案管理工作的效率。

1.4 現代化管理水平滯后

傳統的醫院檔案管理中，數據多是采用手工采集，既影響工作效率，其準確性也很難保證，不利于現代化管理的進程。與此同時，管理機構設置不合理，人員混亂，管理人員的管理理念落后，手段缺乏創新，現代化理念落實不到位，直接阻礙了檔案管理的現代化進程。

1.5 檔案利用率低

醫院的檔案管理中存在重管理輕利用的現象，雖然各種信息資料能夠及時的被整理和歸檔，但是其利用率不高。因為傳統手段的檔案在收集和管理時需要經過很多個環節，過程十分繁瑣，同時查找非常困難。這就恰恰證明了檔案在歸檔后很難在得到充分的利用，也說明了傳統的管理方式下對檔案信息的開發利用嚴重不足，這也使檔案管理工作的意義大打折扣。

2 現代化醫院檔案管理工作的思路

2.1 加強醫院領導對檔案管理工作的重視

檔案管理對于醫院的發展意義重大，醫院領導應該將其列入醫院管理工作的重點之一，重視對醫院檔案的管理，并把檔案管理工作提上日程。在實際的工作中，醫院領導應該將檔案的管理和醫療、教學以及科研等工作共同規劃，進而發揮檔案的作用。同時，醫院領導應該積極支持并參與檔案管理的宣傳工作，進而加強全體人員對檔案管理的重視。

2.2 加強檔案管理人員的培訓，提高業務素養

檔案管理從業人員的管理意識和業務素質對檔案管理工作有直接的影響。醫院檔案的現代化管理并不是簡單的信息歸檔，而是要將醫院內所有相關活動的記錄進行分類，并對其展開科學、規范的管理，因而需要從業人員具備一定的專業知識和業務水平。所以，醫院應該重視對檔案管理人員的教育和培養，并根據醫院的實際制定培養方案，醫院可以通過組織專題講座、研討會或者以參觀學習的方式讓相關人員掌握現代化的管理方式，提高其業務素養。另外，還應加強對檔案管理人員的道德品質和人文素養的滲透，進而為醫院的檔案管理工作儲備綜合型人才。同時，醫院還應加大宣傳力度，強調檔案管理在臨床、科研和教學中的重要意義，提高全體人員對檔案的管理意識，以促進檔案管理工作的深入開展。

2.3 強化現代化檔案管理技術的應用

現代化的檔案管理是利用計算機、網絡和通訊等現代化技術手段實現對檔案的存儲、傳輸等管理工序。現代化技術的應用，使檔案管理工作變得簡單便捷，信息資料更易于保存，不僅節約資源，也提高了檔案管理工作的效率。信息社會，利用計算機等先進的技術管理醫院檔案是發展的趨勢，實現檔案的現代化管理也是醫院檔案管理工作的一大目標。因此，醫院應該強化現代化管理技術的應用，認識到這一技術的優勢，加強其與傳統檔案管理的結合，并根據醫院的實際和發展的需要，逐步實現檔案管理的現代化。

2.4 健全檔案管理制度，規范管理模式

完善的檔案管理制度是確保醫院檔案管理工作順利進行的有力保證，因此醫院應該在現有的檔案管理制度的基礎上結合管理工作的現代化進程和醫院發展的實際，健全檔案管理體系。首先，應該建立檔案管理工作小組，選擇具有管理經驗的人員統一指導，并結合醫院的需求以及檔案管理的原則，制定切實可行的管理制度。其次，應該建立責任制，明確各崗位的職責和權限，避免管理中的混亂局面。最后，還應該建立獎懲制度，對管理工作人員定期進行考核，調動人員工作的積極性，有利于檔案管理工作的開展和創新。需要注意的是，在檔案管理小組中，還應配備相關的技術人員，為現代化的管理提供相應的指導；制定相應制度的過程中，應該注重細節，比如檔案收集和使用的時限、檔案的分類等等。只有建立管理制度，才能逐漸實現規范化管理，才能保證檔案資料的完整性和連續性，進而發揮檔案管理的有效性。

2.5 開發檔案資源，完善醫務工作

檔案資源的開發和利用是檔案管理的目的之一，在現代化的檔案管理中，應該注重對檔案資源的挖掘，進而提高檔案的使用價值，完善醫務工作。因此，檔案管理人員應該樹立服務意識，明確檔案的重要性，積極對醫務信息進行開發，對收集的信息進行編研，進而為信息需求者提供給全方位的資訊。同時，還應該注重檔案利用的反饋，加強對反饋信息的管理，并采取有效措施滿足不同需求者的要求，這樣不但能提高檔案的利用率，也能充分發揮其效用，這樣才可以提高檔案在醫院事務中的地位和作用，最終促進檔案建設和檔案管理的發展。

總之，新醫改為醫藥衛生事業的發展打開了新局面，醫院應該重視檔案管理，轉變傳統的管理理念，宣傳檔案管理的重要意義，完善制度建設，利用優勢資源來提高相關從業人員的素質，并積極探索現代化檔案管理的模式，不斷創新管理模式。只有這樣才能推進醫院檔案管理工作的現代化進程，促使醫院檔案管理工作邁向新的臺階。

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