“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策

張曉娟

摘 要：隨著互聯網時代的到來，使得“互聯網+”不斷被各行各業所廣泛運用。在“互聯網+”時代的影響下，促使檔案服務外包工作得以順利開展。因此，本文對“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題進行簡要的分析，并闡述改善“互聯網+”時代檔案服務外包的幾點策略，為檔案服務外包企業的可持續發展提出可參考性意見。

關鍵詞：互聯網+；檔案服務外包；存在的問題；改善策略

隨著科技技術的不斷發展，使得“互聯網+”在檔案服務外包企業的發展過程中有著至關重要的作用。在進行檔案管理的過程中，由于檔案的數量不斷增多，且其管理的內容相對較為復雜。因此，為使這一現狀得到有效改善，應采取有效的措施進行改善，使其為檔案服務外包企業的發展提供有效保障。

1 “互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

（一）檔案服務外包缺乏安全性

檔案服務外包缺乏安全性，其存在的風險主要分為兩個方面：一方面，檔案實體的損毀風險。檔案實體在“互聯網+”時代檔案服務外包的過程中，存在著諸多安全隱患未被解決，其主要包括以下幾個內容：第一，由于檔案服務外包企業缺乏良好的工作環境，使得其工作條件未能滿足檔案管理的各項要求，進而給檔案實體造成了巨大的影響。第二，在進行檔案管理的過程中，存在搬運、拆盒等現象，若檔案服務外包人員未有足夠的檔案管理意識，較為輕松的會給檔案實體帶來一定的損失。另一方面，檔案信息的失密風險。由于檔案信息的范圍較為廣泛，若檔案中的信息一旦泄露，就會給社會以及個人帶來巨大的危害。檔案服務外包人員為使自身的利益達到最大化，將眾多檔案信息販賣給不法分子，這不僅會給相關人員帶來人身傷害，也會嚴重的影響著檔案服務外包企業的形象。

（二）檔案服務外包企業缺乏統一管理

檔案服務外包企業缺乏統一管理，使得其整體的管理水平略低，其主要分為以下兩個方面：一方面，檔案服務外包行業較不發達。改革開放以來，使得檔案服務外包行業依然處在發展前期。由于存在資金的嚴重缺乏、檔案設備較不健全以及缺乏先進的技術等問題，致使檔案服務外包企業只能采取落后的方式展開運營，也未能充分的發揮出企業自身所具有的優勢，從而影響著檔案服務外包企業的高效發展。另一方面，檔案服務外包企業缺乏統一管理。檔案服務外包企業若想在市場環境中占據著主導地位，就需要制定規范的管理體系。就現今檔案服務外包企業的發展而言，其未能形成統一的管理體系，使得檔案服務外包企業工作的開展情況依舊較為懶散，進而使檔案服務外包企業的長遠發展受到限制。

（三）檔案管理人員缺乏專業素質

由于檔案服務外包企業的工作人員缺乏專業素質，這成為限制檔案服務外包企業高效發展的關鍵性影響因素。檔案服務外包企業為有效發展自身的經濟效益，不斷降低檔案管理的成本。檔案服務外包企業將業務的開展工作作為企業運營的重點內容。因此，專業的檔案管理人員則是少之又少[1]。檔案服務外包企業大多數選用低學歷或是在校學生，其主要體現在以下兩個方面：一方面，由于在校學生缺乏一定的工作經驗，其未對自身的收入有著較高的要求。另一方面，由于檔案服務外包企業正處于發展階段，其運營缺乏相關專業檔案管理人員。在開展檔案管理工作的過程中，只能進行技術水平略低的檔案管理工作，缺乏一定的專業素質，也未能對檔案服務外包企業的建設提供高水平、高標準的服務，進而影響著檔案管理工作開展的質量和效率。

2 改善“互聯網+”時代檔案服務外包的幾點策略

（一）加強檔案服務外包的安全防范措施

為有效加強檔案服務外包的安全防范措施，其主要體現在以下兩個方面：一方面，加強工作環境的安全管理。為使檔案服務外包企業的經濟效益得以高效發展，首先應確保工作環境的安全問題。國家檔案局所頒布的各項條例明確指出，應不斷改善檔案服務外包工作的開展情況，為使其得以順利進行提供有效保障。不僅能有效降低安全風險的發生機率，也保證了檔案信息的安全性，應當在檔案管理的場所安裝監控設備，針對視頻內容檔案服務外包企業應定期進行查看。若有違法亂紀的工作人員，可采取懲治的方式進行警告，嚴重者可直接開除[2]。除此之外，為防止檔案信息出現混淆的現象，檔案管理人員可采取有效的措施進行安全防護。比如，利用一定量的檔案裝具，將所有的檔案信息進行分類。另一方面，加強檔案信息的安全管理。為使檔案信息得以安全保管，應采取法律的方式方法。為使檔案信息的內容不外泄，在檔案管理部門與檔案服務外包企業簽訂合約的過程中，應當將保密條約列入合約中，對檔案服務外包企業提出較高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出現泄露的現象，檔案服務外包企業將承擔相應的法律責任。

（二）提高檔案服務外包的統一管理

提高檔案服務外包的統一管理，其主要體現在以下兩個方面：一方面，改善檔案管理部門的統一管理。國家檔案管理部門可針對檔案信息的內容，對檔案服務外包企業展開定期的監督管理工作。若存在不合格的檔案服務外包企業，國家檔案管理部門可要求其進行整改，將整改的結果記錄在檔案中。若檔案服務外包企業的各項指標都達不到標準，國家檔案管理部門可隨時取消其任職資格，在一定程度上，限制著檔案服務外包企業的高效發展，為檔案服務外包企業創造一個優良的工作環境。另一方面，加強檔案服務外包企業的資質管理。就現今我國檔案服務外包企業的發展而言，由于檔案服務外包企業的管理條例較為復雜，為有效改善這一現狀，就必須制定一個較為標準化的資質管理體系，有效促進檔案服務外包企業的可持續發展。不僅要將企業自身所擁有的資金以及檔案管理人員進行規范，還需要針對檔案服務外包企業的業務工作以及檔案管理人員的專業素質提出較高的要求。

（三）提升檔案服務外包人員的專業素質和技術水平

有效提升檔案管理人員的專業素質，應將企業領導的經營理念轉變。檔案服務外包企業的高效發展取決于企業領導的經營理念，只有不斷將企業領導的經營理念轉變，才能更好的適應現今不斷變化的時代，為檔案服務外包企業的長遠發展打下基礎。檔案服務外包企業應將所開展的業務工作范圍逐漸擴大化，使其為市場環境中的技術服務提供諸多便利條件。除此之外，還應不斷培養檔案專業人才，以此來提升自身的專業素質。檔案服務外包企業為有效培養更多的人才，應不斷對檔案管理人員展開專業知識的培訓，使其能夠更好的掌握專業知識，深刻的認知到檔案管理工作的重要性，并具有熟練的操作技能，將自身的優勢發揮到最大化。還應熟知相關的檔案法律法規，逐漸發展成為全能的優秀檔案管理人員。

3 結論

綜上所述，在“互聯網+”時代的背景下，采取檔案服務外包的形式，能有效降低檔案管理工作的各類開銷，并不斷提升檔案管理人員的工作效率和工作質量。但在檔案服務外包企業的過程中，依然存在諸多問題有待解決。比如，檔案服務外包缺乏安全性、檔案服務外包企業缺乏統一管理等主要問題。為使這些問題得以解決，應采取有效的措施。比如，加強檔案服務外包的安全防范措施、提高檔案服務外包的統一管理等，進而為檔案服務外包企業的發展做出巨大的貢獻。

參考文獻

[1]畢良軍.基于“互聯網+”環境下的檔案利用服務工作出現的問題與對策研究[J].現代交際，2017，06：118+117.

[2]馬仁杰，丁乙.檔案信息服務評價的指標體系構建與應用[J].檔案學通訊，2017，01：51-59.