運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的思考

冷木

摘 要：中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中存在許多亟待解決的問題。新形勢(shì)下合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做衛(wèi)校檔案信息資源管理工作十分重要，為提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作水平，本文提出了一些解決問的方法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理

學(xué)校檔案是展示中等職業(yè)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作要爭取計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。

1做好中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的意義

中等職業(yè)學(xué)校檔案是中等職業(yè)學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。中等職業(yè)學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展的歷程，是中等職業(yè)學(xué)校重要的信息資源。它既是一個(gè)中等職業(yè)學(xué)校長期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長避短繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析中等職業(yè)學(xué)校檔案，可以全面掌握中等職業(yè)學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗。同時(shí)，中等職業(yè)學(xué)校檔案匯集了中職學(xué)?，F(xiàn)有的各種先進(jìn)事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中等職業(yè)學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效地推動(dòng)中等職業(yè)學(xué)校自身形象價(jià)值觀的發(fā)展。

2計(jì)算機(jī)管理檔案勢(shì)在必行

計(jì)算機(jī)管理檔案具有比較長的歷史，自從微機(jī)在我國大面積使用推廣后，計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理就已經(jīng)開始在各行業(yè)試行，經(jīng)過多年的實(shí)踐.在檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為必然趨勢(shì)。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；二算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要案目錄及其原件；三是用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中各種數(shù)據(jù)或情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

3當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作普遍存在問題

3.1檔案意識(shí)淡薄、檔案材料不全

在普通中職學(xué)校教育教學(xué)過程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)還在相當(dāng)程度上存在，檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校發(fā)展歷史中的重要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，利用率不高。中職學(xué)校檔案應(yīng)為學(xué)校的發(fā)生、發(fā)展生動(dòng)的軌跡，應(yīng)該客觀完整記錄下學(xué)校的各項(xiàng)工作。但目前在很多中職學(xué)校普通存在兩種現(xiàn)：一是投有綜合檔案室，學(xué)校各科室按照傳統(tǒng)慣有敝法，只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以整理匯總，檔案保管各自為政；二是學(xué)校各部與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深備科全面收集檔案資料，各科室教職工貪圖一時(shí)之便，也沒有主動(dòng)移交手中的檔案資源。加之沒有健全檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，檔案的錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

3.2檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

中職學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源為中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展是關(guān)鍵。目前的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的收集、整理與保管，以便有效地提供利用，操作也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，工作上也只是依查我調(diào)，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。電子信息化管理，使中等職業(yè)學(xué)校檔案室不僅是管理部門，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。

3.3大力引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才

我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少中等職業(yè)學(xué)校把整個(gè)檔案計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個(gè)維護(hù)和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的引進(jìn)工作。同時(shí)全體檔案工作者都應(yīng)積極掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。無論檔案室還是具體工作人員，應(yīng)當(dāng)通過參加各種講座、參加培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力。通過學(xué)習(xí)能夠勝任運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理檔案的工作。

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