“9S”管理模式在信息中心的探索及應用

朱爾存

摘 要：當今各個職業院校、技工院校快速發展的情況下，如何引入更加優質高效的管理模式是一個非常重要的課題。“9S管理”作為現代企事業單位行之有效的現場管理理念和方法，它的目的不僅僅是打掃衛生，更重要的是它的推行能保證后續工作的順利高效運作。不僅能改善校園環境，更重要的是可以提高工作和學習效率，改進思想作風，保障教學安全，營造積極奮進的校風。本文分析了信息中心實行“9S”管理的意義及全校推廣的必要性，并提出了推進和實施“9S”管理的辦法和實施技巧。

關鍵詞：“9S”管理；信息中心；管理；效能

一、信息中心管理現狀

信息中心自2011年成立以來，在校領導的關心指導，部門領導的正確指導下，部門同事齊心協力，努力奮斗，各項工作都有條不紊的開展，在為學校的信息化管理做出了很大的貢獻。

但隨之業務量的增加，現有的管理模式存在以下不足：

1.倉庫工具擺放零亂，設備擺放不當，工作場所混亂，工具設備難找、易損壞。增加找尋工具的時間與工作人員的走動，以致工作效能低下。

2.工具設備保養不講究，影響其使用壽命及使用性能，直接影響工作效率，增加修理成本。

3.軟件備份不齊全，存儲不統一有序，以致于每次使用都要花時間尋找甚至是重新下載，影響工作效率。

在管理需求、業務需求和學校發展需求的驅動下，信息中心迫切需要朝著高效節能、提升形象和服務質量的管理模式奮進。

二、“9S管理”制度的提倡

（一）何為“9S管理”制度

“9S管理”由日本企業5S擴展而來，是現代工廠行之有效的現場管理理念和方法，其作用是：提高效率，保證質量，使工作環境整潔有序，預防為主，保證安全。9S的本質是一種執行力的企業文化，強調紀律性的文化，不怕困難，想到做到，做到做好，作為基礎性的9S工作落實，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。

（二）“9S管理”簡介

（三）“9S管理”在我校推廣的必要性

1.在學校當今加快步伐邁向國家重點學校甚至是國家示范校的形勢下，引入更加切合實際、行之有效的管理模式勢在必行。

2.全世界絕大多數企事業單位都在廣泛地推行“9S管理”，“9S管理”作為現場管理一個有效工具已經被有識之士引入國內多年，已經在各個領域得到很好的實踐和論證。當今很多知名學院引用并取得和很好的成效。

3.“9S”的本質是一種執行力的企業文化，強調紀律性的文化，作為基礎性的“9S”工作落實，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。

4.以信息中心為先鋒模仿部門，以該部門實踐“9S管理”的經驗和成果，推動全校“9S”教學管理及辦公管理的大創新。

三、“9S管理”制度在信息中心的實行

（一）“9S管理”制度在信息中心實行的目的

創新管理模式：掌握“9S管理”精髓，提高責任意識，重視規范和細節管理，促使管理可視化，注重創新和經驗積累，并在職教行業中開辟優質化、標準化、效能化的管理新模式。

提升師生的成就感：“9S”的實施，有助于提高師生的職業素養，在共同創造的干凈、整潔的環境中，人們的尊嚴和成就感可以得到一定的滿足。

減少實訓浪費：“9S管理”的目的之一是減少生產過程中的浪費，“9S”可以明顯減少人員、時間和場所的浪費，為學校減少物料消耗，培養學生職業素養將來為企業降低生產成本，增加利潤。

保障實訓安全：“9S”的實施，可以使工作場地顯得更寬敞明亮，地面上不隨意擺放不應該擺放的物品，通道順暢，各項安全措施落實到位，可以強化師生認真負責的工作態度，有效控制事故發生的概率，工作效率自然能得到提高，實訓效果必然提升。

建立品牌形象：信息中心引入“9S管理”模式，調動全部門職工自覺、主動、積極地投身到“9S管理”的實踐中，加強信息中心規范化管理，提升部門的行政管理效能，最終促使整個部門品牌形象的建立。

形成模范部門：也希望在“9S管理”的實踐中積累經驗，完善制度，逐步形成我校的管理特色，從而向全校各個部門推廣，通過“9S”規范化管理為實現一流的教師隊伍建設，構建先進的校園文化和德育工作機制，建設一流示范性學校服務。

（二）“9S管理”制度在信息中心的實施組織

1.推行進程。

（1）2016年3月制訂實施細則和考核評分標準。

（2）2016年3月—4月中旬對上課師生進行宣傳、學習。

（3）2016年4月全面實施。

（4）2016年4月下旬進行第一次考核，并修改試行稿。

（5）2016年5月實施正式稿，以后每學期進行2～3次考核。

2.實施組織。在信息中心主管校領導和主管領導的具體指導下，通過設備組和網絡組各成員具體落實各項指標要求。

（三）“9S管理”制度在信息中心的評價方法

1.檢查評估。

（1）建立實施“信息中心‘9S教學管理崗位責任制”，明確責任班級和責任人等。

（2）由信息中心組織實施實訓室“9S管理”，進行日常檢查；設立公告欄，每周公布檢查結果，提出整改意見和措施。信息中心領導負責對本部門“9S管理”定期自查和總結，班主任負責對本班“9S管理”定期自查和總結。

邀請學校各部門領導、主管校領導、專家委員會成員組成評估組，對“9S管理”進行考核評估。

2.結果應用。考核優秀的班級，由信息中心授予優秀流動紅旗，有效期為一個考核周期；連續一個學期達到優秀標準的，流動紅旗升級為班級榮譽牌，并進行全校表揚。

對“9S管理”活動積極參與，執行效果的職工，進行獎勵。對實施員工改善提案的進行獎勵，鼓勵全體員工積極參與公司改善活動。

四、“9S管理”的預見性困難及實施技巧

（一）“9S管理”的預見性困難主要是認識偏差

1.一緊、二松、三垮、四重來。

2.說起來重要、做起來次要、忙起來不要。

（二）“9S管理”活動成功開展的實施技巧

1.“糧草未動，組織先行”。

領導經常性的巡視及主管的高度重視，從而保障“9S”活動的執行力。做到職責明確、各司其職，讓大家知道負責人是誰，分別負責什么內容，給各個部門和教職工一個聯絡的窗口，打消職工的臨時性活動心態。

2.“定點攝影，紅白榜作戰”。

“9S”活動鋪開以后，對存在的問題點的發現與整改，對整理整頓的效果檢驗就變得尤為重要。“紅白榜作戰”是指在現場尋找問題點并在對象物上懸掛紅牌，讓大家明白問題所在并積極加以改善，從而達到整理整頓的目的；而“定點攝影”，顧名思義就是將改善前后對比拍攝下來，作為經驗成果向大家展示。

3.“目視管理，看板管理”。

目視管理，是“9S”活動中一項既簡單又有效果的實施技巧，其定義為“一看便知”，重點在于標識的藝術。

（1）借助標識的字體和大小，可以直接影響工作現場的觀感。

（2）運用顏色產生視覺注意的效果，顏色、亮度和彩度有助于達到管理的目的。

4.“注重宣傳，適當獎勵”。

對實施員工改善提案的進行獎勵，鼓勵全體員工積極參與公司改善活動。根據提案收集情況選定推廣提案，表彰優秀的改善事例、提案人員等。

五、結語

信息中心應圍繞“9S管理”建立起長效機制，使實驗教師、學生和工作人員積極參與，人人重視，人人參與，最終建立起精細化管理的為特征的信息中心，將“9S管理”引入信息中心管理，使公共機房各項技術與管理工作有序、高效地展開，為實驗教學營造了一個整潔、舒適、安全的環境。

不僅提高了公共機房和計算機設備間的運作效率和實驗教學質量，使學生的綜合素質得到了一定的提高，也為公共機房樹立良好的形象，并且促成了全部門職工自覺、主動、積極地投身到“9S管理”的實踐中，加強信息中心規范化管理，提升部門的行政管理效能，為信息中心樹立良好的形象，發揮其示范中心的示范與輻射功能奠定了基礎，最終促使整個部門品牌形象的建立。

參考文獻：

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