論檔案管理在職業教育中的作用

張聞

【摘要】伴隨著我國法律體系建設的逐漸完善和檔案管理技術的快速發展，對于中職學校的檔案管理已進入正軌。在本文中，筆者將對檔案管理在職業教育中的作用進行探討分析，并說明如何正常發揮檔案管理工作的效用。

【關鍵詞】檔案管理；職業教育；作用

目前，大多數中職學校進行檔案管理時仍采用簡要管理的舊形式，同時還存在對檔案建設重視程度不夠的現象。2012年，隨著海南省教育廳出臺《海南省中等學校檔案管理辦法》后，各中職學校加強檔案室的建設，檔案建設工作逐步完善，并接軌瓊蘭檔案的管理模式，實行信息化管理。今后，中職學校的檔案建設重點工作應放在信息化建設方面，從而保證檔案管理工作能夠真正發揮促進教學水平、激勵學生學習、便利校園管理、優化校園氛圍等作用。

一、檔案管理在職業教育中的作用

（一）有利于提高教師業務能力和師資水平。中職學校主要是對職業人才的培養，而在教學過程中，師資力量與職業人才的培養緊密聯系。在職業學校中，教師都是來自各個領域的專業技術人員，其教學能力和教學經歷直接影響對職業人才的培養。為了保證每位老師都能發揮重要作用，對所有老師的學歷水平、繼續教育情況、開展公開課經歷、專業基本功等因素進行詳細整合，并做好記錄和歸檔存檔工作。讓學校了解每位教師的真實情況，適當安排其進行教學活動、講座活動、業務培訓等，從而保證教學人員的教學質量。對教學經驗有限的教師，還能及時安排其外出培訓、進修學習等，從而促進學校整體師資水平的提高。

（二）有利于幫助畢業生實習、就業。中職學校的學生是否能夠真正適應于社會，并被工作單位所認可，這需要學生進行一定的實際操作來進行檢驗。對畢業生的檔案進行管理時，可以為學生編制一份實習鑒定表，將學生在校實踐經驗以及實習期間的表現進行記錄保存，為將來就業和用工單位擇優錄用打下了良好的基礎，并讓畢業生擁有能夠證明自己技術能力的書面材料。同時，學校檔案在實習單位和畢業生中起到了紐帶和橋梁的作用，從而既能體現出學校對畢業學生的關心和愛護，更能讓家長放心；最為重要的是這既能為實習打下基礎，又能為就業拓寬門路。

（三）有利于招生就業工作，擴大社會影響力。對學校往年就業率的真實數據進行統計，通過規整記錄、存檔立卷后，可在校園內進行檔案信息公布。一方面，讓學生通過精確的數據信息，相應選擇對口專業學習，同時，激勵學生在校期間努力學習，為未來的職業生涯而奮斗。另一方面，學校往年就業率的信息，增強了家長對學校的信心，擴大了學校在社會上的影響力，從而促進學校招生就業工作的開展。

二、促進檔案管理在職教中產生作用的途徑

（一）實施檔案管理信息化，提高檔案信息質量。目前，在中職學校的檔案管理工作中，管理重點應向信息化轉移，將檔案信息的載體由紙質轉為光盤或計算機，要實行信息化管理，必須將紙質檔案轉化為信息檔案，并且對檔案文件中的重點數據內容進行彩色掃描，從而更為精準地進行檔案管理，提高檔案信息準確度，明確檔案中的重點內容。電子檔案管理可實現較多紙質復印文件所不能進行的工作，例如隨時增添或更改，每個學期對學生或教師進行評語等等；電子化檔案具有較大的優勢，可解決紙質檔案的缺陷問題，使得其檔案信息整體應用質量大幅提升。并且，還要在學校內規范電子化檔案技術，正確指導檔案管理人員，實現檔案數字化，從而更為方便準確地篩選、整合各類信息，進一步保證檔案信息化管理工作行之有效。

（二）加強學校對畢業生檔案管理的重視程度。現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不負責檔案的準確性。認為只要不將學生的檔案丟失，在需要的時候，能夠及時進行外調和查檔工作就可以了。對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且在工作后辦理養老保險、考取公務員等都要查閱檔案。所以，想要檔案管理在職業教育中發揮最為有效的作用，就必須要重視畢業生檔案管理工作，讓學生檔案成為畢業生進入職場的一塊“敲門磚”，實現職業教育的根本目的。

（三）規范檔案材料的管理。首先需要對檔案進行分類管理，使用更加便利查找和存取的方式進行保管，同時，還要制定專門的工作崗位，把責任落實到人，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式可以依據檔案有關部門和海南省教育廳頒布的《海南省中等學校檔案管理辦法》有關規定執行。同時，在對檔案文件進行整理時，特別是學校中存留的紙質檔案，工作人員必須要保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。如果是電子化檔案，就需要進行分年度、分類別的有序管理，從而保證學校各類信息更加系統化。

三、結束語

綜上所述，中職院校檔案管理工作對促進職業教育有著非常重要的意義，并在教學過程中影響著教師資源開發的整體程度和學生學習的積極性，所以，做好檔案管理工作無論是對學校還是對學生都具有非常重要的作用。

【參考文獻】

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