事業單位人事檔案的信息化管理淺探構建

谷濤

摘 要：事業單位作為我國展現政府職能與公共服務的重要社會組織，其檔案管理工作擺在了突出的位置。在當前信息化快速發展的洪流中，事業單位的檔案管理工作也發生了質的變化，由傳統的紙質檔案變味了新型的電子檔案，類似的情況在信息化發展的過程中不勝枚舉。本文淺析了當前事業單位人事檔案的信息化管理現狀，并就未來的檔案管理提出了自己的意見和建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化管理

1 人事檔案管理在事業單位當中的作用

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，在人力資源管理過程中起著憑證、依據和參考的重要作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。

事業單位的人事檔案管理工作因事業單位的政府背景顯得更加重要。不僅體現在其為國家人力資源管理工作的參考及數據支持上，更因為其作為一種基礎支持性信息，而貫穿于整個人力資源管理。

首先，人事檔案管理工作對事業單位的人力資源管理具有重要作用，依靠人事檔案，事業單位可以向管理部門提供人員保險辦理信息、人員申報職稱、工資調整、辦理退休等多項功能，同時對單位職工的不良行為等進行記錄，為后續人員的選拔任用提供可靠的、權威的數據支持。

其次，由于事業單位的特殊性，其檔案管理工作也具有較強的詳實性和權威性，對優化單位內部的人力資源結構具有十分有利的作用。檔案信息中包括人員的學習經歷、工作經歷、工作業績、特長愛好及思想品德等方面的表現情況，對領導干部進行任免、調動等工作時檔案具有不可忽視的參考作用，也是支持領導干部選拔任用的工作的重要信息。

2 信息化管理應用于人事檔案管理的優勢分析

傳統的人事檔案管理工作大多采用人力，在面對冗雜、繁多的人事檔案時，人力操作難以做到完美，加之大部分檔案都是以紙質存儲，管理過程中的損壞問題不容忽視，在檔案收集、借閱過程中丟失、損耗等現象頻發。倘若在檔案管理過程中采用信息化技術就可以解決上述問題，比如說采用信息化技術收集信息保證信息收集的全面性和準確性，同時借助信息化我們可以滿足多人次多用途隨時隨地查檔案，免去了紙質檔案查詢與專人管理的煩惱，也毋須考慮儲存時間對紙張的損壞問題。由此可見，信息化管理應用于人事檔案管理中具有較多的優勢。

3 淺析事業單位在檔桿管理信息化過程中出現的問題

3.1 人事檔案信息化管理的配套建設不完善

目前，雖然有些單位建立了人事檔案電子數據庫，但是由于機制不完善，相互之間無法互聯互通，電子數據庫淪為了“雞肋”。由于經濟因素與辦公條件的制約，有些部門可以采用電子檔案而有些部門無法采用電子檔案，造成了人事檔案的工作重心依舊停留在以傳統紙質管理為主的現狀。同時因為對檔案信息化管理的人力物力財力投入不足，檔案管理設備的維護與管理也是事業單位人事檔案管理信息化不足的重要原因。

3.2 人事檔案信息化的人員管理素質和技術保密性需要加強

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給人事檔案管理帶來了安全隱患。由于檔案信息化管理的專業性、政治性和機密性，原本應該專人來做的工作，有些單位卻用非專業性人員安排到這個崗位上，造成檔案管理質量的下降，這些人在進行檔案信息化建設的時候，安全意識不高、信息保密的技術不高、責任心不大，造成檔案信息的丟失與泄密。

3.3 對檔案信息化管理工作不重視，信息化投入不足

當前階段大部分事業單位都認為檔案只是記錄單位發展的一些歷程與簡單的記錄，與單位的繁榮沒有太大的意義。因此，往往不會給予較高的關注，這就必然導致檔案信息化管理的投入資金明顯不足，人員管理不善等問題。大部分人事檔案管理人員仍舊以兼職、監管的形式進行，使檔案管理的權威性和客觀公正性大打折扣。

同時，因為檔案的信息化管理需要足夠的硬件設備作為支撐，再加上人才匱乏，從而導致現階段事業單位檔案管理工作中，信息化技術沒有發揮它真正的作用。

4 解決措施

4.1 狠抓落實，加強事業單位對檔案信息化管理的重視程度

隨著社會的發展，檔案管理的信息化是必然的要求。很多高層領導都已然意識到了這一點，然而落實到基層卻鮮有人去做。事業單位的領導人員應該充分認識到檔案管理的信息化對自身發展的重要意義，意識到信息化檔案管理的優勢，要具有與時俱進的意識，只有這樣才能在事業單位中將信息化檔案管理工作不斷向前推進，進入帶動全體員工進行檔案管理信息化的建設過程中。

4.2 銳意進取，更新管理設備，進行技術創新

現階段而言，僅僅有一個意識是完全不科學的。實現檔案管理的信息化，必須有足夠的設備、資金支持。故而，事業單位在建設過程中，應當加大對檔案管理信息化設備的建設力度，加大資金投入，引進先進的設備技術，配備專業人員進行操作和保養。更應該不斷引入高科技技術，采用“責任倒逼”等方式充分利用信息技術提高事業單位檔案管理的水平。為檔案信息化的發展繁榮奠定物質基礎。

4.3 提質增效，培育新生代的檔案管理人員，加強管理素質建設

在整個檔案管理信息化建設過程中，除了前文所述的需要領導意識和物力財力支持外，落實到一線則是更需要管理人員的素質與水平的提升。事業單位在以后的管理過程中，應當通過招聘等方式吸收更多的檔案管理信息化專業人才，如“檔案學”或“圖書館學”專門畢業者；同時對現階段的檔案管理人員進行培養，豐富其信息化專業知識，從而使得檔案管理信息化的專業人才具有相應的水平；采用績效考核機制，對完成效果不好或素質低下的管理人員施行“懲戒制度”，嚴重阻礙檔案管理信息化進程的應當進行調離處理或解聘處理；借助宣傳、講座，營造單位電子管理優先的環境；鼓勵創新，對專業人員的創新舉措施行褒獎制度；此外，對于專門人員管理信息檔案的工作，事業單位還應提高檔案管理信息化人才的待遇。

5 結束語

我們要意識到未來信息技術應用于各個領域的整體趨勢，提前發力，避免因某一方面的建設不足而掣肘大部分的建設發展。事業單位更應如此，新形勢下，推進人事檔案管理創新收到了新的機遇與挑戰，認識到信息化管理的重要性，是借勢發展的重要突破口。