社區檔案管理工作的現狀、問題

閭榮聰

摘 要：社區檔案管理工作是社區工作的重要組成部分，檔案中包含的基層治理的工作進展、群眾參與社區生活等多方面內容是社區管理的真實寫照。盡管這部分工作至關重要，但在各個社區的實際操作中，由于工作觀念、物質支持等方面還存在漏洞，工作效果差強人意。本文主要探究社區檔案管理工作的現狀問題，并由此提出改進對策，力求為推動社區檔案管理的規范化進程提供參考。

關鍵詞：社區檔案管理；問題；對策

隨著政府職能轉變的不斷加快，社區建設受到重視，社區職能進一步強化，其在推動基層民主建設方面發揮了巨大的作用，社區檔案記錄下了這一系列喜人的變化，也直接影響各項工作的持續開展。目前的檔案管理工作還停留在傳統方式上，制約了檔案資料為社區發展進一步貢獻力量的腳步。新的發展形式下，能否準確看到檔案管理中現存的問題，并采取合理有效的改進策略，為城市社區建設繼續服務，是一大挑戰。

1 當前社區檔案管理工作的現狀和問題

1.1 服務意識較為薄弱

隨著社區這一主體在政治生活中的地位提升，社區治理也受到更多重視，社區檔案開發和利用的重要性為人們所熟知。檔案管理不光是要記錄、搜集，也不只是讓人們簡單借閱，這些寶貴的資料在服務人民、助力社區發展上應該發揮更大的作用，但現階段針對社區工作的深層研究和檔案資源的加工卻較少。

1.2 檔案庫藏內容單一

想要實現檔案進一步的開發利用，就需要有豐富的庫藏資源作為堅強后盾。各個社區目前的檔案資源庫存情況卻不容樂觀，大部分社區存在資源單一、門類不全、類型雷同等情況，比方說，某些社區重視文字資料的收錄，卻忽視了音頻影響等資料的整理。

1.3 社區檔案管理制度不完善

社區檔案管理體系并不完善，很多規定和制度化要求沒有得到落實。我國針對檔案管理有很嚴格明確的規定，從搜集資料、資料整理加工、檔案入庫保存、對外借閱或者最后銷毀，都有嚴格的規定流程。社區檔案管理走進人們視野的時間并不長，相關工作還要求落實并不到位。另一方面，檔案外借環節涉及到一些并不是專門從事檔案管理的人員，他們對檔案管理工作的諸多要求并不清楚，執行起來也沒有一定的制度標準，往往會讓社區檔案管理規章制度形同虛設，沒有發揮其應有的約束作用。

1.4 檔案管理工作人員專業性不強

檔案管理工作是一項需要人力資源的重要工作，但在現階段我國的大部分社區中，并不重視這方面專業人才的引進和培養。社區檔案管理是社區服務項目中比較容易被忽視的一項，對于很多規模較小的社區來說，似乎沒有必要專人專職，即使有負責這部分的人員，也是一人身兼數職，很難專注于檔案管理工作本身；另外，由于人數少，所以相關的培訓和指導更是寥寥無幾，導致在該崗位上任職的人員專業水平低，也沒有掌握足夠勝任這項工作的理論和實踐經驗。。

1.5 工作狀態比較封閉，硬件設備不足

社區檔案管理工作發展歷史并不長，大多數社區還處在摸著石頭過河的階段，而彼此缺乏交流的現狀更是讓社區的檔案管理工作處在瓶頸期。另一方面，硬件建設無法適應檔案工作需要隨著社區服務職能的拓展。很多社區缺乏專門檔案庫房而不得不采取分散保存的方式，這樣無疑是并不利于檔案分類完整保存的。

1.6 社區居民檔案登記不完善

社區是人口密集、人流量較大的地區，居民數量多，加之流動人口的影響，容易出現檔案登記不完善的情況，這是客觀情況所造成的檔案登記工作的問題；部分社區的檔案工作者沒有更新收集居民的基本情況也會出現這種情況。

1.7 文書檔案收集不完整

文書檔案是指機關、團體等在行政管理事物中產生的，由通用文書轉化而成。包括命令、指示、決定、布告等。社區文書檔案方面的收集還需加強，對于上級政府部門的指令落實好是一個方面，也需要及時做好收集工作，作為社區政治生活的寶貴材料。

2 社區檔案管理工作的改進措施

2.1 增強服務意識，充分利用資源

各社區需要組織檔案管理相關工作人員學習《檔案法》，對于國家針對檔案整理研究工作的基本要求做到心中有數；完善本單位的檔案管理制度，建立嚴格的業務發展規定，力求檔案的收集、整理、保存等環節有序。要對與社區特色相結合的工作內容進行重點深入的剖析研究，加強檔案的“服務”之用，開放社區檔案庫藏目錄，讓有需要的人更好了解檔案的基本情況，以便有針對性的使用。

2.2 豐富檔案內容，重視檔案資料的整理匯總

在具體收錄時，一方面需要嚴格按照規定，將社區工作所留下的會議記錄、規章制度、統計報表、聲像材料等進行搜集和整理，另一方面則可以增加檔案收集的門類，做出相應的創新。比方說，相關活動獲得的獎牌、收到的錦旗等等。社區檔案內容可以增加一個專門的分類，就是凸顯社區獨有特色的活動紀念資料，這些代表著社區的發展脈絡和創新道路，在收集時應該受到重視。

2.3 建立社區檔案管理新制度，嚴抓落實情況

社區在進行制度制定前，首先需要征求社區居民的意見，并將這件事作為探討的話題周知于民。在執行的過程中，從三個主體角度進行把握，首先是檔案管理者，要有正確的管理理念，意識到檔案管理工作與其他工作一樣對于社區發展意義重大，因而加強管理力度；定期召開會議對該段時間的工作進行匯總；加強宣傳力度，讓新規定迅速傳播。而對于具體的檔案工作人員來說，要將規章制度熟記于心，并且應用在工作中明確每一步的規范，不做違規操作。對于檔案借閱者來說，這部分規定需要引起足夠的重視，在借閱前仔細了解具體的規定和要求，做到不違反規定，不損害資源。

2.4 加強專業人才的引進和培養

人才的培養可以從三個方面入手。第一是任職要嚴格，力求做到專人專職，在宣傳社區檔案管理重要性的同時，通過正規渠道招募專業檔案管理人員，并在其入職上崗前進行系統化的業務知識培訓和實踐技能培訓。第二則是要為檔案管理工作人員提供自我提升的機會和平臺，提供最新檔案發展資料、進行專業講座等方式。第三則是定期對檔案工作人員進行考核和績效考評，通過其平常的工作成果以及居民評價等方式來檢測其工作是否合格，這也是激勵工作人員努力提升素質的重要舉措。

2.5 加強彼此交流，增加檔案管理相關經費

在檔案管理工作中，各個社區加強彼此交流，對于工作中好的方式方法彼此分享，曾經出現的問題則作為前車之鑒，力求不再出現。街道辦事處作為社區直接的行政管理部門，要關心和支持社區檔案工作，切實做好社區檔案工作必需的人員、經費、庫房、裝具保護設備等基礎保障，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。

2.6 加強社區居民檔案的收集更新工作

社區檔案工作者需要按時收集并更新原有的居民檔案，隨時了解社區內部的人口流動情況，或者是抓住社區活動的機會與居民進行交流，這都能獲得更多的居民檔案信息。

2.7 進一步推進數字化檔案的完善工作

信息技術的發展給檔案管理帶來了福音，現階段，各個社區需要將數字化檔案的籌備提上日程。具體來說，一方面注意檔案的電子存檔，其次做好檔案的互聯網上傳工作，將其上傳至社區工作網絡中，會讓檔案發揮出更重要的作用；最后，嘗試開通各街區的檔案系統，讓人們實現足不出戶就能輕松查到相關檔案信息的愿望。

3 結語

社區是在家庭之外的又一層生活環境，現在也成為政府為轉變自身職能極為重要的環節。社區主導的基層民主、黨政重要會議、居民文體娛樂生活等內容均是社區檔案的寶貴資料，不僅將有意義的活動加以記錄，更是為接下來的社區發展提供參考，因此，必須重視社區檔案管理的工作，從人員、理念、體系等各方面展開改革，爭取在變化的大環境中尋求社區穩定前進的新道路。

參考文獻

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