信息化視角下的檔案管理探究

摘 要：隨著經濟發展，信息化時代已經來臨，當今社會無論是企業事業單位還是政府，都在大力倡導辦公環境自動化。在單位檔案管理過程中利用信息化建設加持檔案的歸類、管理和儲存，是各單位進一步提高管理工作質量的基礎。為使檔案能夠更加有效的為各單位工作的進一步發展提供有力的支持，必須加強信息化形勢下的檔案管理與建設。本文將信息化環境下的各單位檔案管理與建設過程中所面臨的問題和途徑進行探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；探究

信息化建立在信息技術發展的基礎上，通過信息化的交流和數據傳收，把資料進行網絡儲備，不僅能夠提高辦公的效率和質量，還拓展了辦公的場所、途徑，提高了辦公精準性，是各單位實現科學管理的必經之路。同時，依托互聯網技術的資源共享系統，擴大了檔案管理的范圍，使檔案管理工作能夠與各部門進行資源共享，提高了檔案收集效率。而且，把紙質檔案轉變為電子檔案，能夠有效的節約檔案存儲空間，擴大檔案存儲數量，有利于檔案的長期利用。

1 當前各單位檔案管理存在的問題

1.1 理論與實踐難以齊驅并駕

電子文件的概念學界早在90年代都開始研究了，主導人物也就是如今檔案學的領軍人物馮大師太，時至今日電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關標準和戰略規劃，目前正在進行紙質檔案數字化工作，實行雙套制保存，即紙質一套，數字化一套。保存紙質的原因在于它物理上易于保存，科學維護下保存幾百年不成問題，并且現在國家政府各個部門并沒有統一的實行無紙化辦公，這些直接產生的紙質記錄必須要保存的。而進行信息化、數字化的原因，一是為了安全備份，二就是為了便于查詢和未來的開發利用。但雙套制無疑增加了檔案人員和檔案保管的負擔。同時，各單位的檔案管理人員還保持著傳統的檔案管理觀念，幾乎所有各單位的檔案都由自己單位負責管理而不是歸檔案部門管理，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

1.2 檔案管理制度不規范

各單位檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯存在缺陷。而且由于缺少系統的管理，在檔案的存儲過程中只能夠保留下經過篩選與改動的最終文件，從而導致部分原始文件的丟失。而又因為各類文檔的存儲方式存在差異，在數據庫檢索中就會出現一些絮亂，給搜索查閱文獻資料帶來了一定的不便。信息技術的發展與應用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業素質提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，代替以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。

1.3 信息技術存在安全隱患

雖然各單位的電子檔案已經開始保存，但如何實現電子文件的真實性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，那么它的憑證作用怎么定性，這是一個很重要的問題，法律地位得不到確定，就難以在政務工作中發揮作用。電子檔案如何長久保存？光盤、磁帶、硬盤的壽命都是有限的，系統的壽命也是有限的。當初的系統能讀出電子文件，以后支持該系統的軟硬件平臺消失了怎么辦？電子檔案的安全性也是一大問題，這也是政府相當看重的問題，信息化時代的網絡攻擊，一不小心密級檔案泄露都會成為大問題。

2 改進信息化環境下的檔案管理途徑

2.1 建立全新的檔案管理模式

在信息化建設之前，各單位的檔案管理工作一般由固定的部門或個人進行。信息化的建設使得檔案管理工作的主體轉變為檔案文件本身，經過處理的文件可以直接通過掃描完成歸檔。這種歸檔方式實際上為各部門之間的協作提供了機會，原因在于自動化的歸檔需要信息技術部門和檔案管理部門的團結協作。一旦某個環節出現問題，就會對檔案的完整性產生影響，從而引起兩個部門的高度重視。所以傳統的管理方式并不適合信息化的要求，需要引起各單位領導的重視，把檔案管理制度拓展延伸，并把前端控制納入信息化系統的內容，保證各單位檔案管理的完整性。

2.2 建立健全制度規范，促進檔案管理標準化

現階段，各單位檔案管理需要一套全新的管理模式，因為沒有前車之鑒，缺乏一套系統化理論化的管理制度及有效的指導。導致之前的各單位檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，多走了許多彎路。因此，有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的各單位檔案管理建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監督制度，隨時監督檔案管理工作，保護檔案的保密性，絕不能給予不法分子可乘之機。

2.3 落實信息技術支持，完善檔案管理系統

只有資金落實到位，檔案建設的軟件和硬件配置才能齊全，這也是開展檔案管理工作的基礎性條件。只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進行。各單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，保證網絡信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為單位各單位檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環節，提高工作效率，加快檔案管理工作的進行力度。還要為各單位檔案管理設置一個專門的保護系統，盡量避免各單位檔案信息的泄露或流失，減少患者資料遺失風險。

2.4 加強宣傳，增強全員主動歸檔意識

單位應加強宣傳力度，讓全體職工理解檔案管理的重要性，促進全員職工的檔案意識提高，全力支持的檔案管理信息化工作，為檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

3 總結

信息化是一個全新的工作機遇，各單位要抓住這個機遇，對檔案管理工作進行調整與規劃，采用先進的信息技術和管理模式，推進各單位檔案管理工作的有效進行。總之，檔案管理工作是各單位管理系統的重要組成部分，只有把握住檔案對基層各單位發展的重要性，才能夠重視宣傳檔案管理工作的改革進步，為各單位的健康可持續發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]吳家云.關于信息環境下醫院檔案管理管理的思考[J].中國創新導報，2010（2）.

[2]湯珊紅.信息化環境下醫院檔案管理管理創新的對策[J].科技資訊，2010（1）.

[3]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012，11（2）：86-88.

作者簡介

白幸（1984-），女，陜西銅川，本科，畢業于浙江大學，助理館員，研究方向：檔案管理。