衛生監督檔案科學管理探析

張敏

摘 要：經濟與社會的快速發展，要求衛生監督系統必須提升自身業務水平，擔負起服務民生的重要使命。衛生監督檔案部門作為衛生監督系統重要的組成部分，必須正視制約檔案管理的瓶頸因素，采取科學的管理方法，服務好衛生監督工作。

關鍵詞：衛生監督檔案；管理；瓶頸

隨著我國經濟與社會的快速發展，人民群眾要求提高身心健康、改善醫療衛生條件的呼聲愈加高漲。在此情形下，衛生監督部門所擔負的責任更加重大。這就要求衛生監督部門勇于擔當，在日常工作中做好包括衛生監督檔案在內的管理工作，推動衛生監督檔案管理走向制度化、規范化和法制化，從而確保衛生監督工作質量的整體提升。

1 制約衛生監督檔案管理的因素

不可否認，現階段衛生監督檔案管理還未真正實現科學化，其制約因素表現為：

1、檔案管理意識不強 傳統的衛生監督檔案管理由于分工不明，不少單位未設定專門的檔案管理組織，檔案所發揮的作用和開發程度也不夠，領導層對檔案工作認識有偏差，忽略檔案工作人員知識提高和更新，檔案工作需要的規章制度也無從談起，依法保管、依法利用更是空中樓閣，嚴重影響檔案管理質量和效益的提高。

2、投入不足 需要強調的是，檔案的標準化、正規化建設與管理是一項需要長期投入的規程。信息化的快速發展對檔案管理工作提出了更高的要求，檔案工作信息化、網絡化是建立衛生監督檔案工作的必要手段和標志。但是，也要看到，不少衛生監督部門經濟實力還不十分雄厚，加上政府投入相對不足，對檔案管理的投入有一定困難，制約著衛生監督檔案工作的標準化和正規化建設。

3、管理人才缺失 應當看到，基層衛生機構中負責檔案館員多有由其他崗位工作人員兼任，這些同志工作雖也認認真真，但專業能力參差不齊，基本沒有接受過專業培訓，導致檔案的收集、歸納、整理連貫性不夠，甚至存在著嚴重的漏洞。檔案管理專業性極強，既需要專業技術教育，同時還需要對醫療衛生知識有所了解。

4、檔案類別界定不清 隨著衛生監督事業的進一步發展，檔案的內涵和外延都在發生深刻的變化，其管理更加科學化、規范化。但是，事實上，不少單位的檔案管理還沒有形成科學統一的管理制度和標準，只能根據自己的理解和實踐進行管理，許多應該納入管理的檔案并沒有納入管理，致使檔案管理存在諸多漏洞。

2 科學做好衛生監督檔案管理

針對上述問題，衛生監督部門要采取針對性措施，加強檔案的科學化、規范化管理。

1、建立健全管理機制 衛生監督部門檔案類別多樣，涉及黨政、人事、醫療等各種類型。衛生監督部門在構建檔案管理體制時要考慮經濟背景、自身狀況、檔案狀況等，對管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式重點考慮，處理好檔案管理“統”與“分”的關系，真正實現檔案管理的科學化與規范化；衛生監督部門要建立健全檔案管理制度，規范檔案管理行為，在遵守《檔案法》等有關法律、法規的基礎上，結合本單位檔案工作實際，制訂出適合自身實際的科學、完整、系統的檔案收集、整理、保管和利用等制度。

2、加大資金投入 衛生監督部門要加大對檔案管理的資金投入，引進現代化的檔案管理技術和設備，如檔案庫房的除濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這是檔案現代化管理的重要內容；要引進計算機管理，方便檔案的及時查找、閱讀，節省時間、人力、物力和財力，提高工作效率，減少檔案的有效空間，增加保密程度。

3、加強培訓 提升檔案專業人員的素質是提高檔案管理水平重要途徑，隨著衛生監督檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變，檔案領域需要具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才。衛生監督部門要適當增補檔案專業的高校優秀畢生生，提升檔案服務層次；提高現有檔案人員素質，把提高他們的業務水平放在突出位置，加大對他們的業務培訓力度，聘請專家講學，或派出人員參加培訓學習；鼓勵自學，把學習情況與人員晉升、聘任掛鉤，最大限度發揮檔案技術專業人員工作的積極性、主動性和創造性。

4、重視收集和開發 衛生監督檔案的收集是檔案科學管理的出發點，沒有收集就談不上利用。為此，檔案部門要建立完整、規范的檔案收集機制，明確檔案分類。重點做好以下材料收集和歸類：依法行政材料（包括衛生監督法規、標準、技術管理規范等），（預防性衛生監督材料：包括許可審批、復驗材料，新、改、擴項目審查材料等），（年度監督監測材料：包括監測記錄、監督監測總結、分析報告等），行政處罰材料（包括監督記錄、檢驗報告、會議記錄、處罰決定書、結案單、送達回執等），專題調查材料（包括調查設計、調查報告、統計匯總等），工作材料（包括年度及各項業務工作計劃、檢查記錄、總結，監督監測報表等）。衛生監督檔案管理的最終目的就是發揮它們的社會效用，服務于衛生監督事業和民生大計。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使檔案服務于衛生監督和民生；檔案部門要積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為讀者提供多層次、多方面、有實效的信息；加強檔案利用反饋信的管理，實現衛生監督檔案信息的橫向聯系，實現信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發揮其綜合效益

新的形勢下，衛生監督部門勇于擔當，在日常工作中做好包括衛生監督檔案在內的管理工作，推動衛生監督檔案管理走向制度化、規范化和法制化，從而確保衛生監督工作質量的整體提升。

參考文獻

[1] 張鳳娟.如何做好衛生監督檔案管理工作[J].蘭臺內外，2011（4）：38-39