機關檔案信息化的發展研究

摘 要：機關單位的信息化發展成為檔案資料管理的必然趨勢，在當代社會中我國機關檔案信息化發展的特點主要有機關單位檔案管理人員信息化處理技術單一，機關單位對檔案信息化的投入不夠。面對這種問題，我們采取的對策有，一是定期更新機關檔案管理人員的信息化知識和能力，二是以機關單位檔案信息化促進精神文明建設，據此從而更好地推動機關檔案信息化發展，提高機關單位管理檔案的效率和完善機關單位處理檔案的形式。

關鍵字：機關檔案；信息化；信息化能力；精神文明建設

機關檔案指由文字、圖片、表格、聲音、錄像等形式，將機關單位執行的相關政策、法律條文和相關文件將歸納整理從而形成的檔案資料。檔案工作分為前期的資料搜集和整理，中期的鑒定和保管，后期的編研和利用。在我國機關單位的檔案工作的主要內容在于：集中統一化管理、科學化管理、制度化管理、逐步實現檔案管理的現代化、為社會主義精神文明建設服務。隨著計算機網絡的普遍應用，以現代通信、網絡、數據庫技術、計算機技術為基礎的信息化，將各種數據匯總到數據庫，從而供人群生活、學習、提供做決策的輔助信息，信息化技術的普及提高了人們行動的效率，推動人類社會活動的進步。機關單位的信息化發展成為檔案資料管理的必然趨勢，在當代社會中我國機關檔案信息化發展的特點主要有機關單位檔案管理人員信息化處理技術單一，機關單位對檔案信息化的投入不夠，面對這種問題，我們采取的對策，一是定期更新機關檔案管理人員的信息化知識和能力，二是以機關單位檔案信息化促進精神文明建設，據此從而更好地推動機關檔案信息化發展，提高機關單位管理檔案的效率和完善機關單位處理檔案的形式。

1 機關單位檔案信息化發展的特點

1.1 機關單位檔案管理人員的信息處理技術單一

機關單位檔案管理人員信息處理技術單一主要受到兩個方面因素的影響。首先長期以來中國機關單位檔案管理人員的信息處理采用的方式較為單一，一般以搜集整理相關的文件為主，沒有形成整合檔案信息、歸納利用檔案信息的意識。隨著科學技術的發展，由于意識的局限性無法去接納最新的科學技術，從而盡快實現機關單位檔案信息化的管理模式。然后政府機關缺少對檔案管理人員的技術培訓，他們在工作中無法接觸到新的技術和信息化時代的相關知識，無法使用不斷更新的設備和技術。專業人員的缺乏是機關單位檔案管理信息化發展受到阻礙的重要原因，從我國在事業單位以及相關機構在檔案管理人員的招聘工作的相關要求中可以得知，我國從事檔案管理工作的人員以文科專業居多，文科專業一般重視對文字的判斷能力和文字語言能力，對信息化技術的要求較低。機關單位檔案管理人員信息化處理技術的落后是該工作性質和長期以來的工作理念所致，在時代的變化之中，提高機關單位工作管理人員的信息化意識和完善機關單位用人制度，是促使機關單位檔案管理人員信息化處理技術手段不斷豐富的主要途徑。

1.2 機關單位對檔案信息化的投入力度不夠

機關單位對檔案信息化工作的投入力度不夠主要表現方面有：第一、資金投入不夠，信息化的發展需要添置新的設備和儀器，同是需要給相關工作人員做相應的培訓，提高機器設備的利用率。第二、人力投入不足，機關單位檔案信息化工作的順利開展需要大量的人力成本，首先需要檔案信息的搜集者，其次搜集的資料需要采用先進的設備進行處理，然后將整理處理好的信息以網絡資源、電子資源的形式呈現，以便共享和檢索。第三、科研精力投入不足，機關單位的檔案信息化管理工作是對資料的搜集和處理過程，其中對檔案信息的研究是發揮檔案資料價值的關鍵所在，也是在信息化時代提高檔案資料的質量和利用效率的有效途徑，信息化時代，對加快機關單位檔案信息化發展除了技術方面的提高，最重要的是對檔案價值的挖掘，這樣信息化的發展才不會僅僅停留在形式階段。

2 促進機關單位檔案信息化的策略

2.1 定期更新機關單位檔案管理人員的信息化知識和能力

信息化發展的主要載體是計算機，實現它智能化工具的作用。對機關檔案進行信息化處理，需要相關的工作人員具備獲得信息的能力、整理信息的能力、整合信息的能力、傳播信息的能力、再生信息的技術和利用信息的能力。隨著科學技術的發展和計算機的不斷更新，機關單位檔案信息化管理的水平需要不斷提高。比如以提高機關單位人員信息整合能力為例，需要相關技術人員對其獲取信息能力和修補信息的能力以及整合歸納信息能力進行培訓。信息的獲得除了本機關單位在一個階段中展開的活動、召開的相關會議中涉及到的相關材料、圖片、視頻、文件、新聞報道的獲得，還包括在網絡資源上對相關同級別的機關單位在相關問題上展開的一系列活動，根據其他單位留存的相關資料，作為本單位的補充資料，從而增加政府機關學習的素材，提高政府機關辦事的能力。在信息化時代，政府機關人員對信息修復的能力也是十分必要的。由于很多機關單位保存的資料都是以紙質版的形式保存下來的，紙質版的資料容易受濕度、溫度和其他條件的影響，受到不同程度的破損，如此需要機關單位人員在管理檔案時具備一定的文件修復能力，才能實現舊的檔案資料的信息化。實現機關單位檔案管理信息化關鍵在于管理人員的檔案歸納整理能力，只有以科學合理的分類方式將檔案分類，這樣信息化方式才能更加便捷、快速地方便使用者查閱檔案文件，實現檔案本身的價值。

2.2 以機關單位檔案信息化促進精神文明建設

機關單位檔案信息化是一項有利于促進社會主義精神文明建設的系統化現代化工程，它可以涉及到民生領域，關乎百姓的切身利益，有力提高政府辦事效率，有助于實現服務型政府和法治型政府的建設。我國有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》和相關政府機關頒布的相關信息檔案公開條例，政府機關工作人員在根據相關法律條文的規定，對政府檔案進行保密級別分類，將不能公開的機關檔案作為一類，并采用紙質版、電子版等形式保存，且匯集到相關的網絡數據庫中，以便于有相關閱讀權限的機構進行查閱，提高政府的辦事效率。除此之外，將可以公開的機關檔案，采用信息科技手段，讓人民群眾知曉相關事件的實情和政府機關部門辦事流程、辦事效率和辦事效果。政府機關單位采用信息化形式對可以公開的檔案用電子化的設備在公共的展覽館、展覽廳等文化場所輪播給群總觀看，體現政府機關為人民服務的宗旨。在廣場、小區、公園等露天環境中，無法采用電子設備進行播放的地方，可以采用將錄制好的音頻文件，以播音的形式，讓群眾得以知曉，從而更好地起到監督政府機關的作用。機關單位檔案管理人員利用信息化手段對政府機關檔案的相關信息進行加工處理，前提是保持信息的真實性，增加表現形式的多樣性，以通俗易懂的形式讓群眾更容易理解。

機關單位檔案信息化發展研究是一個動態過程，隨著時代的發展，機關單位信息化發展將呈現出新的特點。機關單位檔案管理要實現信息化一方面需要機關單位的重視和投入，另一方面將這種信息化發展所帶來的成果用以促進精神文明建設。

參考文獻

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作者簡介

明東（1982-），男，漢族，湖北省丹江口市，大專，就職于湖北省十堰市武當山中國武當功夫團，檔案管理助理管員，主要從事辦公室檔案管理文書工作。