建筑工程檔案管理工作的重要性

黃燁丹

摘 要：在建筑工程建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不容小覷。當(dāng)工程施工出現(xiàn)什么問題時，如果缺乏了幫助尋找問題原因的材料，那么相關(guān)問題的解決速度及質(zhì)量將會受到極為不利的影響。文章主要是對工程檔案管理的重要性及科學(xué)管理措施進行了分析研究，以此幫助有效提升檔案管理質(zhì)量，確保整個工程建設(shè)的順利、高效進行。

關(guān)鍵詞：建筑；檔案管理；重要性

工程檔案即指：將工程作為主要單位，在其施工、管理中所出現(xiàn)的大量資料，如圖紙、圖表、文字說明等。檔案能夠充分且真實的反映出整個工程建設(shè)活動，為其科學(xué)管理、維護提供參考幫助。

1 建筑工程檔案管理的重要所在

1.1 建筑工程檔案管理的重要作用

現(xiàn)今社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展使得工程建設(shè)量大幅度增加，對于改善人居環(huán)境及生活質(zhì)量而言，其意義極為重大。在工程建設(shè)中，檔案管理是其中不容忽視的一項重要工作，對于整個工程的順利建設(shè)完工及優(yōu)化管理而言，意義非同一般。在工程建設(shè)中，會出現(xiàn)各類文件檔案，這些檔案資料記錄了整個工程建設(shè)中遭遇的各類問題及其施工的基本流程，對于工程完工后的維護管理而言能夠提供極大的參考幫助。加強對工程的檔案管理，能夠為完整保管工程文件資料、對工程實行系統(tǒng)化研究提供助力。

1.2 建筑工程檔案管理的重要意義

第一，為工程建設(shè)積累豐富經(jīng)驗。在城市工程建設(shè)中，工程檔案可謂其大量寶貴經(jīng)驗的一個集錦。因此對于城市建設(shè)技能保存及后續(xù)工程建設(shè)經(jīng)驗借鑒而言均具有極為重要的意義。

第二，城市管理及維護。建筑工程的檔案管理對于整個城市管理而言，是其中不可或缺的一個重要部分，對于城市建筑的科學(xué)管理及維護而言，均具有極為重要的意義。與此同時，在城市救災(zāi)、防災(zāi)及災(zāi)后重建工作中，工程檔案的完整保存也能夠為其提供參考幫助。

第三，建筑特點及物理特性記錄。工程檔案管理其實就是對建筑物自身的特點及物理特性的一個完整化記錄。此記錄對于游戲評估建筑物的使用壽命及安全使用期限而言，均具有極為重要的作用[1]。在評估工作中，可依照建筑工程檔案中所記錄的環(huán)境地基及物理參數(shù)值，來對整個建筑工程的安全性予以科學(xué)評定。以此幫助人們在一個安全使用期限中對建筑物進行科學(xué)使用，避免出現(xiàn)安全事故。

2 建筑工程檔案管理的科學(xué)措施

2.1 真正進入現(xiàn)場研究

建筑工程的檔案管理工作順利進行能夠為城市經(jīng)濟發(fā)展提供助力，且可幫助進一步推動整個社會的良好發(fā)展，將其多元化功能完全發(fā)揮出來。建筑檔案管理與國計民生之間存在著直接性的關(guān)聯(lián)。對于一個國家而言，建筑檔案資料能夠充分真實的反映出整個城市的發(fā)展。因此，在城市規(guī)劃及建設(shè)工作中，需注意將現(xiàn)有的建筑檔案信息作為參考幫助。

2.2 加強工程檔案信息化建設(shè)，實行科學(xué)管理

現(xiàn)今的社會發(fā)展中，數(shù)字化、信息化趨勢越發(fā)突顯，數(shù)字化檔案館的建設(shè)也被加入日程，將紙質(zhì)的檔案文件信息轉(zhuǎn)化為信息化檔案，并實現(xiàn)完善其數(shù)字化的建設(shè)工作。進一步實現(xiàn)檔案的數(shù)字信息化、在線接收及管理。工程檔案館可以在自己所見網(wǎng)站之上進行展覽會的舉辦，并將檔案目錄完全開放，并將政府所頒布的文件公布。另外，在工程檔案的信息化建設(shè)中，需注意積極開展檔案的檢索、閱覽服務(wù)，并積極接收群眾所提交的檔案查閱預(yù)約申請單，加強自身與用戶之間的交流，盡可能的滿足檔案運用者的基本需求。

2.3 工程竣工備案及檔案管理之間有機結(jié)合

在工程建設(shè)中，其最后一道工序便是工程的竣工驗收備案。與此同時，竣工驗收備案也是各行政主管部門開展工程管理工作的主要依據(jù)。工程備案及檔案管理工作的根本性質(zhì)及目的其實是較為相似的，因此將此兩者有機結(jié)合起來，委托各級城建檔案管理機構(gòu)進行工程檔案的管理，對于全面加強工程管理體制完善，檔案收集、整理以及積極建立起一個長期完善化的監(jiān)督體系而言極為重要。

2.4 積極提升檔案管理者的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)

在工程檔案管理工作中，相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)會對整個管理工作質(zhì)量、效率產(chǎn)生極大的影響。提升管理人員的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)能夠促使其良好履行基本職責(zé)，提升綜合素質(zhì)水準(zhǔn)。在檔案管理人員的日常工作中，需注意加強對其的技能培訓(xùn)，促使其充分認識、了解到檔案管理的重要性以及較為常見的一些檔案類型、保存價值。從而使得管理人員能夠做到具有豐富的理論知識及實踐經(jīng)驗，進一步提升其服務(wù)水準(zhǔn)，在日常的工作中采取科學(xué)的管理方式，為檔案管理工作提供優(yōu)良服務(wù)。與此同時，檔案管理工作者也需注意在日常的生活、工作中積極更新思想觀念，做到運勢俱進，將被動位置轉(zhuǎn)為主動化。與此同時，將法規(guī)規(guī)范內(nèi)容全面理解掌握，并將其運用于管理工作中，提升管理水準(zhǔn)[2]。

2.5 提升建筑工程檔案管理質(zhì)量

在對建筑工程檔案進行分類處理時，可將分項工程——分部工程——單位工程作為基礎(chǔ)的操作順序。如在常見的房建工程中，在其施工中主要接觸到工序有地基、主體、外墻及水電安裝施工。因此，在針對此類工程的檔案管理工作中，可采用將時間順序作為分類依據(jù)的管理方式。以此幫助在整個房建工程竣工后，可以對各部分的施工質(zhì)量進行驗收。在工程正式竣工之前，可將初步分類整理完的工程檔案依照連貫的原則組合，并將其交至項目部門。在工程檔案的整理中，需注意積極建立好一個專屬的目錄臺賬，確保檔案材料的全面完整化，且能夠真實直接的反映出工程的施工進度，為后期查閱提供助力。另外，還可運用前文所提到的信息化管理方式，在數(shù)據(jù)庫的首頁將檔案資料更新狀況上傳，確保相關(guān)管理人員能夠利用計算機隨時隨地的對項目工程的施工進度、材料放置等狀況有一個全面的掌握。如此一來，便能夠在提升工程檔案管理效率的同時，將管理工作中所耗費的人力、物力盡可能地合理縮減，進一步幫助減少工作人員的日常工作壓力。在檔案管理工作中，宗卷、目錄、備考表的建立極為重要。在全宗卷的建立中，對檔案盒內(nèi)具有手工版的資料記錄有硬性規(guī)定要求。與此同時，還要求在計算機內(nèi)也能夠搜索到電子版的檔案。檔案庫與數(shù)據(jù)庫的資料內(nèi)容需保持一致性。另外，在施工影像資料的收集工作中，也需注意加強對歸檔工作的重視。如在施工中所屏蔽的驗收電子版、照片及性能檢測照片等[3]。

3 結(jié)語

在工程建設(shè)中，需注意加強對檔案管理工作的重視，促使其作用價值盡可能的得到最大化的發(fā)揮。因為，檔案管理工作的順利、高效進行能夠為城市化建設(shè)、發(fā)展提供極大的助力，積極創(chuàng)建好一個優(yōu)良的社會環(huán)境。因此，積極探究出檔案管理工作的促進、加強策略極為必要。此項工作的順利完成所需要的并非單人之力，而是許多人所組成的團隊的力量，且是一個耗時較長的工作，需要工作人員具有充分的耐心、花費大量時間，積極采用一個堅持的態(tài)度，才能夠確保獲取到較好的效果。檔案管理工作質(zhì)量、效率的提升能夠為建筑工程質(zhì)量的提升提供助力，進一步推動整個社會的良好發(fā)展。

參考文獻

[1]黃勝軍.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].建材與裝飾，2012，（17）：191.

[2]李約漢，張彬，季凱等.關(guān)于加強建筑工程檔案管理的措施探究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2014，（26）：464.

[3]吳靜.建筑工程中檔案管理工作的重要性分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2014，（35）：983.