基于文件生命周期理論電子文件對檔案工作的影響及對策研究

張楚輝

摘 要：隨著信息爆炸時代的到來，人們對信息的需求與日俱增，電子文件以其獨特的優(yōu)勢逐漸取代紙質(zhì)文件。本文基于文件生命周期理論研究電子文件對檔案工作的影響，并提出切實可行的對策，可為信息技術(shù)時代檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：文件生命周期理論；電子文件；檔案工作

二十世紀(jì)，在文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下，美國檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理論。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境當(dāng)中產(chǎn)生的，以數(shù)碼形式儲存在磁帶、磁盤、光盤等載體上的，通過計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理的文件。文件生命周期理論作為電子文件管理全過程的理論基礎(chǔ)，既可以保證電子文件的真是可靠，又可以實現(xiàn)電子文件的歸檔完整，還能夠滿足電子文件安全利用的需要。

1 文件生命周期理論概述

1.1 文件生命周期理論的基本內(nèi)容

二十世紀(jì)，美國檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理論。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件——檔案”運動過程以及運動規(guī)律和客觀描述，是實現(xiàn)文件管理的高效化，指導(dǎo)檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內(nèi)容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統(tǒng)運動過程；二是根據(jù)文件價值形態(tài)的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態(tài)，與文件的服務(wù)對象、保管場地和文件管理形式之間存在內(nèi)在的密切聯(lián)系。

1.2 文件生命周期理論的重要意義

文件生命周期理論是在文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下產(chǎn)生的，文件生命周期理論的形成標(biāo)志著現(xiàn)代檔案學(xué)的發(fā)展成熟。當(dāng)代發(fā)達(dá)國家的檔案學(xué)者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現(xiàn)代檔案學(xué)的基本理論之一，檔案人員在進(jìn)行現(xiàn)行文件管理的具體工作當(dāng)中以文件生命周期理論作為重要依據(jù)，其重要意義主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是準(zhǔn)確、完整的解釋了文件運動的整體性和內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性；二是體現(xiàn)了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。

1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導(dǎo)價值

文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎(chǔ)，通過對電子文件進(jìn)行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導(dǎo)價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現(xiàn)電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 對檔案歸檔工作的影響

電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進(jìn)行編寫和修改的，保存之后便可實現(xiàn)共享，消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機(jī)上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進(jìn)行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統(tǒng)。

2.2 對檔案分類的影響

電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導(dǎo)下，新時期電子文件在形式、特征和內(nèi)容上都發(fā)生了巨大的變化，電子文件通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。

2.3 對檔案價值鑒定的影響

根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內(nèi)容、鑒定標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生了變化，分析范圍也擴(kuò)大到了電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數(shù)據(jù)也必須不斷進(jìn)行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關(guān)法律法規(guī)，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。

2.4 對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)的研究對象決定了檔案學(xué)理論的研究內(nèi)容，以往的檔案學(xué)理論研究對象為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質(zhì)文件，檔案學(xué)理論的研究對象發(fā)生了變化，以往的檔案學(xué)理論和研究模式也將隨之發(fā)生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應(yīng)與時俱進(jìn)，以文件生命周期理論作為依據(jù)，不斷進(jìn)行調(diào)整、補充和完善。

3 文件生命周期理論指導(dǎo)下檔案工作應(yīng)采取的對策

3.1 做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

電子文件的迅速發(fā)展為歸檔的技術(shù)處理工作帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領(lǐng)域，以文件生命周期理論作為指導(dǎo)，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環(huán)節(jié)。檔案工作者要通過技術(shù)處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護(hù)手段，維持電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件檔案的真實可靠。

3.2 解決好電子文件的保存問題

由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質(zhì)如果保存不當(dāng)也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護(hù)層當(dāng)中，并進(jìn)行定期復(fù)制，以防發(fā)生信息損毀。

3.3 實行檔案管理立體化發(fā)展戰(zhàn)略

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中呈現(xiàn)直線狀態(tài)，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數(shù)量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又新增了檔案信息載體的內(nèi)容，形成了三維式管理結(jié)構(gòu)，這種立體化的發(fā)展戰(zhàn)略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。

3.4 提高檔案工作人員能力素質(zhì)

檔案工作人員作為檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其能力和素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量和效率。因此，檔案工作者必須要適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和新時期檔案事業(yè)的變化趨勢，增強(qiáng)自身的知識儲備，主動學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國家和發(fā)達(dá)地區(qū)在檔案工作方面的先進(jìn)經(jīng)驗及優(yōu)秀做法。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著計算機(jī)的發(fā)展以及應(yīng)用的普及，電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。而電子文件的發(fā)展又對檔案工作產(chǎn)生一系列影響，針對這一問題，本文基于文件生命周期理論進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的對策。

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