淺析如何做好檔案服務

肖偉玲

摘 要：“服務是檔案工作的生命線”，提供服務的過程就是聯系群眾的過程。如今，醫院檔案服務工作與職工個人、群眾生活越發的接軌，使越來越多的個人利用者進入醫院檔案室，并成為檔案利用的主體，其對檔案的利用與機關、組織等對檔案的利用不相上下，因此，只有做好檔案信息的開發利用工作，創新檔案服務功能，才能實現新時期檔案工作的轉型和發展，才能滿足人民群眾日益增長的信息需求，真正使檔案成為社會的公共財富，達到信息資源共享的目的。

關鍵詞：檔案；服務

1 提高檔案工作者自身業務的熟悉程度

檔案工作為利用者服務，就是為人民服務，如今檔案室的檔案都已輸入電腦，只有提供名稱才好在電腦中檢索，如果查閱者提供不出名稱，檔案保管者又不熟悉檔案，那就無法根據查閱者提供的大概范圍和線索去找檔案。可見，現在有了電腦，并不等于工作效率自然會提高，只有“電腦加人腦”，才能更好地開展檔案利用和對外服務。如何才能做到熟悉檔案呢？首先，檔案部門要鼓勵和引導檔案人員專研本職工作業務，在評職稱時應該評他能對檔案的熟悉程度和服務水平的高低；評論文，要評他們為辨認檔案真偽、作者、產生時間等問題而寫的論文，不要去評與檔案業務無關的論文。這是一個“指揮棒”，如果指偏了，就會妨礙檔案工作者對自身業務的專研。檔案工作者除了要下功夫熟悉自己保管的檔案外，還應當花時間多看與檔案有關的黨史、國史書籍，以便了解檔案產生的背景和檔案的價值，這也是提高對檔案熟悉程度的重要途徑。

2 提高檔案工作者的自身素質

檔案工作者是檔案工作的主體，也是工作中最基本、最重要的因素，是聯系檔案實體與檔案利用者的橋梁和紐帶。因此，檔案工作者的業務水平、工作能力、文化素質、創新意識、敬業精神等都會直接影響檔案管理的整體水平，最終決定著提供檔案信息服務的質量。檔案工作要提高、要創新，離不開人，這就需要不斷提高檔案工作人員的理論知識水平和實際工作能力，通過檔案人員自身素質的提高來推動檔案管理水平不斷進步。檔案管理隊伍的綜合素質，應做到知識化、年輕化、專業化，使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，與時俱進，開拓創新。一是抓基礎，應明確一名分管檔案工作的領導，并按規定配備檔案管理人員，且必須是中共黨員、中專（高中）以上文化程度，保證檔案管理人員的素質。二是抓培訓，通過舉辦和參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，更新觀念、更新知識，提高檔案管理人員的業務水平。三是抓思想，應鼓勵檔案人員不斷學習檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質，增強原則性。

3 領導重視

檔案工作是各組織各單位工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各組織各單位的重要職責。檔案提現了現代文明與歷史文明一脈相承，是承上啟下、繼往開來，功在當代，惠及后世的千秋大業。各組織各單位的領導都要站在對歷史負責、為現實服務、替未來著想的高度，加強對檔案工作的領導，關心和支持檔案事業發展，專門聽取檔案工作情況匯報，專題研究和解決檔案工作中的困難和問題，尤其加大人力、物力和經費保障的力度，共同為檔案事業的發展繁榮營造更加良好的環境。檔案部門和檔案工作者要深入貫徹習近平總書記“讓歷史說話，用史實發言”的重要指示，主動作為、扎實工作，主動向黨委，上級部門匯報工作、反映情況，主動爭取領導的重視和支持。

4 堅持制度化規范化

檔案工作規范到位是做好檔案管理工作的基礎。維護檔案的完整、準確與安全，是人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，由于檔案涉及范圍廣，它直接關系到每個人的切身利益，因此，對檔案管理的基礎工作，一定要加以規范。應堅持做到“四化”。一是收集歸檔程序化，建立健全檔案材料的管理制度，對重要保密材料，應及時收集、移交存檔；二是鑒別整理規范化，嚴格按照規定，認真細致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除；三是設施建設標準化，按照檔案管理設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、電腦和設備，使人事檔案管理實現現代化；四是管理工作制度化，自覺執行檔案管理的各項制度，保證管理工作的井然有序。

參考文獻

[1]趙淑英.如何做好檔案利用與服務赤峰學院學報（自然科學版） 第28卷 第2期上，2013

[2]張新穎.做好人事檔案代理管理服務應具備三要素.中國檔案報，2016