芻議提高檔案管理科學化水平的措施

摘 要：檔案管理是一項資源和信息的整合工作，檔案館的檔案管理工作在館內(nèi)有著非常重要的地位，同樣也是一種不可或缺的信息資源。在新的形勢下，采取何種辦法去提高檔案管理的科學化水平已經(jīng)成為了人們關注的焦點，本文主要立足于檔案管理工作的實際，分析了現(xiàn)階段檔案工作存在的問題，以及對如何加強檔案管理工作提出了幾點建議。

關鍵字：檔案管理；科學化；建議

1 引言

檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。隨著社會信息化的建設和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。如何在信息化的背景下，去提高檔案管理的科學化水平成為了人們關注的焦點。

2 檔案科學化管理的重要性

檔案是每個部門工作的重要載體，這些檔案是其開展活動和變更、建立資料的記錄載體，是企事業(yè)單位、高校以及任何組織的重要依據(jù)和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實反映和記錄組織的工作情況、資金情況等等，可以為國家和社會提供了有價值的服務信息。隨著信息技術不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作制度和工作效率在信息化社會下也得到了充分實現(xiàn)。檔案管理工作通過科學化的管理會加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。

3 現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

3.1 缺乏復合型的人才

人是信息的使用者和傳播者，所以檔案管理員在科學化管理中有著非常重要的作用。國外學者Norris就曾指出過，員工在信息技術方面缺乏良好的培訓，就不能將技術運用到他們的工作中去，就會阻礙工作的進程。除此之外，一項新的技術的產(chǎn)生需要一定的資金支持，主要包括硬件設施和人員的培訓。所以，要想加強檔案館科學化管理就必須有充足的資金和設備要求。如果一個檔案館有大量的資金去搭建一個信息管理系統(tǒng)，對信息操作人員進行培訓，必定會提升工作的效率。我國電子信息技術的發(fā)展速度跟不上其他發(fā)達國家的節(jié)奏，最主要的原因就是缺乏專業(yè)化的人才，缺乏與電子信息技術相關的人員，同樣這種理念也可以運用到檔案館管理上面，檔案信息化建設不足的原因也是如此，部分館員從業(yè)人員只能解決自己能力范圍之內(nèi)的事情，創(chuàng)新力度不足。復合型人才很少，也正是這方面的人才缺失阻礙了檔案館信息化的發(fā)展。

3.2 缺乏建設資金

加強對檔案的科學化管理是一項重大的工程，需要大量的資金支持，主要包括設備的維護、人員的工資、系統(tǒng)的采購等。在資金緊張的情況下，小型檔案館的發(fā)展就顯得力不從心，它們在信息化建設方面投入的資金比較少，嚴重的阻礙了檔案館推行科學化管理的進程。

3.3 安全性能低

在檔案館的經(jīng)營過程中，信息會在部門與部門之間、部門與外界之間進行傳遞，如果這些信息被盜，將會給檔案館帶來不可估量的損失。所以檔案館在信息傳遞過程中，一定要重視信息的安全性，尤其是信息的完整性，要積極采取信息安全保護措施，避免不必要的麻煩。但是在實際生活中，我國關于信息的安全保護技術還不夠成熟，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)信息泄露、黑客攻擊、信息篡改等現(xiàn)象。

3.4 檔案管理人員工作積極性不高

在現(xiàn)有階段，檔案管理工作得不到重視，加之檔案管理工作相比其他部門不容易出成績，沒有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、盡職盡責來獲得晉升好比就是一種奢望。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務重、復雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。

3.5 檔案管理制度不健全

目前大多數(shù)的檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

4 提高檔案管理科學化水平的策略

4.1 建立科學合理的檔案管理體系

檔案館的工作信息量大、還有大量的數(shù)據(jù)等等，工作比較繁瑣，所以必須要建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規(guī)范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據(jù)可查。

4.2 加強檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

現(xiàn)在檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務，缺乏相應的專業(yè)知識，因此，加強檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對檔案員要定期培訓，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認識，并進行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高服務質(zhì)量。

4.3 實施績效考核，促進檔案發(fā)展

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領導層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化。

4.4 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識

檔案管理部門或機構(gòu)的領導要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現(xiàn)檔案信息化的逐漸過渡。充分認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清檔案發(fā)展的大方向，提供工作責任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。除此之外，還要增加資金和技術的投資力度，提供設備和人員的支持，使信息化工作穩(wěn)定的開展下去，而且還要建立相應的軟件設施以及檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類管理，保證檔案室除塵、防水、干燥等。加強信息的收集和處理能力，為組織的發(fā)展奠定一定的基礎。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對于任何組織來說都是一項非常重要的工作，它的順利開展有利于推動工作的進行，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化的意識、檔案員的素質(zhì)，并建立科學合理的檔案管理體系，實施績效考核都是提升檔案管理科學化水平的有效手段。

參考文獻

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作者簡介

王倩（1989-），山東省淄博市，淄博環(huán)球市政工程質(zhì)量監(jiān)督檢測中心。