信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

摘 要：當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展促使科技新技術(shù)逐漸應(yīng)用到了諸多領(lǐng)域，而信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用給人們的工作和生活都帶來了翻天覆地的變化。然而在信息社會(huì)的新形勢下辦公室文書檔案管理工作該如何實(shí)現(xiàn)改革和創(chuàng)新、該如何調(diào)整和改變才可以保證文書檔案的安全和有效管理。針對(duì)這些問題，我們以信息化社會(huì)為背景，深入地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行剖析。

關(guān)鍵字：辦公室文書檔案管理工作；信息社會(huì)；改革與創(chuàng)新

1 引言

在信息社會(huì)下，人們生活的各個(gè)方面都被改變著。為了讓我們更好地適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)也要讓檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變遷。辦公室文書檔案管理工作正接受著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。辦公室文書檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，通過現(xiàn)代化管理方法提升檔案管理質(zhì)量，有效推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作在信息社會(huì)的大背景下的改革與創(chuàng)新。

2 辦公室文書檔案管理工作的必要性

辦公室文書檔案是每個(gè)部門單位工作的重要載體，這些檔案是其開展活動(dòng)和變更、建立資料的記錄載體，是單位的重要依據(jù)和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實(shí)反映和記錄單位的工作情況、資金情況等等，不管是為國家還是社會(huì)都提供了有價(jià)值的服務(wù)信息。 但是，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作制度和工作效率在信息化社會(huì)下也得到了充分實(shí)現(xiàn)。辦公室文書檔案管理工作通過信息技術(shù)的合理使用會(huì)加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進(jìn)度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。同時(shí) ，一方面使用數(shù)字化系統(tǒng)在線瀏覽可以為信息化技術(shù)的使用提供便利，每個(gè)單位的分支機(jī)構(gòu)之間的信息可以互相交流。另外一方面，使用百度網(wǎng)盤、網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)可以提高文書檔案保存的安全功能，還可以達(dá)到信息下載、分享功能的傳遞，為文書檔案管理工作提供了良好的基礎(chǔ)，也提高了文書檔案的使用率。

3 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

隨著單位工作量增多，文書檔案的數(shù)量也不斷增多。隨之而來就顯現(xiàn)出了一些原本看不見的不足和問題，影響了單位發(fā)展。所以，我們要認(rèn)真克服辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題和困境，讓這些檔案得到有效管理。

3.1 檔案管理人員認(rèn)知水平低

檔案管理人員認(rèn)知水平低。信息技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中需要管理人員有較高的綜合素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平能力。但由于這些管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，他們的水平能力和操作能力都是參差不齊，而檔案管理工作的智能化和科學(xué)化又很高，因此在檔案管理中會(huì)容易產(chǎn)生問題。

3.2 重視程度不足

文書檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，但單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有重視，檔案本身的價(jià)值也沒有得到充分發(fā)揮。檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行、資金的投入都非常滯后，時(shí)不時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息不匹配等現(xiàn)象。所以，辦公室文書檔案管理制度需要進(jìn)行調(diào)整和完善，讓其充分發(fā)揮出其價(jià)值，確保文書檔案管理工作順利開展。

3.3 缺乏整理規(guī)劃

電子存檔系統(tǒng)是信息化檔案管理中的重要組成部分，它雖然可以對(duì)檔案管理起到系統(tǒng)化和規(guī)范化的作用，但整體規(guī)劃性較弱，缺失協(xié)調(diào)運(yùn)作模式，以致于無法信息化地自動(dòng)生成各部門的管理歸檔工作，這是對(duì)管理工作形成了阻礙，需要積極對(duì)文書檔案進(jìn)行整體規(guī)劃協(xié)調(diào)。

4 創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作的措施

4.1 構(gòu)建科學(xué)信息管理平臺(tái)

辦公室文書檔案管理要規(guī)范，要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。將檔案分為四種形式：一般、秘密、機(jī)密、絕密。建檔管理工作要依據(jù)文件機(jī)密等級(jí)進(jìn)行展開，歸檔順序分別是收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。在單位中有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機(jī)密的等級(jí)；當(dāng)文件起草和建檔時(shí)，必須遵守制定的規(guī)章制度，以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類和歸檔。

4.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

辦公室檔案管理的工作人員首先需要具備很強(qiáng)的保密意識(shí)，才可以提高歸檔、建檔的管理水平。檔案管理人員不僅僅要對(duì)自身進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，還要知道自己的職業(yè)所在，與此同時(shí)，在掌握檔案管理的方法的基礎(chǔ)上遵循保密制度，及時(shí)銷毀不易泄露和無價(jià)值的文件。為了能夠讓檔案管理工作的規(guī)范性得到提升就必須要提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

4.3 完善檔案管理制度

辦公室檔案管理的相關(guān)管理工作人員要完善和規(guī)范檔案管理制度。要不定時(shí)提醒辦公室檔案管理人員在工作時(shí)間一定要遵守規(guī)章制度，還要提高管理人員工作效率。第一，責(zé)任分工到人，不同的文件內(nèi)容分給相對(duì)應(yīng)的管理人員，確保不會(huì)出現(xiàn)混亂。第二，保密文件要與其他文件區(qū)分開，不能讓黑客入侵到保密文件。第三，做好對(duì)辦公室文書檔案的防護(hù)措施，要加強(qiáng)安全性能，避免檔案泄露等情況出現(xiàn)，管理人員可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻等安全軟件。

5 結(jié)語

現(xiàn)如今，辦公室文書檔案管理工作對(duì)于各部門、各單位都有著舉足輕重的作用。文書檔案管理工作每個(gè)人都需要重視起來，要把檔案工作的發(fā)展當(dāng)成一份事業(yè)認(rèn)真完成，要把信息技術(shù)運(yùn)用到管理工作中，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的科學(xué)系統(tǒng)性、快速便捷性、安全可靠性，這對(duì)國家、社會(huì)、單位的發(fā)展以及檔案的價(jià)值體現(xiàn)都有著重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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[2]聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.

作者簡介

王精莉（1981-），女，重慶墊江，本科，畢業(yè)于四川大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。