如何有效提升檔案資源的利用效率

謝家祝

摘 要：檔案資源的開發利用屬于檔案管理工作中的重要內容，而檔案利用水平是評價檔案管理工作的重要標準。檔案利用效率一般來說即是檔案材料和庫存的檔案、檔案有效價值、開發利用單位勞動量和利用服務單位勞動時間的比例。檔案利用效率在很大程度上會受到社會經濟的影響，同時也反作用于社會經濟發展，具有十分明顯的時代特征。本文結合筆者實際工作研究，探討了如何有效促進檔案資源利用效率提升的策略。

關鍵詞：檔案資源；利用效率；提升策略

檔案管理工作以及檔案材料的價值怎樣真正的凸顯，將其有效的轉化為現實價值屬于檔案管理工作一直追求的目標。檔案現實價值的開發即檔案有效利用主要是借助于檔案管理工作或檔案服務來達到的，對檔案價值的評價從某種程度上而言也取決于對檔案材料管理利用的評價。

1 制約檔案資源利用效率提升的因素

第一，法律法規不健全。因為現階段國內對于檔案管理和開發利用相關的政策法規不是非常全面，例如說《政府信息公開條例》中要求，政府信息作為現行文件能夠開放，而在進行歸檔之后必須受到檔案保存期限的制約，當前國內檔案保密期最長可達30年，這就在很大程度上阻礙了檔案材料的有效利用。

第二，檔案管理部門重視不足。過去的檔案管理偏向于管而忽略利用，開放利用范圍較小，導致檔案管理部門沒有認識到檔案利用的重要性。其一是宣傳不到位導致相關人員開發利用意識不足，其二是因為社會公眾對檔案工作了解太少，造成檔案部門不受關注。

第三，社會公眾沒有樹立檔案意識。廣大人民群眾對檔案工作的了解程度和檔案利用效率之間屬于正比關系，現階段很多時候人們在需要利用檔案材料時也不能第一時間想到，一提到檔案管理，大部分都和保密工作聯系到一起。甚至連很多專家學者需要進行學術研究時也僅僅是到圖書館查閱資料，很少去檔案館。

第四，檔案管理人員專業能力有待提升。部分檔案管理工作人員認為自己工作不受重視，工作中安于現狀，存在懈怠心理。目前一部分檔案管理人員自己不主動學習吸取新的業務技術，對計算機操作不熟悉，無法應用現代化的方式開展工作。

2 新時期對檔案資源利用的新要求

一方面，檔案資源的利用應當堅持與時俱進的原則，堅持以科學發展觀為指引，努力開拓創新。十八大報告中要求我們必須堅持科學發展觀，即是一切工作必須要彰顯出時代性，充分把握時代發展脈搏，具有創造性思維。檔案資源的開發利用必須要堅持與時俱進，就應當善于打破常規，用于開拓創新，對社會經濟發展的新情況和新問題進行深入細致的分析，對人民群眾的工作生活的變化進行充分調研。從而更準確的評估這些變化對檔案資源利用工作帶來的影響，逐漸總結積累經驗，研究出新時期檔案工作的有效策略，永葆檔案管理工作的生機與活力[1]。

另一方面，檔案資源的開發利用應當堅持落實三個代表的要求，進一步促進自身服務質量的提升。堅持黨的先進行屬于落實三個代表重要思想的核心要求，始終代表中國先進生產力的發展要求，代表中國先進文化的前進方向，代表中國最廣大人民的根本利益，是黨先進性的根本標志和要求。因此，檔案資料利用工作也應當真正提高到新的水平，要成為促進生產力發展的重要助推力量，成為服務廣大人民群眾的精神文化，為社會經濟的建設發展作出積極貢獻。

3 提升檔案資源利用效率的對策

3.1 更新觀念

要盡快轉變過去的陳舊思想理念，主動樹立戰略轉移意識，從思想認識到工作實踐，從過去重視保存到重視檔案資源開發的轉移，真正做好重利用的工作。主動樹立開拓性服務意思，真正正確的處理好檔案資源利用和保密之間的關系。主動樹立服務意識，真正避免存在過去那種“閉門等客”的問題，通過有效措施向社會宣傳檔案工作，讓社會公眾能夠了解熟悉檔案工作，變“死”資料為“活”材料，變歷史作用為現實作用。主動樹立全面服務理念，消除過去那種有多少檔案提供多少服務，要結合社會經濟的發展形勢以及對檔案工作的實際要求，不斷提升利用效率[2]。

3.2 創新機制

結合新時期的實際需求，轉變過去的檔案管理工作方式，改善工作作風，構建全面完善的檔案開發利用制度，對于促進檔案資源利用效率的提升具有非常重要的作用。比如說可以實施全天無假日服務制度，滿足廣大檔案使用者的利用需求；采取跟蹤服務制度，結合實際需要提供更加全面性的服務，承擔更多的服務項目，帶來全程化的檔案服務；可積極組織進行教育培訓、業務交流以及參觀學習活動，開展檔案知識、檔案業務和專題教育活動，提高廣大社會公眾對于檔案事業的了解，拉近社會公眾與檔案之間的距離，充分發揮出檔案材料的育人功能；貫徹落實各項政策規定，確保檔案資源利用工作能夠有法可依。

3.3 創造條件

第一，創造良好的檔案利用環境。良好的環境可以吸引更多的檔案使用者，寬敞清潔的檔案利用場地可以容納更多的檔案需求者，充分發揮出檔案資源的價值；文化標志性檔案建筑能夠凸顯出檔案的文化價值。第二，積極應用創新的服務方式，促進檔案資源利用效率的提升，借助于各種現代化技術手段，推動檔案資源管理利用的信息化建設進程，實施計算機操作檢索檔案，借助于互聯網來進行檔案信息的傳遞，讓使用者能夠通過網絡方便的獲得所需要的檔案信息。第四，建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，提升檔案管理工作人員的綜合素質能力和工作水平，發揮出其主觀能動性，這是促進檔案利用效率提升的有效策略。

3.4 重視編研

檔案編研屬于檔案管理利用工作中的重要內容，屬于現代化檔案管理的重要一環，是從被動服務轉化為主動服務的具體實踐，同時也是進一步挖掘檔案材料利用價值的科學載體。在新時期下，我們應當主動樹立現代化的工作理念，轉移檔案管理利用工作重心，積極挖掘檔案情報，利用檔案信息，開發出一大批具有較強指導性和實用性的檔案編研成果。要根據新時期的工作需要，結合庫藏檔案資源情況，有步驟有計劃的提出編研課題，為三個文明建設服務。應當結合本地區和本單位的具體情況，凸顯編研特色，提升編研效率，增強研究精神，掌握重要技能，努力促進檔案編研工作質量的提升，力求多出精品[3]。

3.5 加大投入

進一步促進檔案工作的信息化現代化建設。近年來檔案管理工作服務范圍逐漸拓展，各種檔案材料越來越多，類型也更加多元化。在新時期下如果依舊采取過去的傳統管理利用方式，比如會阻礙檔案事業的發展，也難以確保檔案材料的完整性。所以為更好的提供檔案利用服務，必須要加大對檔案信息化建設的資金投入，完善軟硬件設施，讓各種檔案材料都可以實現電子化數字化，建立計算機信息管理系統以及相匹配的操作軟件。

4 結語

總而言之，隨著近年來人民群眾檔案意識的不斷提升，檔案資源利用已經逐漸從過去的封閉轉變為開放性工作，檔案資源面向全社會提供服務，從而更好的滿足人們進行科研、學術、工作等活動的需求，促進檔案工作的多元化發展。在新時期下我們必須要進一步深入挖掘檔案資源，主動為社會經濟發展服務，讓檔案資源的潛在價值得以充分的發揮，另外還應當調動所有可調動的檔案信息資源，進一步拓展檔案資源的利用范圍和開發利用內容，推動檔案管理工作的信息化建設，真正保障檔案事業的健康發展。

參考文獻

[1]侯英，曹湘博，陳霞.整合利用信息化檔案資源提高醫院管理效率[J].中國科技信息，2014，（07）：254-257.

[2]王英.提高檔案利用水平服務當地經濟發展——淺談國土資源檔案館如何發揮檔案綜合利用效率[J].辦公室業務，2013，（15）：39-40.

[3]吳加琪.基于DEA的我國國家綜合檔案館檔案資源開發利用效率評價[J].圖書情報工作網刊，2012，（03）：69-74.