“互聯網+”時代，對推進檔案信息電子化的思考

在企業科學發展，安全發展的進程中，檔案在記錄企業發展歷史、傳承企業優秀文化，解決歷史遺留問題中，有獨特的價值和作用。由此可見，檔案工作已越來越深入地滲透到企業發展方方面面，是企業基礎性、服務性的工作，所以可以說檔案既是企業發展演變的歷史見證，也是各項工作發展的重要憑證和依據，還是企業共有的財富。重視檔案工作中形成、積累、歸檔等基礎性工作，想方設法提高借閱、利用的科學性和便捷性，使其在企業生產經營與管理中發揮更大作用，不僅是檔案工作者，也是企業整體發展中必須重視且破解的難題。

近年來，隨著我國經濟結構的調整和科技的發展，信息化建設出現了迅猛發展的良好勢頭?！盎ヂ摼W+”很快成了人們熱議的話題，很多行業、很多能人都在琢磨那個“+”號后面的內容。所謂“互聯網+”是指“互聯網+各個傳統行業”。大力發展“互聯網+”，是滿足工作需求的一種方式，也是新常態下企業經濟轉型升級的一個重要方向。各行各業，各個崗位紛紛試水，檔案工作者在信息化建設中同樣看中了互聯網這個大平臺。因為企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案信息資源，真實記錄了企業誕生、發展的歷史過程。這些檔案資料對于企業發展具有十分重要意義。那么，能不能把傳統的屬于文書工作的檔案管理納入信息時代“互聯網+檔案”，破解這個難題，我認為需要從以下三方面思考。

1 “互聯網+”時代，必須樹立檔案信息電子化理念

1、什么是檔案信息電子化。

所謂檔案信息電子化，就是以紙質或機讀形式的館藏檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

2、檔案信息電子化是現代企業發展催生的產物

現代企業辦公自動化、無紙化的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，才能為企業提供更為完善便捷的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

2 “互聯網+”時代，必須充分認識檔案信息電子化必要性

1、檔案信息電子化可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前大多數企業檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、檔案信息電子化可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息查詢工作模式是：選題—選材—查詢—記錄，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜尋利用有效信息。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息給檔案工作者造成大量重復勞動，浪費了企業大量人力物力。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。在企業發展中，檔案工作的網絡化、科學化可以發揮超前決策參謀的作用。

3 “互聯網+”時代，必須在檔案信息電子化的進程中有新作為

1、要“敢”?！案摇本褪怯赂?、果敢，敢為人先，敢于嘗試，有點開拓精神，富于進取創新。要勇于克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習慣，尤其要摒棄“互聯網+”與檔案無關的觀念，事實上，互聯網時代一切都與網絡息息相關。我們要積極接受新事物，努力適應新情況，切實形成新思維，把“互聯網+檔案”當作檔案工作“新常態”的重要內容，要有當回“創客”過把癮的思想，圍繞“互聯網+檔案”，去思考、去籌劃、去實踐。如果我們“搭”不上“互聯網”這個平臺，那就要錯過一次信息時代自身發展的絕佳機遇。

2、要“能”?！澳堋本褪悄茏?、能成，有能力，有東西?！澳堋睆娬{更多的是“資質”。這個“資質”，一是能搭上。“互聯網+”決不是一點門檻沒有、誰想搭就能搭的，就拿檔案來說，沒有數字化的檔案是不可能搭上“互聯網+”這個平臺的，何況檔案還需要鑒定、解密。單就檔案信息化建設來說，距離“互聯網+”的差距就相當大。二是得存“貨”多。“互聯網+”其實就是信息大平臺，如果沒有海量的信息，怎么讓網民去搜索瀏覽呢？所以，要想實現“互聯網+檔案”的目標，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”?？梢姡訌姍n案資源建設多么重要。三是要根據企業特點，搞好指導、咨詢和培訓，并為企業制定檔案信息電子化相關業務規范和技術標準，循序漸進，引向規范。

3、要“會”。“會”就是有手段、講方法，“會”的中心是搞好服務。別以為“互聯網+”是神龍見首不見尾，大家誰也看不見誰就可以不講究服務質量，甚至搞點歪門邪道。事實上，在這里更講究服務至上?；ヂ摼W的“用戶思維”必須到位，這與市場法則是非常契合的，仍然遵從“用戶至上”與“顧客就是上帝”的法則，只是在互聯網這個平臺上，市場法則更加透明、更加有序、用戶眼更尖而已，不遵從市場必然被淘汰。具體到我們檔案服務，面對“互聯網+”這個“風口”，紙質檔案下的服務模式顯然已經不適應，怎么開發諸如微博、微信、QQ等多種網絡背景下的服務形式傳遞檔案信息，最大限度、最快速、便捷地服務企業，做到科學便捷，這才是我們努力的方向。

從“互聯網+”看檔案，我們看到的是機遇，更看到的是差距，是新常態“風口”下需要更多付出的一條艱辛之路！

作者簡介

溫耀萍（1975-），山西省長治市武鄉縣，天脊煤化工集團股份有限公司環保能源管理部。