淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：科技的發展日新月異，隨著國家的進步，人們的生活水平顯著提高，計算機技術也被熟練地應用在社會的各行各業，不斷提高人們的工作效率。文書檔案管理作為人類社會必不可少的傳統行業，必須緊跟時代的步伐不斷更新完善，才會滿足日益增長的社會需求，被社會淘汰。過去的文書檔案管理模式已經出現了很多問題，只有找出這些問題，分析這些問題產生的原因，從而制定解決措施，利用現代化信息技術解決這些問題是很多企業面臨的難題和挑戰。

關鍵詞：文書檔案管理；信息技術；解決方案

文書檔案管理在人類社會的發展中占據著舉足輕重的地位，人類文明的進步與科技的創新都離不開文書檔案管理。隨著信息技術的日益成熟，人類的進步已經成功的從工業化時代過渡到信息化時代，為了讓文書檔案管理能夠在人們生活和工作的領域發揮更重要的作用，當今企業必須正視文書檔案管理的發展，分析文書檔案管理的現實狀況，找到其中存在的問題，將現代化技術充分的應用在文書檔案管理中，尋求解決這些問題的方法，使得文書檔案管理能夠順應時代的發展，迅速的重新融入人類的社會生活中。

1 文書檔案管理的發展現狀

1.1 信息系統的運用

發展至今，我國文書檔案管理已經學會利用計算機技術和信息技術，實現飛速的發展，大多數文書檔案管理機構采用文書檔案管理系統，通過數據庫的建立以及信息系統的完善，將文書檔案信息進行排序，并將對應的數據錄入系統中，實現文書檔案的數字化，方便用戶對文書檔案的管理，可以快速的完成對于文書檔案數據的自動存取，大大縮短傳遞周期，儲存時間也更長，受到了越來越多用戶的喜愛。

1.2 文書檔案信息數量多

數字化的文書檔案信息使得用戶更方便的實現管理，但是隨著時間的推移和人類社會的飛快進步，文書檔案的數量在呈現指數增長，這種激增的速度給文書檔案管理者帶來了不小的壓力，過去的人工管理制度已經被信息化的文書檔案管理所取代，新興的數字文書檔案管理模式可以幫助部分企業減輕這方面的壓力，實現高效的傳輸、索引與存儲。

1.3 使用人數上升

信息技術的合理應用，滿足了越來越多用戶的需求，超高的服務也吸引了更多的用戶，但是這給文書檔案管理系統的服務器帶來了了很大的問題。由于信息化文書檔案管理系統的同時在線人數太多，容易導致服務器的供應量嚴重不足，產生中停的狀況。如果用戶在接受服務時發生了這種情況，會大幅度降低用戶的體驗，更甚者會喪失用戶，損壞企業的名益，降低企業的收益，帶來嚴重的后果。

1.4 硬件設施設備的建設提高

目前大多數文書檔案管理機構已經充分認識到信息化建設中硬件設施設備的重要性，已經開始增加硬件設施設備的錢財投入，構建一個快速的、完備的互聯網絡體系、功能和承受力強大的服務器、海量的存儲系統和信息共享平臺，不斷開闊設施設備的范圍，穩固硬件設施設備的基礎配置，也有部分企業購買了質量較好的資源數據庫，利用信息共享平臺，實現文書檔案管理理念的創新，方便用戶的使用。

2 文書檔案管理的存在的問題和解決措施

2.1 管理意識的改變

文書檔案管理的最終目標畢竟是為了給用戶提供優良的服務，輔助經濟的運轉，促進社會的進步，它的本質還是服務，可是文書檔案管理并沒有意識到服務理念的轉變已經滲透到文書檔案管理中，仍然采用原來的管理模式，再加上有些文書檔案機構的工作人員整體素質較低，機構內部缺乏競爭激勵模式，尚未建立完善的獎懲機制，使得文書檔案管理員對于文書檔案的管理更加不盡人意。因此對于重要崗位的文書檔案管理員要進行入職培訓，所有的工作人員都要熟練掌握文書檔案信息和硬件設施的使用，方便用戶檢索，能夠快速獲取自己需要的信息，為廣大的師生提供更加可靠的服務，從根本上轉變他們的文書檔案管理觀念，鼓勵他們在空閑時間多讀書，幫助他們構建合理的知識框架，鼓勵他們參加文書檔案機構內部舉辦的宣講會或者講座，開闊他們的眼界，為提供優質的文書檔案服務打下基礎。

2.2 不斷擴展數據庫

數據庫在現在信息技術快速發展的年代非常重要，它起到了大量儲存信息資源的作用，大多數企業已經學會運用數據庫完成文書檔案信息的快速存儲、讀取與收集，并且實現數據的共享、傳遞與安全性，但是大多數企業沒有意識到服務的難點在于用戶的需求時刻變化，很多用戶對自己的真正需求甚至不了解，他們對于數據庫的功能要求也越來越高，這時文書檔案管理系統的研發人員只有不斷開發文書檔案管理系統，擴展數據庫容量和兼容性，提高文書檔案資源的利用率，提高資源的讀取速度，減少資源的浪費，更加注重數據資源的分類與整理，增加數據庫的功能，同時提高數據庫開發人員的專業素質，引進更多的專業人才，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫，才能更好的實現文書檔案管理。

2.3 提高文書檔案信息系統的資源更新速度

隨著信息技術的快速進步，原本的紙質文書檔案的作用已經不再那么明顯，取而代之的是電子信息的運用，很多用戶都滿足于電子信息不隨時間地點就可以任意獲取的隨意感。從這一方面可以看出紙質文書檔案不再受到用戶的追捧，利用率隨之降低，用戶獲取信息的渠道變得多樣化，為了順應時代的進步，和用戶的偏愛，這就迫使許多文書檔案管理機構在原有的管理制度的基礎上進行改革，建立文書檔案的信息共享平臺，實現文書檔案資源數字化的同時即使更新這些電子信息。因為如果更新速度跟不上用戶的要求，就算購買了一些數據庫，如果這些數據庫不能及時更新，導致用戶在使用的過程中難以體驗一個有內涵、有框架、有邏輯、突出個性化的服務環境，大大降低了用戶的體驗度，耽誤了用戶的時間，進一步導致資源浪費。

2.4 提高文書檔案信息的保密性

文書檔案管理的數字化使得人們很多重要的信息轉變成易于傳輸的電子數據，相比較原來的信息傳輸方式，電子數據很容易被破解與泄露，這就給文書檔案管理的安全造成了嚴重的挑戰，為解決文書檔案的安全問題，首先要從系統的安全協議做起，開發者可以給文書檔案管理系統制定一系列安全協議，安裝一些安全檢測裝置，阻止其他一些非法黑客的侵入，并對于系統信息的下載平臺進行監督檢測，從根本上制止安全侵入，排除一切有可能的危機。

3 結語

文書檔案管理在人類的進步中扮演著重要角色，必須不斷面對社會給予的壓力，跟上時代的腳步實現質的突破，才能在日益進步的社會中滿足人們的多樣化需求，為人類的進步做出最大的貢獻。在信息化時代下，國家政府機構以及其他單位應該重視文書檔案管理的變革，充分利用電子信息技術，加大投資力度，建立完善的信息管理系統，提高檔案管理人員的專業技能，從而發揮最大的價值。

參考文獻

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作者簡介

唐建南（1968-），廣東，東莞市婦幼保健院。