科研機構檔案管理的特點及強化措施

孫偉

摘 要：科研機構作為科技力量的聚焦地，其具有強大的科學研究和科技開發能力，科研檔案作為科研機構的寶貴財富，能夠為科研事業的發展提供重要的借鑒和參考。但一直以來科研機構對于檔案的管理都存在著重管輕用的思想，這對科研檔案價值的發揮帶來了負面影響。文中從科研機構檔案的特點入手，分析了科研機構檔案管理工作中存在的問題，并進一步對加強科研檔案管理的措施進行了闡述。

關鍵詞：科研機構；科技檔案；特點；問題；措施

科研機構檔案種類較多，其中科技檔案是國家的寶貴財富，能夠為科技發展和生產進步提供重要的資源。科研機構的檔案工作是科研機構建設與管理不可缺少的重要環節，因此需要做好科研機構檔案管理工作，掌握檔案的特點，并抓住檔案管理工作的重點，從而實現對檔案資源的有效積累和管理，為科研機構檔案事業的健康、持續發展奠定良好的基礎。

1 科研機構檔案特點

科研機構檔案包括文書檔案、實物檔案、聲像檔案及科技檔案等較多種，其中文書檔案數量較大，利用率相對較高。但對于科研發展來講，科技檔案應該是科研機構檔案的主體，其是科研工作人員在長期工作實踐和研究過程中的形成 的成果的重要記載，將科研機構主體業務的發展都涵蓋其中，蘊含著大量的科研信息。其是科學活動開展的重要參考和依據，通過對科技檔案進行有效利用，可以促進科研事業的快速發展，因此需要加強對科技檔案的管理，努力提高科技檔案的利用率，確保科技檔案價值的實現。

2 科研機構檔案工作中存在的問題

2.1 對檔案工作存在認識誤區

科研單位主要業務以各類基礎性研究、新技術研究及新技術推廣應用為主，因此科研單位檔案主要以科技檔案為主。在日常工作中，科研領域具有較強的專業化特點，這也使部分科研單位不設置專門的檔案管理部門。相較于科研工作，檔案管理工作不會直接創造經濟效益，這也使其在科研單位中受到的重視度不夠。因此在部分科研單位檔案管理工作一般都是由相關的非業務科室來完成，。這就導致檔案管理人員專業性不強，對檔案工作的重要性認識不足，對工作缺乏責任心。再加之科室人員頻繁調動，這也使一些兼職業務人員也不具有固定性，這對檔案管理工作質量帶來了嚴重的影響。

2.2 科技檔案歸檔文件資料不完整

作為檔案工作中的關鍵環節，檔案收集工作直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項工作。通常一個科研項目從前期調研、立項到最后的項目驗收、成果鑒定，需要一年甚至幾年的時間。科技檔案應注重日常收集，時間跨度較大導致文件資料收集不及時，保管不善，易丟失。由于科技檔案管理與科技項目管理相互脫節，負責項目檔案管理的人員大多僅對關鍵性技術材料保管較好，而對于科研中期的試驗數據等材料的收集重視程度不夠，而這些材料對于今后的科研工作具有極大的參考價值。另外，由于缺乏對科研內容的深入認識，項目檔案管理的人員在收集資料時容易出現“數量多、質量低”的情況，收集的資料名義上都有，但缺少重要原始記錄和關鍵技術的核心內容，甚至不屬歸檔范圍的資料也放進科技檔案中，造成以后檔案參考、查閱的不便。

2.3 檔案管理手段落后

隨著無紙化辦公的普及，當前科研單位也進行了檔案信息化建設。但計算機在檔案工作聽應用僅限于檔案文件的檢索和查閱，并沒有充分發揮出檔案信息化重要作用。再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對計算機操作技能掌握不熟練，這也影響了科研單位檔案管理的水平。

2.4 檔案開發程度較低

一直以來科研機構都缺乏對檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機構沿革、大事記等編研成果。對主體檔案的分析和開發明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現出了明顯的滯后和欠缺。

3 加強科研機構檔案管理工作的措施

3.1 加強宣傳，提高認識

為了能夠更好的提高科研單位檔案管理水平，則需要領導層在對檔案工作有一個深入的了解，認識到檔案工作的重要性，從而真正對檔案管理工作給予充分的重視，這樣科研人員和檔案管理人員也能夠以積極、認真的態度對待檔案工作。單位也能夠為檔案管理人員提供更多的培訓和再教育機會，努力提高檔案管理人員的專業技能，提高檔案工作的效率，在完成檔案收集和保管工作的同時，能夠進一步加強對檔案資源的開發利用，從而深入挖掘出科研機構室藏檔案中有價值和有亮點的內容，更好的服務于科研工作。

3.2 做好歸檔資料的收集整理工作

在科研項目工作開展的初始階段，就要落實該項目的具體檔案管理專員，對項目實行從始至終的跟蹤，負責項目開展過程中的所有文件材料收集管理。科研活動中有些形成周期短、時效性強的文件材料，要隨時收集，以免出現因拖延造成的資料缺失，影響檔案收集質量。而項目進行過程中，部分形成周期較長的文件材料，應按照項目進行的節點劃定收集的時間段，從而保證文件材料的完整性。

3.3 注重檔案編研

編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是提供檔案利用服務的一項基礎性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計劃地開展一些信息材料的編研。首先，根據部門的檔案利用需求開展檔案編研。了解各部門對檔案信息的需求動向和發展趨勢，掌握他們需求的重點，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。第三，加強對科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規律和信息，為科研部門提供資料支撐。

3.4 轉變服務理念，變被動服務為主動服務

檔案工作者要強化服務意識，把檔案工作的重點從保管轉移到主動提供服務利用上來。應隨時關注科學研究發展的動態，全方位了解一個項目（課題）研究的全過程，以及該課題在實施發展過程中需借鑒的文獻信息和相關資料。要主動出擊、服務上門，實現檔案信息的有效利用。

3.5 加強檔案信息化建設

科研機構需要加快推進檔案信息化建設步伐。為檔案信息化配備齊全的硬件設施和軟件，加快實現檔案信息的數字化處理。特別是要加快實現科技檔案內容電子化，并設計開發出更科學合理的檢索工具，確保檢索目標的準確度，使檔案需求人員能夠迅速檢索到自己的所需要的檔案信息，加快實現檔案信息的共享。

4 結束語

對于科研機構來講，檔案資源作為其重要的財富，因此需要重視檔案管理工作，在日常檔案管理工作中要對檔案所隱藏的價值給予充分重視，深入挖掘檔案的價值，加快推進檔案資源的開發利用，使檔案資源能夠更好的服務于科研工作。

參考文獻

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