機關文秘人員素質與文書檔案管理

摘 要：機關文秘的工作人員不但要負責對機關的日常的文書工作，而且還需要對于工作中的文書檔案進行管理，而這些檔案記錄著機關內部的很多重要事情，文秘人員的素質與這些文書檔案有著直接的聯系，因此必須保證機關中文秘人員的高素質、較好的業務能力以及高漲的工作熱情，從而保證他們能夠盡職盡責的完善檔案工作，保證檔案的完整性以及質量。本文主要對文秘人員的基本要求以及如何提升文秘人員的素質做了闡述分析。

關鍵詞：機關文秘人員；素質提升；文書檔案管理

1 機關文秘職責

機關文秘在機關中是領導的主要助手，其主要的工作就是記錄以及抄寫，同時還需要進行文稿的起草工作。其中，記錄既包括對于領導的口述內容的記錄，也包括對于來訪者接待的記錄，還有對于會議以及電話的內容的記錄等。抄寫，指的是對于自己比較潦草或者是對在起草的文檔中存在多次修改的內容、具有勾畫的內容進行進一步的謄寫，從而便于進一步的進行修改。文秘的這些謄寫工作能極大的減少領導的工作時間，因此這是文秘人員的主要負責內容之一。同時，起草文稿的工作也是他們的主要負責內容。在文稿的起草階段，其內容是領導和文秘一起及西寧的，有的時候是領導動手但是文秘幫助謄寫的，有時候是領導進行口述然后文秘進行記錄并且對其進行加工整理；有時領導只會口述一部分的內容要點，然后文秘根據這些內容去手機相關的資料，對觀點進行進一步的研究。有時領導只會進行題目的擬定，剩余的內容需要文秘進行負責。在這個過程中，文秘不但可以向領導提出自己的建議，而且能夠把自己的想法加到上面去。

2 文秘工作要求

2.1 政治責任感

在機關單位工作的文秘首先必須要有高度的政治責任感以及事業心。文秘工作在各個單位都有，不僅僅在機關單位內部。而在機關單位中文秘往往跟隨在機關團體的中樞部門附近，成為其整體的事業中關鍵的一部分。雖然其職權不是很大，但是其重要的作用是無可替代的，直接的關系到國家與黨的政策方針，直接的影響到領導作出決策。因此，文秘的工作人員必須有著高度的政治責任感，能夠著眼于黨的工作，從黨的根本利益出發進行工作。在工作的過程中不斷地增強事業心，能夠高度的負責，在實踐中樂于奉獻，在集體中不在乎個人利益，具有為人民服務的高尚思想，在做好本職工作的同時力求做到領導滿意、機關滿意以及得到基層人民群眾的認可。

2.2 較高業務素質

文秘人員在機關內部由于直接對領導的決定產生影響，所以應該具有較高的業務素質，應該在掌握國家的基本方針的基礎上，熟悉國家指定的對于公文的處理方式以及相關的細則，需要能夠了解上級的思想并且掌握他們的精神要旨。并且，文秘需要對本行業的公司以及自己的業務有著熟練地掌握，其工作的內容與本行業以及本單位的業務有著密不可分的關系，因此文秘需要擴寬知識面，對本行業的業務性質以及涉及的范圍等都有著大致的認識，從而在工作的過程中能夠更好地分析工作，提高業務能力。同時，文秘由于其工作性質的要求，必須要能夠有一定的文字閱讀以及表達的能力，這樣才能夠做好公文的起草工作以及更好的做好公文的收發工作。文秘人員對于語法修辭知識的學習也是很重要的，這能夠提升他們的公文處理并且能夠更好地撰寫公文。

2.3 高尚職業道德

文秘的工作范圍十分廣，與外界有著較多的聯系，需要與周圍各方面的人進行交流與溝通，而這些都需要他們有著良好的職業道德。因此，文秘人員必須要待人誠懇，對周圍的同志、領導等都以誠相待，時刻的注意自己的言談，能夠誠懇的待人，對人尊重不拉幫結派，要堅持自我，敢于承擔責任。在遇到問題的時候能夠及時的解決或者在不清楚領導的意圖的時候要及時的請示，不能敷衍過去不懂裝懂。并且要有著嚴格的組織紀律，要能夠保守黨的機密，不能輕易地泄露信息。

3 文秘素質提高

隨著經濟的發展和社會的進步，對于文秘工作的要求越來越高，他們對于文件的管理作用也發揮著越來越大的作用，同時文秘人員的隊伍以及工作也得到了進一步的發展，因此對于文秘的素質的提高顯得至關重要。因此，首先在選擇的時候應該選擇那些基本素質較好的人員擔任文秘的工作。這些工作人員可以通過競爭的方式上崗，除了對于他們本身的業務素質的考核還應該考核他們的本身思想素質，保證他們有著正確的思想道德素質，而且專業對口是必須的條件。并且，對于在職的文秘人員需要進行定期的培訓，使得他們在培訓的過程中能夠提升自身的知識、業務能力，通過培訓的過程能夠更好地認清自我，從而彌補自身的不足更好地在工作中發揮自己的作用。同時，應該倡導在職的文秘人員進行在職考試，通過參加各種專業性的考試來提升自己的實力，在提高學歷的同時提高自己的業務能力，更好的在工作中發揮作用貢獻自己的力量。除此之外，機關內部應該對文秘工作以及學習的條件進行相應的改善，通過給他們配置電腦、訂購相關的《中國檔案》的書籍報刊，來使得文秘能夠獲得與本職工作相關聯的前沿信息，知識等，在開闊眼界的同時提升自身的業務素質。機關部門還可以通過一定的組織，定期的對文秘進行工作上的考核，對于合格的人員可以發送相應的專業性的崗位證書，并且對他們發送獎金等行為來肯定他們的工作，這樣在對其進行肯定鼓舞了他們同時還對其他人進行了一定的激勵性作用，有助于提升文秘人員的工作熱情，更好的投身在工作中。

4 結論

文秘人員的素質能夠直接的影響機關內部的檔案工作的各個環節，因此必須要著重于提升他們的綜合素質，并且將其作為一項主要的任務去進行。本文中首先介紹了文秘工作的主要職責，然后在此基礎上介紹了在機關內部工作的文秘應該具備的一些素質，最后對于如何提升機關文秘的素質提出了一些相應的建議，希望能夠起到一定的參考價值。只有文秘有著較高的業務素質以及思想素質，才能夠更好的促進機關工作的進行，為黨和國家工作的發展提供更好的服務。

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作者簡介

康思雨（1994-），女，漢，湖南冷水江人，本科，主要從事辦公文秘工作。