淺談公路路政管理文書規(guī)范化管理

葛德鋒

【摘要】路政管理文書檔案是公路管理檔案的重要組成部分，在公路管理工作中起著非常重要的作用。加強(qiáng)路政管理文書檔案規(guī)范化管理要從基礎(chǔ)抓起，重視硬件，夯實(shí)軟件，有針對(duì)性，突出人員素質(zhì)培養(yǎng)是關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】路政文書；特點(diǎn)；優(yōu)化基礎(chǔ)

一、公路路政管理文書的的特點(diǎn)

公路路政管理文書（以下簡稱路政文書）是公路管理機(jī)構(gòu)依法對(duì)公路實(shí)施行政管理、維護(hù)路權(quán)、保護(hù)路產(chǎn)，確保公路安全、暢通、完好的重要載體和資料匯總，是公路管理機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)的歷史見證和有效憑據(jù)，對(duì)各個(gè)等級(jí)公路的管理和發(fā)展有重要的作用。路政文書檔案管理有四大特點(diǎn)。其一是實(shí)踐性。路政文書產(chǎn)生在路政管理一線，每一處路產(chǎn)、每一次巡查、每一件路政事案都有記載。其二規(guī)范性。路政文書是執(zhí)法文書。特點(diǎn)是公文的格式化、程序化。比如處理“在公路上亂堆亂”，就要填寫“勘驗(yàn)筆錄”等5種文書。其三是服務(wù)性，路政文書檔案主要是為公路管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策提供參考資料，如“危橋危涵調(diào)查表”，“危險(xiǎn)地段告知書”等，對(duì)當(dāng)?shù)刂贫ń?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)，都有很大意義。其四是公開性。路政文書基本不涉密。事案處理和行政許可都可以查閱。

二、路政文書管理工作存在的問題

1.收集分類不規(guī)范

路政文書檔案是路政管理人員辛勤工作的成果，真實(shí)記載了公路管理的工作進(jìn)程、執(zhí)法水平。搞好文書材料收集是確保檔案材料齊全完整的基礎(chǔ)。路政文書主要是通過“自我整理”的方式進(jìn)行原始材料積累，主觀能動(dòng)性強(qiáng)。但個(gè)別公路管理機(jī)構(gòu)不重視文書檔案的分類工作，或者沒有采取合理的分類方法。例如，檔案分類有按照“事件”和“時(shí)間”“人物”等進(jìn)行不同分類，路政涉及路產(chǎn)、執(zhí)法、規(guī)劃等，這就需要公路管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身實(shí)際科學(xué)分類立卷。筆者所在的單位2008年以前均按照“時(shí)間”進(jìn)行分類，雖然簡單，但出現(xiàn)“同一事件割裂”，查閱起來就脫節(jié)困難。2009年在檔案局的指導(dǎo)下按照“路產(chǎn)以路”“執(zhí)法以事”“規(guī)劃以年”的分類方式進(jìn)行分類，較好的解決了問題。

2.硬件建設(shè)不到位

有的公路機(jī)構(gòu)由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，資料多處存放，送交不規(guī)范，文書處理沒有章法，甚至發(fā)生一起路政事案“違法通知書”和“處理決定書”在不同執(zhí)法人員手中，沒有及時(shí)歸類裝訂。大部分基層公路管理機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)、行政、黨務(wù)文書堆放在一起，雜亂無章，“八防”配套不齊，檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，資料裝訂不規(guī)范、查找困難，極易丟失。

3.路政文書管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高

個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)重視巡查、執(zhí)法、安保工程建設(shè)，他認(rèn)為這些都是實(shí)的、看得見的，而文書是虛的，看不到成績，主觀上沒有對(duì)文書檔案管理工作給予足夠的重視，造成個(gè)別單位對(duì)文書檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入低，設(shè)備設(shè)施陳舊，信息化程度低，嚴(yán)重影響了路政文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。個(gè)別文書檔案管理人員未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，感覺工作很一般，無成就感，缺乏檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律知識(shí)，導(dǎo)致在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責(zé)任心，不愿學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力跟不上，檔案立卷歸檔混亂，致使文書檔案管理工作較為滯后。

4.路政文書檔案管理制度不夠完善

公路機(jī)構(gòu)在長期運(yùn)行過程中形成了一套完善的路政管理制度，但個(gè)別公路機(jī)構(gòu)路政檔案管理制度不健全，未明確文書檔案管理部門、人員工作職責(zé)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及流程，缺少考核措施。有的制度掛在墻上，但落實(shí)不夠。這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于公路機(jī)構(gòu)的日常管理和運(yùn)行。

三、加強(qiáng)路政文書檔案規(guī)范化管理的措施

1.優(yōu)化文書檔案的基礎(chǔ)工作

因路政文書檔案牽涉規(guī)劃、技術(shù)、執(zhí)法、統(tǒng)計(jì)、超限運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)部門，所以必須落實(shí)好各部門的責(zé)任，提高相關(guān)科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對(duì)檔案的收集和整理。路政文書檔案管理工作主要是提供技術(shù)咨詢和資料查詢，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在公路管理中的廣泛應(yīng)用，路政文書檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分利用科學(xué)技術(shù)對(duì)路政文書檔案進(jìn)行管理，方便查詢資料。檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，因此，路政文書檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使路政文書檔案為公路改（擴(kuò)）建、交通戰(zhàn)備、生命工程防護(hù)、交通流量監(jiān)測、危橋危涵評(píng)估等建設(shè)科研工作服務(wù)。讓檔案信息資源在提高公路交通質(zhì)量中發(fā)揮重要作用。

2.提高文書檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

路政文書檔案管理是公路管理的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作。公路管理機(jī)構(gòu)要通過院校培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座、案例分析、定期考核等形式提高路政人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法制觀念，提供機(jī)會(huì)讓他們外出學(xué)習(xí)和進(jìn)修，也可邀請(qǐng)檔案館專職管理人員現(xiàn)場指導(dǎo)，了解檔案管理的最新進(jìn)展，掌握新理論、新技能；引導(dǎo)他們積極自學(xué)，拓展知識(shí)面；其二要提高路政文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造效益，比如有條件的可建立路政管理網(wǎng)上平臺(tái)，試行網(wǎng)上許可，方便群眾辦事。發(fā)布公路信息，社會(huì)效益非常明顯?？傊б嬖矫黠@、作用越大，社會(huì)的認(rèn)可度才高，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持才會(huì)更大，路政文書檔案管理的規(guī)范化步伐才更快、更扎實(shí)。

3.建立完善的文書檔案管理制度

公路管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的有序、高效開展必須以完善的規(guī)章制度作為保障。這些制度要以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合公路管理實(shí)際，對(duì)文書檔案材料的類別、范圍、立卷、歸檔、查閱、移交、保管、安全防護(hù)等進(jìn)行明確規(guī)定，正確界定范圍、劃分管理期限，使路政文書檔案可以準(zhǔn)確反映公路管理情況，保管方便、管理規(guī)范、利用有效，在檔案和交通運(yùn)輸發(fā)展之間架起橋梁，充分發(fā)揮路政檔案社會(huì)效益。制度的落實(shí)情況應(yīng)納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核。

結(jié)語

路政文書檔案是公路事業(yè)發(fā)展的見證，路政執(zhí)法工作的真實(shí)記錄，是地方社會(huì)事務(wù)和行政管理的重要資料，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，是公路管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)和任務(wù)。實(shí)踐證明，增加投入是前提、加強(qiáng)基礎(chǔ)是核心、落實(shí)制度是關(guān)鍵，優(yōu)化基礎(chǔ)，推進(jìn)路政文書管理人才隊(duì)伍建設(shè)，各方合力，規(guī)范化才能逐步實(shí)現(xiàn)。