淺談高校教學檔案改革方向

呼俊迪

隨著各個高校對教學工作水平和教學改革的重視，與不斷進步的社會信息化相比，高校教學檔案管理工作的重要性就進一步凸顯，很多高校對教務檔案管理工作重視程度也增加，根據對當前大學教務檔案管理現狀重要性的分析，指出目前大學檔案管理工作的現狀及存在問題，最后得出了改進的措施，促使教學管理工作更好的為教學服務。

高校的發展和教育改革的推進，離不開學校的教學檔案，提高教學檔案的可用性和有用性對學校教學發展非常重要。作為新時期的教學檔案工作人員，在當前教學改革和教育事業飛速發展的時期，必須要主動的學習先進的管理理念，改進教學方法，提高管理工作的服務水平，使教學檔案最大限度的為教學工作服務。近些年隨著高校的擴張，各種教學活動飛速增加、專業種類和學生數量不斷增加，對教學提出了更高的要求，各種教學活動的增多，導致教學檔案的管理工作難度大大增加。

1 高校教學檔案管理情況

（1）在大多數學校，教學秘書充當了院系（部）的檔案管理第一執行人，教學科是部門與教務處之間的紐帶，通過教學科鏈接上下級的溝通，這對教學檔案的歸檔起了保障作用。其次，建立三級管理體制，根據各個大學的實際情況落實教學檔案管理責任制，按照大學、教務處和各部門的三級管理機制對各自的檔案管理工作進行劃分。大學的檔案室主要負責宏觀教學檔案，包括規章制度、各課程的建設、不同專業的設置、歷年招生和學籍情況、畢業生登記表、各專業教材、教育教學等相關的上級文件和匯總性的資料等。各院系（部）負責保存和歸檔與本部門相關的教學檔案，如本部門的教學計劃、課程安排、學生考試試卷、教師教案、畢業設計、學籍等數量大的材料，這樣便于各部門隨時查詢，對教學檔案室減輕了負擔。教務處對教學檔案的保存范圍較籠統，對宏觀和微觀的材料都要做到查有證，如教師教學日常情況由院系（部）記錄，但教務處會起到監督和管理的作用，對異常的教學情況進行記錄；對學籍發生異動的學生檔案進行保存。其次，大學各部門根據自己的教學管理范圍和工作內容制定相應的教學檔案工作責任制度。按照教務處的要求，讓相關教學管理人員明確自己的工作職責，在規定時間內把相關的教學檔案歸類，集中編目，及時的送到檔案室進行匯總和保存。管理工作責任制有利于將教學檔案管理工作落到個人、責任到人，為教學檔案歸類工作提供了更好的制度保障。

（2）教學檔案管理信息化程度低。隨著社會現代化和網絡信息化的普及，對教學管理工作要求越來越高。但目前大學的教學管理工作還處于手工歸檔、記錄操作，很多資料由于都是一手資料電子化難度大，導致查詢利用困難、效率不高。

2 目前高校教學檔案管理工作的發展方向

（1）學習現代化的檔案整理知識，提高自身的專業水平，在提高專業水平的同時要注重計算機網絡技能的培訓，掌握先進的教學檔案管理方法進一步提高工作質量。

（2）提高監管力度。根據教務處和學校監督部門對教學檔案管理的查看，指出存在的問題，根據實際情況提出有針對性的建議，進一步加強教學檔案管理工作的水平。樹立優秀典型，組織各教學檔案工作人員進行參觀學習，介紹經驗相互交流存進，共同把教學檔案工作做好。

（3）當前大學都堅持以教學和科研為中心，同時也要面臨各種各樣的階段性工作，如通過教學評估加強教學檔案管理工作的現代化和信息化。當前社會信息化迅速發展，各行各業正在不斷完善信息化，借力發展自身，促使全社會進入“信息時代”。因此教學檔案管理的現代化和規范化對目前高校檔案管理工作提出新的要求，這就要求我們應該采取更多的措施去完善管理制度和工作方法。首先，做好管理，加強歸檔意識。在教學工作中全校教職員工一方面認識到教學檔案的價值，另一方面學校領導也深刻認識到教學檔案在高校教育發展中的重要性。第一，必須明確學校主管領導為教務檔案管理工作的一級責任人，其他各相關部門及二級院系的負責人為二級負責人；各職能部門的主任和各院系部的教學科室是一級執行人，各教研室和科室是二級執行人，將當前的教學檔案管理納入各部門的目標責任管理，促進管理責任落到實處。第二，各部門的領導應該從學校的教學檔案在本校教學工作中體現出來的重要作用角度，向廣大師生做提高重視的思想工作，使他們認識到教務檔案工作重要性，促使師生們重視教務檔案，進一步支持教學檔案的整理和歸類工作，從而由上到下的達到全員對教學檔案歸檔工作非常重視，有利于工作的進一步開展。其次，創建教學檔案管理的新模式，健全檔案管理工作制度。利用好教學評估這個工作機會，對全校的教學檔案進行正規化梳理和完善。學校領導應提高對教學檔案的重視程度，認識到教學檔案對日常教學和教學評估的重要性，積極發現目前管理工作中存在的問題。對現有的教學檔案管理制度進行梳理，使學校的檔案管理做到有法可依、有章可循，應該根據上及部門的法律法規，結合自身實際情況，制定出符合校情的教務檔案管理制度。同時要求各相關部門必須嚴格按照制度執行，責任落實到個人，獎罰分明。另外，不斷學習新的觀念和管理理念，積極的開發新的教學檔案資源，切實的使學校教學檔案發展有利，走一條新的教學檔案管理之路。

總之，教學檔案管理工作對于整個大學的教學工作十分重要，如何高效和充分的利用教學檔案是我們教學檔案工作者永遠要探索的問題，很好的利用教學檔案使之更好的為教學服務，對學校的教學和科研發展具有重要意義。

（作者單位：西安醫學院）