論傳統檔案信息管理與電子檔案信息管理

王玲玲

信息時代的到來，使得檔案管理的方式和手段都迅速順應潮流，發生著巨大的變化。電子檔案逐漸代替傳統檔案，以其信息量大、共享性高且方便快捷的優勢在檔案管理中發揮著越來越重要的作用。本文從傳統檔案信息管理和電子檔案信息管理的整體角度出發，論述了其各自在檔案管理這一過程中的優勢及特點，并從客觀角度出發淺談了二者之間的區別和共同點，對檔案管理工作的開展在一定程度上有著極其重要的意義。

網絡信息時代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理而言，其也在這次浪潮中抓住機遇，不斷革新工作的方式方法，逐漸從傳統的信息檔案管理轉變為電子檔案信息管理，這個全新的變革的過程，是時代進步的一種表現。在各個基層臺站中，如何高效的提高工作效率，在縮短工作時間的過程中保證工作質量，是檔案信息管理工作應當改進的。

1 傳統檔案信息管理簡介

1.1 傳統檔案信息管理概述

所謂傳統檔案信息管理，就是通過人工收集、整理、統計、保管等手段對某些重要的信息進行規整管理，儲存到固定的文件柜中以便日后在工作中對某部分信息進行查閱。

1.2 傳統檔案信息管理的優勢

檔案信息管理實質上就是一種管理工作。傳統的檔案信息管理從數量上保證了檔案的齊全性，收集各類資料進行規整實現檔案信息的系統管理。在檔案之間建立聯系是傳統檔案信息管理的一大特點，能夠有效保護檔案免受外界破壞，保證檔案保持原始狀態，不容易被別有用心的人私自篡改，大大增加了檔案的安全性。傳統檔案信息的規整，能夠有效的保留歷史原貌，實現信息管理的真實性。

2 電子檔案信息管理簡介

2.1 電子檔案信息管理概述

所謂電子檔案信息管理，就是緊隨科技信息時代，通過電子技術和信息技術以互聯網為載體進行的一種電子化信息統計，記錄備案形成檔案編制管理。

2.2 電子檔案信息管理的優勢

從快捷程度來說，電子檔案信息管理頗為高效，具有極大的快捷性。從經濟環保角度來講，電子檔案信息管理大大減少了對紙張的使用，一切信息均記錄編制在電子計算機中，節約了大量的紙張。從信息共享的角度來講，科技信息下講究的是資源共享信息互用。

3 淺談傳統檔案信息管理與電子檔案信息管理的差異性

3.1 從“歸檔時間”洞悉差別

傳統檔案信息管理一般會涉及到多方面的資料且紙質版較多，繁瑣戎雜的信息導致對其歸檔處理非常不易，很多時候都不能及時的進行文件歸檔。但是，電子檔案信息管理則不然。它可以及時的利用局域網進行信息歸類處理，整理到一個文件夾中進行統一歸檔處理。時間上占有極大的優勢，在歸類和保存方面頗為省時省力。

3.2 從“鑒定方法”洞悉差別

傳統檔案信息管理在進行鑒定的時候必須嚴格按照規定，通過資格審核、確定生存期、價值復審這三個階段才能鑒定出結果，時間上是最為浪費的，不可囫圇吞棗，亦不可粗制濫造，必須進行分頁審核方可。而電子檔案信息管理則可以利用計算機的一系列功能，即可完成大規模的審核，大大的提高了工作效率，縮短了鑒定的時間。在利用電子信息技術對檔案進行編制管理時，應當盡量保證電子檔案的安全性，利用信息加密技術等來確保檔案的原始性。

3.3 從“存儲空間”洞悉差別

傳統檔案信息管理的以紙質檔案存儲形式為主，隨著信息量的加大，紙質檔案越發顯得力量不足，不僅信息容量小，而且占用的空間還比較大，導致越來越多的紙質版文件積壓，不利于文件檔案迅速查找。而電子檔案信息管理則高效地解決了這一問題，它可以容納圖片、音頻、ppt、視頻、文檔等多種形式的信息，不僅解決了傳統檔案存儲信息容量大的缺陷，還占用了極小的空間，優勢極為明顯。

3.4 從“保管形式”洞悉差別

傳統檔案信息管理通過檔案盒及檔案柜的載體進行保管，而電子檔案信息管理則通過計算機媒介進行信息保管。

4 淺談傳統檔案信息管理和電子檔案信息管理的共同點

從某種角度來講，電子檔案信息管理是由傳統檔案信息管理演變而來的，二者之間存在著一定的聯系。首先，兩者都是實體檔案。傳統檔案信息是看得見摸得著的實質性紙張檔案，他們以其特定的規整要求排列在文件柜中，而電子檔案信息則是通過電子信息技術，對檔案進行加密技術后利用計算機顯現出來的信息管理。其次，傳統檔案信息和電子檔案信息都具有原生性。不管是哪一種檔案信息管理，都必須保持檔案信息的原生性，不可以隨意更改信息。再者，從價值角度分析兩種檔案信息管理，二者都具有一定的社會價值和歷史價值，都能夠為社會管理工作或者其他方面的工作提供指導，方便其他行業對檔案信息的需求。

5 當下我國電子檔案信息管理的應用

我國致力于對電子信息技術的研究，試圖充分利用電子技術在各個領域爭創新高。在檔案信息管理領域，引入電子信息技術進行檔案管理。譬如，我國的人力資源部門，就利用電子信息技術對人員的信息進行管理。除此之外，醫院、教育部門等也通過電子檔案對其發生的事件或者其他方面的有意義的事件進行管理，不僅保證了信息的安全性，也大大提高了工作效率。

6 結語

綜上所述，傳統檔案信息管理遠遠沒有電子檔案信息管理更能夠得到社會發展的青睞。在科學技術發展的同時，必須緊隨時代的腳步，才能適應時代的潮流，促進各方面進步，致力于使用電子檔案進行信息管理，是正確的選擇。

[1] 聞國權，曹義.對檢察機關檔案信息化建設的思考[J].中國檔案，2011（06）.

[2] 安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2010（01）.

（作者單位：國家新聞出版廣電總局2024臺）