信息時代電子檔案管理淺析

王昆

現今計算機技術在各個行業中都已經得到了廣泛運用，且由于社會生活的擴大化，導致社會實踐活動中的電子檔案大大增加。電子檔案是在信息化水平得到一定程度提高的產物，大大便利了社會生活中的檔案存儲工作。通過加強對電子檔案管理管理，使得現階段的電子檔案管理質量得以顯著提升。本文主要分析了信息時代下電子檔案的管理工作，以期今后的管理質量和管理水平得以提升。

電子檔案指的是在實際社會生活中產生的，具有一定保存價值的，且由計算機或其他載體記錄的的檔案。電子檔案所需要的存儲、形成以及管理工作都與普通的紙質檔案存儲方法具有一定差異，因此，在實際工作中，檔案管理人員需要對電子檔案管理工作深入研究，有效提高管理質量。

1 電子檔案的優點分析

1.1 減少檔案管理人員的工作強度

現今屬于知識經濟時代，現代計算機網絡技術不僅為建檔歸檔工作提供了一種快捷便利的管理手段。而且還使得信息利用的途徑得以延展，消除了立卷歸檔工作以及檢索查找工作，使得檔案管理人員的勞動強度得到有效減輕，從而使得歸檔工作質量以及檢索的速度得到快速提高，并且將文書檔案管理人員從簡單的手工勞動中解放出來。當文書檔案管理工作也實現計算機化之后，就可以將按卷進行的立卷歸檔工作，改為按件進行的歸檔整理工作。這樣一來，其中較為集中的工作量就可被分散，從而使得立卷管理的水平得到有效提高，繼而達到歸檔管理工作的時效性以及效率性，在檢索的時候所花時間較短。

1.2 有利于文件的查漏補缺

以前所使用的文書立卷方法一般遇到文件收集不齊或在漏交歸檔工作時，要想進行增補缺漏就需要進行重新拆卷立卷。而將其改為微機網絡管理的時候，文檔需要利用計算機按照文件件數進行歸檔工作。利用計算機網絡技術的好處在于可隨時對其中的缺漏處進行查漏補缺，且使得文檔不容易產生存積。這時，只需要按一下鍵盤，就可以對檔案目錄進行修改，進而達到目的。微機管理的效率高、用時短，可以給檔案管理人員節省大量的時間，進而利用這個時間對自身的業務水平進行提高。

2 電子檔案的整理、開發、利用

2.1 電子檔案的整理

在將存儲的電子文件轉化為電子存儲檔案之后，由于計算機可以按照實際需求將電子檔案所具備的單份文件進行任何方面的分類組合，從而使其成為自己所需要的案卷。因此，可以看出，案卷這一單位在這個過程中將會逐漸被淡化，取而代之的是文件這個保管單位。電子檔案的整理工作主要任務在于對光盤磁介質進行整理，也就是將原來的整理案卷轉化為整理光盤磁介質。這種對接收到的光盤數據進行排架、編目，或定期對電子文件保存系統的電子檔案進行定期備份，并同時對光盤開展編目以及排架工作。

2.2 電子檔案的開發、利用

電子檔案所具有的特點決定了電子檔案的開發以及利用工作所產生的效果比傳統的檔案管理工作更方便，且效率更高、實用性也更高。首先，是對開發平臺進行有效選擇。電子檔案管理系統的目標是將各管理單位所收錄的數據利用網絡將其連為一體，從而使得數據資源共享程度更高。依據這種情況，應該選用分布式數據庫管理系統作為系統的開發平臺，并且，在檔案管理單位中可建立相關的數據庫，使得本地數據可上機直接存取。這樣一來，既對活動經費進行節約，也使得各單位之間互訪數據的便捷性更高。其次，是對硬件的要求。各個檔案管理單位由于每天都要處理大量的檔案信息，且需要進行數據之間的互通，因此，對計算機硬件也有一定的要求，否則計算機開展的數據服務不能滿足實際需要。最后，是設計數據庫模式。就設計數據庫模式來說，其工作的復雜性較高，設計的目標既需要對當前的需要進行滿足，也需要對未來的數據需求進行滿足。因此，數據庫需要具備良好的性能，且對其進行的擴充以及修改。在進行數據備份工作以及對電子檔案管理系統中的故障進行恢復的時候，為了防止系統故障對資源產生破壞，應定期對數據進行備份，防止數據被破壞后難以恢復。另外，還需要對數據庫的安全性進行保證。電子檔案的有效利用需在充分保證數據庫安全性的基礎上進行，這就需要用戶在使用檔案數據庫的時候可以提供一定的鑒別方法，并由計算機對其合法性進行確認。

3 結語

綜上所述，在信息時代下，電子檔案的出現必不可少，也是現今檔案管理工作中不可缺少的內容。但由于電子檔案在實際應用過程中，受到外界影響較大，因此，在實際應用中還需要對電子檔案管理以及利用技術進行深入研究，以期實現高效、安全的電子檔案管理

目的。

（作者單位：重慶原鄉天頤置業有限公司黨政辦公室）