建立電子檔案的做法及體會

摘 要：電子檔案管理以其獨(dú)有的優(yōu)勢，讓日常工作變得更加快捷、方便。采集原始電子文檔資料是建立電子文檔的基礎(chǔ)。正確分類是建立電子文檔的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：電子檔案；做法；體會

我站自2010年開始，采集整理站內(nèi)電子檔案，至今基本建立起了相對完整的電子檔案系統(tǒng)。現(xiàn)報告如下：

1 意義

1、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。有保存價值的電子文件即時歸檔，提高文件的時效性，減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。

2、減少重復(fù)勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本。把辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

3、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各科室的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，建立電子文檔后，把各科室的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，各個科室的檔案、資料仍舊發(fā)揮著保存、保管作用。

4、保障數(shù)據(jù)的安全性。設(shè)立電子檔案后，由專門人員進(jìn)行日常的維護(hù)管理工作。采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份、數(shù)據(jù)備份機(jī)制等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個科室管理有更強(qiáng)的保障。

5、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。所有關(guān)于電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文檔在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。

6、統(tǒng)一窗口，開放利用。對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進(jìn)行網(wǎng)上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務(wù)

2 采集

采集原始電子文檔資料是建立電子文檔的基礎(chǔ)。在各種活動中形成了大量的電子文本，包括以下幾種：

1、各類站發(fā)文件、匯報報告、各類事跡、總結(jié)講話。

2、各種業(yè)務(wù)工作規(guī)范。

3、各級行政部門下發(fā)文件。

4、各種協(xié)議、合同等。

5、各種統(tǒng)計(jì)報表。

6、重大活動及專項(xiàng)活動等。

7、專項(xiàng)工作。

8、文體活動。

采集過程中，采用了以下幾種辦法：

1、分口管理。即屬于哪個科室具體落實(shí)和組織的，由哪個科室負(fù)責(zé)采集。

2、拾漏補(bǔ)缺。即對照已形成的文字檔案，缺什么補(bǔ)什么。如對照年度發(fā)文序列，缺什么補(bǔ)什么，找不到原始電子文檔的，就按照原始文件，重新打印補(bǔ)充，不能遺漏、不補(bǔ)或少補(bǔ)，但必須客觀真實(shí)，不得弄虛作假。

3、盡可能全面地保留影像資料。一是在各種活動中，要有建立電檔案的意識，主動地盡量全面地留下照片、錄像等資料。二是從散落在科室或個人手中搜集，盡量還原部分原始影像資料，以盡可能地保持電子文檔的全面客觀真實(shí)。

在采集過程中，我們的體會是：

一要做好發(fā)動工作，提高全體職工對電子檔案重要性的認(rèn)識。通過站內(nèi)會議全面發(fā)動，召開分口負(fù)責(zé)人座談會深入發(fā)動，使人人都認(rèn)識，科科有責(zé)任。通過宣傳發(fā)動，每個科室都有了建立電子檔案的意識，科室主動交送部分疑難手術(shù)影像資料、義診資料等成為自覺行動，電子檔案工作也逐漸步入正軌。

二要落實(shí)責(zé)任。分口負(fù)責(zé)的科室，科主任是第一責(zé)任人，不得推辭。分管領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期督促檢查，促進(jìn)提高。

三要確保采集資料的客觀真實(shí)，對所有補(bǔ)照的照片或錄像不予采納。

3 分類

正確分類是建立電子文檔的關(guān)鍵。在建立過程中，我們總共形成了以下分類：

1、站內(nèi)文件。按照文件序號排序。

2、各級行政部門下發(fā)的文件。按照黨務(wù)、政務(wù)、業(yè)務(wù)、其他，以時間為序排序。

3、各種業(yè)務(wù)工作規(guī)范、規(guī)定等。按照發(fā)放的時間先后排序。

4、各類匯報報告。按照時間為序和上下級次序排序。

5、上報的各類先進(jìn)事跡。按照先單位、后個人和時間排序。

6、各種總結(jié)及講話。按照時間和年度排序。

7、各種協(xié)議、合同。按照名稱和時間排序。

8、各種統(tǒng)計(jì)報表。按照時間排序。

9、各項(xiàng)重大活動、專項(xiàng)業(yè)務(wù)活動、文體活動等。按照活動名稱和時間排序。

4 歸檔

1、所有分類文件全部以硬盤的形式保存，每季度檢查更新一次，以年度為單位，專柜專人保存。

2、所有歸檔文件建立文件目錄和登記，便于檢索、查詢和保管。

3、健全文檔保管的相關(guān)規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。相繼建立了《電子文檔采集制度》、《電子文檔分類管理制度》、《電子文檔借用制度》、《電子文檔管理辦法》等，實(shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，保證了電子文檔的建立和應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]李方，淺談人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要[J]，科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2008，（31）：179

作者簡介

劉華（1976-），女，大學(xué)專科文化程度，現(xiàn)在牟平漁港監(jiān)督站從事人事檔案管理工作。