關于電子檔案歸檔及檔案信息化建設探討

劉栩清

摘 要：隨著時代和科學技術的快速發展，檔案歸檔工作發生了較大的變化，電子檔案逐漸替代了紙質檔案，工作人員可以在網絡上對相關檔案進行查找，為實際工作過程帶來了較大的便利，檔案信息化建設成為檔案管理部門當前的重要目標。但是當前在電子檔案歸檔過程中仍然存在一些問題，對檔案信息化建設工作產生一定阻礙，本文首先對電子檔案歸檔現存問題進行分析，其次提出一些處理措施，最后對加快檔案信息化建設速度提出幾點建議。

關鍵詞：電子檔案；歸檔；檔案信息化建設；研究

檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，通過檔案信息化建設可以對檔案歸檔及后期管理工作等方面提供較大的便利，具體體現在能夠最大程度的減少歸檔過程中存在的問題，保證電子檔案的真實性和可靠性較高等方面，并且管理人員能夠在網絡平臺上對電子檔案進行管控，對檔案丟失和隨意更改等情況進行規避，從而使電子檔案歸檔和管理工作的效果有所提升。

1 電子檔案歸檔現存問題分析

電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內容之一，但是當前仍然存在一些問題，下面對幾種常見問題進行說明：其一，電子檔案獨立性較差。當前多數企業的電子檔案均由紙質檔案生成，獨立性較差，并且多數企業對電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發生，導致電子檔案的真實性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進行判斷，之后對其進行拷貝，進而實現長期存儲的目標，但是當前一些企業在電子檔案歸檔過程中不能嚴格按照相關流程進行，例如：未對電子檔案真實性和屬性等進行判斷便直接進行歸檔處理，這種情況導致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業水平有限。電子檔案歸檔工作對工作人員的專業知識和技術有較高的要求，但是當前工作人員在專業水平上存在較低的問題，在實際工作過程中會出現一些人為失誤，導致電子檔案歸檔工作無法取得預期效果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

第一，構建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對電子檔案歸檔的合理性進行提升，檔案管理部門需要根據實際情況對歸檔管理體系進行構建，主要包括如下內容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進行歸檔；其二，制定科學、統一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監測工作，此工作由文件形成部門負責；其三，對電子文件載體質量，格式以及規格等進行明確規定，讓各部門對待歸檔文件按照規定要求進行調整；其四，制定責任制度，保證電子檔案歸檔中每一項工作均有直接負責人，保證每項工作可以落實到實處，從而使電子檔案歸檔工作保質保量的完成。

第二，對電子檔案的真實性和完整性進行嚴格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實性及完整性進行嚴格的檢查，檢查內容主要包括：對其同紙質文件內容是否相同及文件載體、格式和規格是否符合規定要求等進行判斷，進而為其真實性提供更多保障。為了實現上述目標工作人員可以從如下幾點著手：其一，在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實性檢查工作提供便利條件；其二，對一些新式的設備和軟件進行合理應用，使用其對電子檔案中數據計算是否準確進行檢驗，在發現問題后可依及時進行調整，從而對其準確性進行提升。

第三，對電子檔案歸檔方法進行合理選擇。現階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質歸檔和網絡歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應的介質后上交至檔案管理部門，后者主要指在網絡平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應的設備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應的邏輯地址發送給檔案管理部門，其在網絡上對電子檔案進行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進行聯合使用，并且需要將相應的電子檔案制成紙質版同時進行歸檔，此種方法能夠對電子檔案丟失后造成的影響進行規避，可以根據紙質版再次生成電子文件。在實際歸檔過程中檔案管理部門需要根據電子檔案的類型對歸檔方法進行合理選擇，從而保證歸檔工作的質量和效果。

3 加快檔案信息化建設速度的措施

第一，構建電子檔案管理記錄系統。為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構建電子檔案管理記錄系統工作產生足夠的重視，利用此系統可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現的可能，同時可以為檔案信息化建設工作提供更多的數據支持，加快建設速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術水平進行提升。通過提高信息化技術水平可以為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門需要根據實際情況對計算機，路由器，掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

第三，對電子檔案工作人員進行培訓。當前從事電子檔案管理工作的人員在專業水平和素質等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對此項工作內容和相關標準的了解較為粗淺，無法更好的進行工作。為了對上述問題進行解決檔案管理部門需要對工作人員進行專業培訓，通過培訓過程讓其對電子檔案工作產生更多的了解和認識，并且能夠對自身知識和技術進行豐富，為后期實際工作奠定基礎。與此同時在引進先進的設備或者技術后也需要對工作人員進行培訓，讓其對設備和技術的使用技巧進行掌握，能夠將其正確的應用于工作中，從而推動檔案信息化建設步伐。

4 結束語

本文對電子檔案歸檔問題及措施進行說明，并且對促進電子檔案信息化建設提出建議：構建電子檔案管理記錄系統、對檔案信息化技術水平進行提升以及對電子檔案工作人員進行培訓等措施，希望檔案管理部門可以重視現存問題，并借鑒文中內容或者采取其他更加合理有效措施及時處理解決，從而保證電子檔案歸檔工作的合理性，加快其信息化建設速度。

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