新形勢下如何推進信息化檔案管理體系構建

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，在現代檔案管理過程中如何提升檔案服務水平，借助信息技術建立完善的檔案信息服務體系成為了檔案管理人員最關心的一個問題。因為信息化檔案服務體系的建立不僅要依據檔案管理的特征來開發檔案信息服務平臺，還要依據檔案信息的使用范圍建立全方位的信息共享機制來保障檔案信息的使用效率。所以在現代檔案管理的過程中運用信息技術來推進一體化檔案管理體系的構建對提升檔案的管理效率有著重要的作用。鑒于此，本文就如何借用信息技術建立信息化檔案管理體系展開深入探討，并提出相應思路以供讀者借鑒。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；管理體系；服務模式

1 如何構建信息化檔案管理體系

在現代的檔案管理過程中推進檔案信息化管理體系構建就要深入分析檔案管理機制，依據檔案管理模式來構建信息化檔案服務體系。因為信息化檔案管理體系的建設，一方面要建立多元化的信息管理機制，另外一方面要開發相應的信息管理系統來提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術來開發檔案信息服務平臺，依據檔案信息交互的特點建立多元化的檔案信息共享機制。既可以依據微信、QQ等社交平臺來開發移動檔案信息客戶端滿足社會各領域檔案信息的使用要求，也可以借助網絡技術來開發符合檔案信息管理特點的固定網站，讓使用者通過網站來查詢自己所需要的檔案信息，滿足檔案信息多元化使用的要求。

2 推進信息化檔案管理體系建設要突出服務職能

在信息技術的影響下，推進檔案管理體系信息化建設，還要注重突出檔案管理體系的信息服務職能，檔案信息管理體系的信息服務職能是針對檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統籌規劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運用到檔案服務管理當中，建立高效化的服務模式才能促進檔案信息化建設，同時建設者要根據信息技術和檔案服務要求來建立完整的檔案信息數據庫，將各種檔案信息資源有效地納入數據庫當中方便用戶的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強自身的服務意識，轉變自身的工作思路，還要對各種檔案信息詳細的分類整理，并建立無紙化檔案信息存儲機制，對各種紙質檔案信息要進行電子化處理，將電子化檔案信息存儲到檔案信息數據庫當中，及時地滿足使用者對檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網絡安全技術，因為伴隨著信息技術的快速發展，各種各樣的網絡威脅出現在人們的視野當中，檔案管理人員只有緊隨技術的發展，跟隨技術的潮流，掌握網絡安全技術，才能保障檔案信息的安全，對檔案信息管理體系進行有效的維護方便社會各個領域檔案查詢需求。

3 加強檔案信息化建設要注重電子文件的運用

在現代的檔案管理過程中推進信息化檔案管理體系建設，要注重檔案信息管理體系的數字化建設以及軟件開發。因為信息系統是保障檔案高度共享、及時存儲的關鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統正常運行的核心。所以在現代檔案信息管理體系的建設過程中，建設者要依據檔案信息高效管理的需求開發出符合檔案綜合處理的系統軟件，滿足信息系統的建設要求。同時，檔案信息管理體系建設的重點要放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個單位和社會各領域產生的電子文件，也要對以前所收集的電子文件進行科學化的分類和系統存儲，與檔案信息數據庫系進行信息交互，方便檔案信息的及時存儲。

4 檔案管理人員要將創新思維進行檔案管理

在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設之外，作為檔案管理人員還要將創新的思維融入到檔案服務的過程中。創新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務的前提下，充分提升檔案信息的附加價值，注重檔案信息服務系統的軟件建設以及基礎設施建設，通過對各種檔案信息資源進行合理的劃分來促進檔案信息的合理使用。可以通過建立移動化的檔案信息服務平臺來促進移動檔案信息共享機制的形成，最大程度上突破時間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時隨地查詢和使用檔案信息。同時作為檔案信息管理人員，還要對各種檔案信息，進行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進行綜合，推進用計算機管理控制系統來對檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

5 建立檔案信息規范管理機制

在檔案信息綜合管理體系的建設過程中，檔案管理人員還要依據電子檔案信息的綜合使用需求，建立規范的信息管理機制。因為檔案信息化建設需要用現代信息服務理念，新的設備，新的方法來規范對業務流程規范管理，要對原有的檔案信息管理模式從根本上進行改變，所以檔案管理人員要調整檔案管理工作方法，運用創新性信息服務理念來提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時檔案管理部門也應該根據檔案信息化建設的需要制定相應的管理制度，標準和規范檔案管理流程，制定新的技術標準，新的服務標準來規范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門還要依據檔案信息化服務體系建設招聘具有檔案管理和信息技術專業能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專業技能推進一體化檔案信息管理體系的建設，滿足檔案信息化建設的需要。對于一些已經從事檔案工作的人員來說，檔案管理部門要注重其專業技能的培養，既要加強人員的培訓學習，也要根據檔案信息服務規范來提升人員的專業技能，能夠讓檔案管理人員及時了解檔案管理的信息化發展趨勢以及工作新模式，轉變其原有的工作思路，能夠以互聯網思維來看待檔案工作模式產生的變革，學會用信息化檔案管理系統來處理各種檔案信息，對各種檔案信息進行分類和歸檔，提升檔案信息的共享效率。

6 建立檔案信息共享機制

在現代檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理也要依據自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機制。因為檔案信息作為集中性的信息使用模式，對各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲就是在滿足社會各單位對以往事件記錄查詢的需求上衍生出的信息保存機制，所以在檔案館要依據檔案服務特點來建立有效的檔案數據交互體系，要以集中性的信息共享為基礎，通過將各種檔案信息資源進行有效的整合來提升信息系統的交互效率，滿足檔案信息及時傳播，快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數據化管理體系實現高效率精準化的數據圖書信息輸出服務，其數據化管理模式的主要思路是基于基礎數據庫平臺優勢與信息使用端口進行數據化對接，在保障數據化信息共享的前提下將檔案信息進行數據化模型分析，及時的了解檔案信息的使用狀態，以此來保障檔案信息的高度共享。

7 結語

在檔案信息化建設的過程中，不僅要建立高效的檔案信息管理體系來提升檔案管理效率，還要突出信息化檔案管理體系的服務職能，轉變檔案管理人員的工作思路，提升其專業技能，學會用創新性的工作思維來調整原有的工作方法，有效地提升檔案管理效率。

參考文獻

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區王頂堤醫院。