事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究

林雄輝

摘 要：事業(yè)單位作為我國國家機構(gòu)中的重要組成部分，檔案管理是管理工作的重點內(nèi)容，當前我國信息化技術(shù)得到快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展是必然趨勢。數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)，有效提高檔案管理的效率，在發(fā)展新時期，促進事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展，更好的為廣大人民提供服務。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理主要將紙質(zhì)經(jīng)過掃描和錄入的方式生成電子形式進行存檔，數(shù)字化管理形式的出現(xiàn)將檔案儲存到計算機從數(shù)據(jù)庫中，提高數(shù)據(jù)的檢索和利用，具有操作簡單、高效以及安全的優(yōu)勢。事業(yè)單位是我國重要的服務機構(gòu)，包含各方面的重要資料，所以搭建數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)無紙化管理，有利于提高工作效率，體現(xiàn)管理工作的進步和創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.1 傳統(tǒng)檔案管理模式仍然存在

部分事業(yè)單位在進行檔案管理工作中，仍然采取傳統(tǒng)管理模式，檔案管理工作中依然主要以紙質(zhì)檔案為主，這種管理模式的存在的嚴重影響查閱的效率，給工作人員增加無效工作量。并且傳統(tǒng)檔案管理模式，對查閱工作的限制非常大，并沒有充分發(fā)揮檔案的根本價值，不利于資源的開發(fā)和利用。

1.2 檔案數(shù)字化管理中軟硬件投入不足

軟件和硬件是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要因素，二者相互結(jié)合才能更好的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。當前我國大多數(shù)事業(yè)單位中，仍然存在設備不完善的狀況，究其原因主要因為領(lǐng)導干部對數(shù)字化管理人數(shù)認識不足，沒有引起足夠重視，對硬件設施和軟件設備投入不足，并且對于過時和老化的設備沒有及時進行更換和優(yōu)化，導致數(shù)字化管理系統(tǒng)存在滯后性，影響事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的進步。除此之外軟件中的存在的問題也是非常嚴重的，比如說儲存檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設并不完善，數(shù)據(jù)庫中包含數(shù)據(jù)庫目錄以及部門全文數(shù)據(jù)庫，完善的數(shù)據(jù)庫是對檔案信息錄入和查詢的保障，但是在實際工作中，事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)庫建立并不完善，很容易出現(xiàn)資料丟失問題，對國家的人民造成嚴重影響。

1.3 缺乏專業(yè)數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理是建立在計算機網(wǎng)絡技術(shù)基礎之上的，具有極強的操作性，只有具備熟練計算機操作能力和強大心理素質(zhì)的專業(yè)型人才才能做好這份工作。專業(yè)的操作人才在出現(xiàn)各種系統(tǒng)問題時能夠及時作出判斷，并迅速采取有效措施解決問題。對于事業(yè)單位而言，所有的檔案資料都關(guān)系著單位的發(fā)展和建設，甚至會影響國家和人民的財產(chǎn)生命安全，所以必須做好檔案信息的整理、分類和儲存。檔案管理人員只有具備專業(yè)的操作知識才能保證管理工作的順利和完善，從而發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的重要作用。在部分事業(yè)單位中，很多檔案管理人員是其他部門分配人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對工作認識不足，計算機操作水平有限，缺乏責任意識，直接影響檔案數(shù)字化管理效果。

1.4 檔案數(shù)字化管理中存在安全問題

我國事業(yè)單位中的檔案管理軟件質(zhì)量差異比較大，有些軟件安全性不高，很容易出現(xiàn)黑客入侵的情況，造成信息的丟失和泄露。事業(yè)單位中檔案管理軟件缺乏獨創(chuàng)性，沒有根據(jù)實際情況自主設計軟件，而在市場中購買的軟件缺乏安全性不利于檔案的管理。檔案數(shù)字化管理必須制定統(tǒng)一的標準，但是當前事業(yè)單位中管理質(zhì)量不高，檔案目錄和細則之間存在不兼容問題，導致檔案管理軟件缺乏全面性，阻礙檔案數(shù)字化工作的開展。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的措施

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理形式

為了提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，應當積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念和管理形式，管理者認識到檔案管理的重要性，及時將檔案資料進行整理并利用計算機將資料存儲于數(shù)據(jù)庫中。檔案管理是一項重要的工作，在日常管理中定期對檔案進行整理，并嚴格控制檔案的審查流程和時間，加強對檔案資源的開發(fā)和利用。

2.2 加強對軟件設施和硬件設施的投入

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式的形成，必須依靠強有力技術(shù)做支撐，這要求國家應當加強對事業(yè)單位軟件開發(fā)的支持力度，正確認識數(shù)字化管理模式和作用，加強資金、人力等方面的投入，開發(fā)適合本單位的檔案管理軟件，提高檔案管理的可靠性。除此之外還需要注意安全防護的設計，通過設置防火墻等技術(shù)防止黑客入侵，保障信息資料的安全。

2.3 對文書工作實現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中文書工作是基礎，文書工作的質(zhì)量直接決定著檔案管理工作的開展，所以在日常檔案管理工作中，應當將傳統(tǒng)檔案管理方式進行升級和優(yōu)化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式中時間長、工作量大的限制因素。通過計算機將文件進行備注和登記，同時將文件上傳至數(shù)據(jù)庫，利用單位局域網(wǎng)進行傳閱，同時限定查看時間。一旦被傳閱的文件沒有及時返回到數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)會自動進行提示，通過系統(tǒng)可以觀看已經(jīng)處理完文件的整理情況，大大降低工作量從而提升工作效率。除此之外文書工作實現(xiàn)數(shù)字化管理可以實現(xiàn)在線傳輸，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)對文件的審核、批改以及管理等內(nèi)容，節(jié)省大量工作時間。

2.4 運用系統(tǒng)工程建設實現(xiàn)檔案信息共享

事業(yè)單位中檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設涉及到各個方面內(nèi)容，包括總體設計、設備選擇、軟件開發(fā)以及檔案資料的整理錄入等工作。事業(yè)單位在長期發(fā)展中積累大量檔案資料，這些檔案資料必須實現(xiàn)清晰的分類和保管，而這一目標的實現(xiàn)必須以完善的軟件系統(tǒng)為依托，科學的系統(tǒng)不僅實現(xiàn)對檔案資料的管理和保存，而且還能實現(xiàn)信息共享。在開發(fā)系統(tǒng)過程中，進行方案設計時可以利用雙服務器和磁盤陳列的形式對文件和資料進行儲存，并設計高速掃描儀對資料進行掃描，形成備份。資源共享的實現(xiàn)必須具備較高的信息共享能力，因此將數(shù)字化檔案管理模式進行細化，按照檔案特點進行分類，提高信息的共享能力。

2.5 建立高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍

數(shù)字化管理模式是通國軟件完成的，但最終還是受人控制，因此數(shù)字化檔案管理中對管理人員的要求是比較高的。事業(yè)單位作為重要機構(gòu)，檔案資料是十分重要的，所以必須有專業(yè)人才進行操作和管理，同時管理人員不僅具備專業(yè)的操作技術(shù)，還需具有責任意識和自我學習能力，能夠正確認識檔案數(shù)字化管理。對于單位中現(xiàn)有的檔案管理人員來說，應當加強專業(yè)和計算機操作能力面的培訓，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)。除此之外事業(yè)單位應當注重對優(yōu)秀人才的引進，招聘既能夠熟練操作計算機又懂檔案管理知識以及法律法規(guī)復合型人才，優(yōu)化事業(yè)單位中的人才結(jié)構(gòu)，促進事業(yè)單位中檔案數(shù)字化管理的推進。

2.6 制定完善的檔案管理制度，加強監(jiān)督

事業(yè)單位本身具有特殊性，所以對于在事業(yè)單位檔案管理工作必須加強重視，我國法律法規(guī)重對檔案管理工作有一定的規(guī)范，所以必須在遵守我國的法律法規(guī)的基礎上開展檔案管理工作，加強檔案管理數(shù)字化建設。同時事業(yè)單位可以根據(jù)工作特點制定適合的檔案管理工作制度，加強對工作人員的約束和管理。另外制定科學的監(jiān)督機制，保障檔案資料的安全性，同時促使檔案管理數(shù)字化建設順利開展。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設不僅提高工作效率和經(jīng)濟效益，而且實現(xiàn)檔案信息的有效利用，對于事業(yè)單位來說具有重要意義。在工作中積極轉(zhuǎn)變管理模式和管理效率，引進新進技術(shù)，培養(yǎng)復合型人才，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，全面促進事業(yè)單位發(fā)展。

參考文獻

[1]朱艷瑩.淺談新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].當代經(jīng)濟，2011，06。

[2]湯玉燕.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案，2015，02。

[3]張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2014，02。

[4]張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智，2014，20。

[5]李忻芝，黃婷.新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016，09。