21世紀計算機技術在檔案管理中的應用綜述

楊玉蓮

摘 要：文章論述了檔案管理中應用計算機的必要性和優越性。以具體的應用范圍指出了存在的問題并提出相應的解決對策。

關鍵詞：計算機；檔案管理；應用綜述

1 檔案管理中應用計算機的必要性與優越性

（一）應用計算的意義

傳統的檔案管理過程中，實施檔案的調閱，需要先查閱檔案袋，然后查找檔案本，最后仔細尋找檔案中所記錄的內容。而且，大部分的檔案是紙質檔案，在管理的過程中，不僅要防潮、防火，存放也比較困難。在信息化的時代，這種檔案管理方法比較落后，查找比較困難，過程比較復雜，不能適應企業迅速發展中新的要求。企業在檔案管理中，針對這些問題，應用計算機實施管理，不僅可以改善檔案管理的現狀，還能提高檔案管理的工作效率和工作水平，促進了企業檔案管理的發展。

（二）計算機技術在檔案管理中的優點

（1）計算機信息存儲量大。計算機技術信息存儲量大，具有其他信息儲存介質無法比擬的優越性。隨著社會的不斷進步以及科技的進一步發展，人類生活、學習和工作中的信息活動日益增多，生成了大量的紅白頭文件、技術資料、圖像信息等，接踵而來的就是對這些信息資源進行歸檔案整理，面對如此巨大的信息量，應用計算機技術，一張普通光盤就可以儲存幾千萬的文字信息，大大減少了信息空間的浪費，也降低了檔案管理工作的支付成本。

（2）計算機促進檔案管理規范化。利用計算技術進行檔案編目、標注、指引、借閱能夠使檔案管理工作更加規范。檔案管理計算機現代化有利于提高檔案管理人員和用戶的工作效率；有利于提高檔案信息的深層管理，將信息市場化，實現檔案信息深層管理的高效傳遞；有利于簡化檔案信息的歸檔過程，各歸檔單位將本單位的數字化文件，傳輸至檔案管理中心，檔案中心經過對檔案文件進行專業處理后分類存放在相應的區域，在一定程度上減輕檔案工作人員復雜的檔案歸檔工作。

（3）計算機可降低檔案管理工作中隱患。檔案管理工作，包括信息保護、保管、統計、編輯等工作，應用計算機技術之后，大大降低了檔案管理的工作強度。傳統的檔案儲存介質主要由文字、圖紙、音像等形式組成，會受到環境的影響，例如溫度、潮濕度、火災、蟲害等等，都會影響檔案管理的質量，而檔案管理的計算機現代化則可以避免這些隱患，降低信息的損失和損壞。

（4）計算機促進檔案管理多樣化。當今社會，以計算機管理為代表的現代管理方法已經逐步深入到了辦公自動化、檔案數字化等領域，利用計算機的輸入系統將文字資料和圖像資料轉化為計算機識別的文件、輸出到其他文本編輯軟件，這種模式使得傳統的紙質信息方便快捷地輸入到計算系統中進行管理。照片等一些圖片文件則可以通過掃描儀存儲在計算機上，通過輸出打印裝置可以隨時地將這些圖片文件打印出來，相比傳統的檔案管理模式，這種計算機技術的應用，使得檔案管理更加方便、快捷，信息保存時間較長，且清晰度也較高。

（5）計算機可極大提高檔案利用率。計算機技術在檔案管理工作的應用，能夠使得檔案檢索查詢更加快捷、高效、準確。由于社會的運行速度越來越快，檔案信息的利用率也越來越高，各個單位部門進行決策時都會利用到大量的信息，各個職能部門也需要相關的檔案資料進行參考，這些都要求檔案管理部門能夠更加高效、準確地提供檔案資料。計算機技術的應用就成為檔案管理現代化的必要途徑。

2 檔案管理中計算機的應用

計算機是一種信息化技術，可以實現對大量信息數據的高效處理。目前，計算機在檔案管理中的應用，主要表現在如下方面。

（一）計算機的查找與檢索使用

企事業檔案的管理，不僅是對檔案信息資料的收集、整理和存儲，還要充分發揮檔案信息資料的重要作用，提高企事業檔案信息資源的利用率。人們在利用企業檔案信息資源的時候，需要對檔案進行查找。因為企業的不斷發展，每天都會形成新的檔案，導致企業檔案的數量不斷增加，檔案的內容也不斷增加。但是，應用計算機實施檔案管理，可以迅速在文檔中查找需要的檔案，具有自動檢索的功能，解決了傳統檔案查代中的問題，提高了檔案查找的工作效率。

（二）計算機的存儲與保管使用

企業在發展過程中，工作人員處于流動狀態，需要處理的事件不斷發生變化，建成的檔案數理也越來越多。這為企業的檔案管理工作增加了一定的難度，需要企業不斷的提高檔案管理水平和管理效率，企業檔案信息數量的增加，需要企業做好檔案存儲和保管工作。傳統的紙質檔案管理，在損毀之后復原比較困難，而且保管的時候容易受到環境因素、人為因素和外在因素的影響，不能保證安全，不利于檔案的管理。但是，應用計算機實施檔案管理，在錄入檔案信息之后，可以進行復制，為檔案的安全提供了保障。

（三）計算機在庫房管理中的應用

檔案管理的主要場所是庫房，應用計算機進行檔案管理的同時，還可以實現對庫房的管理。例如，企業應用計算機管理檔案，可以通過計算機技術實現對檔案存放庫房的管理，能夠自動對檔案庫房的溫度進行監測和調節。而且，計算機技術可以設置有效的防盜和防水系統，保證檔案庫房的安全。這種管理，有效的保證了檔案庫房的安全，提高了檔案的安全性，了企業檔案的現代化管理。

3 計算機檔案管理措施

（一）進一步加快計算機技術的普遍應用。計算機在檔案管理中的應用，是將檔案的文本文件和多媒體文件在計算機上綜合處理，然后將其以圖文、聲像并茂的方式展示出來，在保證信息不失真的前提下，增加了信息的趣味性。因此，在現代化辦公環境中，很多文件信息從始至終都是在計算機上完成，這樣使得文件處理工作更加快捷，文件傳遞也更加方便，真正實現了辦公現代化。

（二）加速檔案信息化的網絡化建設過程。檔案網站和數字檔案館的建設是實現檔案管理現代化的重要手段，隨著計算機網絡技術的不斷發展，檔案信息也實現了網絡應用，用戶可以通過互聯網快捷地進行信息檢索查詢，突破了地域性的限制，實現了全世界的信息共享和交流。

（三）加強檔案工作者自身素質建設。首先，應當提高檔案管理部門領導的科學水平，使其更新觀念、提高認識，充分重視計算機技術在檔案管理工作中的重要性，充分掌握如何將計算機技術應用到檔案管理工作中。其次，培養一批高素質水平的新型檔案專業人員，計算機的高速運算和超強處理技術都要求具備相應素質水平的專業人員進行技術操作，因此培養高素質水平專業人員就成為重中之重。

（四）建立電子檔案的基本要求

（1）建立統一的電子文件檔案基本結構標準。對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定，建立“保護體系”。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統的設計，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮。

（3）對電子文件法律效力問題的解決。加強立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

4 結束語

在信息化發展的今天，傳統的企業檔案管理工作已經不適應企事業現代化發展的需求，需要企事業創新檔案管理工作方法，應用科學的信息技術。計算機檔案管理有效的提高了企事業的檔案管理工作效率，便于查找和存儲，為企事業發展提供了重要的作用和保障，在利于企事業的現代化發展。

參考文獻

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