新時期機關事業單位檔案管理的創新思路與方法研究

摘 要：基于機關事業單位檔案管理的重要性，機關事業單位的檔案管理工作創新研究勢在必行。新時期機關事業單位檔案管理工作受到較多挑戰，機關事業單位的檔案管理也應隨著時代的發展進行改革和創新，不斷推進檔案管理工作向前運行。

關鍵詞：檔案管理；機關事業單位；創新思路

隨著社會改革的不斷深化，機關事業單位在新時期面臨更多的困境，這就要求機關事業單位的檔案管理也應隨著時代的發展進行改革和創新，從而更好的為機關事業范圍服務，在保障檔案安全性的同時，提升檔案管理效率。

1 新時期機關事業單位檔案管理的重要性

（1）有助于加快全面建設小康社會

當前是社會處于信息化速度和經濟快速發展的時期，經濟市場也產生了重大的變革。信息量存儲問題成為新時期檔案管理的新的挑戰，檔案管理如何在政治、經濟、文化等信息交融的環境下進行也是新時期檔案管理面對的重要挑戰。此外，機關事業單位作為采取國家財政撥款的社會組織，新時期機關事業單位的創新思路和方法對于加快全面建設小康社會，處理政治、經濟、文化等信息交融環境下的資源充分利用問題具有重要的作用，在保障資源充分利用的同時，提升資源的利用效率，從而更好的為政府職能和公眾服務。

（2）有助于深化落實“四個全面”

社會的發展離不開檔案管理的不斷完善，這是因為我國當前處于全面建設小康社會的時期，“四個全面”通過嚴肅黨風、黨紀等方式對于廉政建黨具有重要的作用，同時也是全面建設小康社會的重要方針。檔案管理在新時期也具有較廣的應用空間，檔案管理有助于有效避免檔案丟失、信息失真的現象，對于全面建設小康社會，推動社會發展具有重要的作用。因此，新時期機關事業單位的檔案管理有助于深化落實“四個全面”。

2 新時期機關事業單位檔案管理的現狀

筆者結合單位檔案管理現狀，并查閱相關資料，認為新時期機關事業單位的檔案管理中還存在以下問題：

（1）缺乏思想上的重視

機關事業單位以政府職能和公眾服務為目標，與一般企業相比具有較大不同，機關事業單位作為國家的一個特殊部門，對于全面建設小康社會具有重要的作用。機關事業單位領導和工作人員往往比較重視工作的效率，缺乏從思想上重視檔案管理工作。這就導致一旦出現需要調用檔案的時候，容易出現手忙腳亂、檔案丟失或者不齊全的現象，在很大程度上影響了工作效率。還有部分機關事業單位為了應付考核而參加過檔案達標升級工作的評定，但是這些都是被動的，機關事業單位相關人員仍然缺乏從思想上重視檔案管理工作[2]。

（2）檔案管理人員專業素質不高

以前機關事業單位缺乏專職的檔案管理工作，隨著機關事業單位檔案管理重視度的提升，專職的檔案管理人員已經出現在較多機關事業單位中，進一步完善了機關事業單位的檔案管理效率。但是隨著時間的推移，機關事業單位的檔案管理呈現出新的問題，檔案管理人員沒有經過專業的培訓就進行檔案管理工作，導致這些新手檔案管理人員在管理過程中出現交接工作不到位、檔案歸類、整理不到位等狀態，容易進一步造成檔案丟失或者不全的現象產生，進而降低了檔案管理效率。

（3）硬件設施跟不上

隨著社會的發展，機關事業單位仍然是搶手崗位，機關事業單位的人數不斷增加，這就為新時期機關事業單位的檔案管理提出了新的挑戰。但是機關事業單位基于基礎設施配備不完善導致檔案出現發霉或者損壞等現象，進一步加劇了機關事業單位檔案管理的難度。此外，還要一些機關事業單位在檔案室的擺放等過程中存在不規范的行為，這就導致機關事業單位的檔案室存在安全隱患，不利于檔案管理工作的順利進行。甚至有些單位還將一些雜物擺放進檔案室，進一步加劇了檔案室安全事故出現的概率。

3 新時期機關事業單位檔案管理工作中問題存在的原因

基于新時期機關事業單位檔案管理工作中出現的問題，結合單位實際情況，筆者進行分析，認為新時期機關事業單位的檔案管理中問題存在的原因包括以下幾點：

（1）領導干部意識淡薄

單位領導干部作為單位建設的重要核心，往往存在對檔案管理意識淡薄的問題，導致下面員工在檔案管理中也存在應付了事，沒有采取措施對檔案的歸檔、整理等工作，導致檔案丟失等現象廣泛出現，不利于機關事業單位的長期發展。單位領導沒有將檔案管理納入單位日常檢查范疇，導致檔案管理人員對于檔案管理工作不重視，不利于檔案管理工作的順利進行。

（2）檔案管理人員專業性不強

基于機關事業單位領導沒有將檔案管理考核納入日常考核的范疇，基層檔案管理人員的對檔案管理工作從心理上不重視，沒有以嚴謹的工作態度去對待檔案管理工作，沒有對檔案管理工作的方法等進行進一步的創新，導致檔案管理在信息化時代發展的今天與時代出現脫節現象，不利于檔案管理工作的進一步發展。此外，檔案管理人員沒有采取措施更新和完善自身檔案管理工作，在平凡的崗位上發揮自己的光和熱。

（3）監管力度不夠

檔案室管理人員往往因為缺乏單位的監督，導致檔案管理人員在檔案管理中出現怠慢等各種問題。歸根究底是因為機關事業單位的監督管理機制不健全，沒有將檔案管理檢查與檔案管理人員的工資掛鉤，導致檔案管理人員沒有從心理上將檔案管理工作放到首位。

4 新時期機關事業單位檔案管理的創新建議

（1）增強檔案管理人員的素質

檔案管理人員素質在機關事業單位的檔案管理者工作中處于重點，因此，在機關事業單位檔案創新管理中，應以增強檔案管理人員的素質為切入點，通過開展有效的人才選拔機制、形成良性競爭以及定期加強培訓的方式增強檔案管理人員素質，為檔案管理創新提供新思路。其中，有效的人才選拔機制有助于從源頭上提升檔案管理人員素質，良性競爭范圍的形成有助于提升管理人員的工作熱情和效率，定期培訓則有助于增強檔案管理人員的素質水平以及適應時代的能力。

（2）建立健全的檔案管理機制

檔案管理機制在機關事業單位的檔案管理人員工作效率的提升中具有重要的作用，是深入開展檔案管理工作的核心。建立健全的檔案管理機制依賴于對新時期法律等相關制度的了解，能夠從多數員工的角度出發，在保障員工利益的同時，保障工作順利完成。人性化理念是檔案管理過程中重要的指導原則，有助于提升檔案管理人員的管理意識，從思想上重視檔案管理的保密性，從而保障檔案管理工作的效率的提升。此外，健全的安全管理制度也是新時期檔案管理工作的重點，有助于有效避免黑客攻擊等現象，保障檔案的保密性。

（3）不斷更新管理理念

管理理念在事業單位檔案管理中起著重要的作用，有助于提升管理人員的管理意識。這就要求檔案管理工作中應以國內外先進的管理理念為依據，提升單位領導對檔案管理工作的重視程度，不斷進行檔案管理工作宣傳，保障檔案管理人員檔案管理理念的提升。此外，單位還可以通過工資獎勵或懲罰等方式提升員工的工作熱情，進而保障檔案管理工作的高效運行。

4 結語

基于新時期機關事業單位檔案管理中存在的缺乏思想上的重視、檔案管理人員專業素質不高、硬件設施跟不上等問題，新時期機關事業單位的檔案管理創新應從增強檔案管理人員的素質、建立健全的檔案管理機制、不斷更新管理理念、加大力度進行資金、技術支持等方面進行。

參考文獻

[1]史文斯.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2016（11）：77-77.

[2]俞惠蘭.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].宏觀經濟管理，2017（S1）：161-163.

[3] 周鑫.新時期事業單位檔案管理的創新思路探索[J].辦公室業務，2016（16）：04-104.

作者簡介

周澤敏，女，云南省昆明市，本科，館員，主要研究方向：文書檔案整理、鑒定、歸檔、管理、保管等。