試論新時期行政審批檔案信息化管理

鄭曉萌

摘 要：在行政領(lǐng)域做出行政行為的機關(guān)也同時要進行相關(guān)的檔案管理工作，檔案管理工作無論是在制度上還是管理方式上隨著歷史的推進也在不斷的改進。筆者在本文中首先對檔案信息化進行了簡單的介紹，分析了當(dāng)前進行檔案信息化管理的必要性，總結(jié)了我國當(dāng)前行政審批檔案信息化管理中存在的問題，最后提出了行政審批檔案信息化管理的實現(xiàn)路徑，希望通過本文的研究為我國行政審批機關(guān)檔案的信息化管理工作開展提供理論上的有益指導(dǎo)，促進行政審批檔案管理水平的提升和效率的提高。

關(guān)鍵詞：行政審批；檔案管理；信息化管理

在活躍的市場經(jīng)濟環(huán)境中，社會經(jīng)濟領(lǐng)域內(nèi)開始出現(xiàn)了越來越多的主體進行著各類經(jīng)濟和社會活動，許多活動的開展都需要國家做出行政審批許可才能進行，因此當(dāng)前大量行政審批所帶來的行政審批檔案管理工作也面臨著巨大的壓力。

1 檔案信息化概述

1.1 何謂檔案信息化

行政審批是連接政府與公眾的一個平臺，公眾在從事社會生產(chǎn)和經(jīng)營等事務(wù)中有時需要通過行政審批的方式獲得許可，行政審批直接面對公眾，因此其工作開展的質(zhì)量水平和效率直接影響著政府形象。檔案管理信息化主要是利用計算機技術(shù)對行政審批所形成的各種檔案以信息化的方式進行收集和整理，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和提高檔案的查找和應(yīng)用效率。

1.2 行政審批檔案信息化管理的必要性

當(dāng)前我們已經(jīng)進入到了信息化發(fā)展的新時期，包括計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在內(nèi)的信息技術(shù)深入到了社會生產(chǎn)以及人們的生活中，行政電子政務(wù)等方面也有了新的呈現(xiàn)方式，在電子政務(wù)的推進實施下，檔案管理方式也要進行相應(yīng)的信息化改革。首先，行政審批是行政工作中的一項重要內(nèi)容，審批事項涉及到各個行業(yè)和領(lǐng)域，尤其是市場經(jīng)濟條件下各類企業(yè)數(shù)量增多，相應(yīng)的行政審批的檔案管理工作也是工作量大，利用計算機對檔案進行收集、整理和存儲能夠大大提高工作效率。其次，對行政審批檔案進行信息化的管理，有利于將有關(guān)審批的信息實現(xiàn)信息共享，對相關(guān)行政部門的信息調(diào)取、公民自主查詢等都具有便捷性。再次，傳統(tǒng)檔案管理方式在收集整理上容易缺失，保存過程中也容易丟失和損毀，而信息化的管理能夠克服以上缺點，還能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率，所以進行行政審批檔案信息化管理是一種必然的發(fā)展趨勢。

2 新時期行政審批檔案信息化管理存在的問題

近年來各地在行政審批信息化的改革中檔案管理工作也開始了信息化管理的探索，但是由于經(jīng)驗不足以及缺乏規(guī)范化的指導(dǎo)，使得實際工作中產(chǎn)生了一些問題。

2.1 行政審批檔案管理中缺乏信息化管理的理念

隨著社會專業(yè)化分工的細(xì)化我們能夠確認(rèn)檔案管理工作是一項專業(yè)性的工作，需要具有專業(yè)知識的人進行管理，尤其是檔案信息化管理更需要具有信息化管理的理念，但當(dāng)前由于長期進行傳統(tǒng)的檔案管理方式，在思想上較為落后，對已經(jīng)配備了計算機的也缺乏系統(tǒng)性的利用，有的甚至根本沒有利用，還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方式對行政審批檔案進行管理。

2.2 行政審批檔案信息化管理缺乏規(guī)范

當(dāng)前已經(jīng)有的地方行政機關(guān)在行政審批檔案管理上進行信息化的探索和改革，但是由于處于初始階段，在規(guī)范化方面還存在著不足。尤其是各類行政審批檔案如何進行分類和存儲，還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同的行政審批機關(guān)、不同的檔案管理人員采取的管理方式不同，導(dǎo)致工作中存在著混亂，反而給檔案管理工作帶來了新的問題，在相關(guān)行政審批檔案的查找方面也存在著很大的難度。

2.3 行政審批檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性

我們當(dāng)前各類行政審批由各主管部門進行管理，在不同的行政審批機關(guān)所使用的信息管理系統(tǒng)并不一致，不同的系統(tǒng)之間有時并不兼容，這就導(dǎo)致許多行政審批信息無法得到共享，造成“各自為政”的檔案信息化，例如有的項目需要進行多個行政審批，需要向多個行政審批機關(guān)提交申請，在不兼容的系統(tǒng)下無法查詢已經(jīng)提交的信息情況就需要不斷的重復(fù)申請。行政審批事項在審批中需要進行各項基本信息的填寫和錄入，在其他行政業(yè)務(wù)的辦理過程中還需要重復(fù)的填報和錄用，形成大量的重復(fù)性工作，與信息化管理的目標(biāo)產(chǎn)生偏離。

3 新時期行政審批檔案信息化管理的路徑

3.1 樹立信息化管理的理念

行政審批檔案信息化管理的實施前提就是要樹立起信息化管理的理念，只有在科學(xué)的理念下才能順利推進檔案信息化管理的落實。作為行政審批機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要重視起檔案的信息化管理，將信息化管理的理念進行推廣，并提出檔案信息化管理的方向和具體要求，從事檔案管理的工作人員也要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立檔案信息化管理的理念，并以這種科學(xué)的管理理念來作為工作的指導(dǎo)。

3.2 強化行政審批檔案信息化管理的規(guī)范化

上文提到行政審批涉及的事項十分繁雜，行政審批形成的各種檔案也是存在著較大的差異，對不同的行政審批事項進行檔案管理都要有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)才能真正利用信息化提升檔案管理的水平和效率。針對行政審批檔案管理，要結(jié)合不同的檔案類型及其特點，制定出科學(xué)的、具體的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理提供切實可行的依據(jù)。尤其是當(dāng)前新時期，各種文字、圖表、聲像等檔案材料越來越多，在行政審批過程中要進行規(guī)范化的整理和歸檔。

3.3 加強行政審批檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化建設(shè)

首先作為不同的行政審批機關(guān)要進行審批系統(tǒng)的統(tǒng)一化，在本機關(guān)內(nèi)部形成前臺業(yè)務(wù)部門與后臺檔案管理部門之間建立信息傳遞的順暢通道，便于行政審批各項材料、文件等的收集和檔案查詢。其次，在不同的行政審批機關(guān)也要進行審批系統(tǒng)的統(tǒng)一化，這樣有利于實現(xiàn)有關(guān)行政審批信息的整合利用，尤其是對于同一項目提交的多個行政審批申請通過對先期進行的行政審批檔案進行查詢就能夠進行相關(guān)信息的獲取，不但能夠提高審批的效率，也能夠減少申請主體的負(fù)累，也減少了行政審批檔案的重復(fù)錄入。再次，行政審批機關(guān)的檔案管理系統(tǒng)要與其他政務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一和兼容，這樣不但能夠?qū)崿F(xiàn)行政領(lǐng)域內(nèi)的各項資源和信息共享，方便進行信息審核，也有利于行政審批檔案的功能發(fā)揮和有效利用。

此外，在行政審批檔案信息化管理的路徑上還要加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善，包括計算機等硬件設(shè)備、檔案管理軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，不但要對行政審批所形成檔案進行信息化的管理，還要利用信息化為公眾提供網(wǎng)上申請、查詢等功能，這就需要加強技術(shù)的應(yīng)用，將行政審批所形成的電子檔案上傳到電子政務(wù)平臺，為公眾提供更加便捷高效的服務(wù)。

4 結(jié)語

我們已經(jīng)進入了一個信息化的時代，在社會行政領(lǐng)域方面，行政審批檔案管理工作事關(guān)有關(guān)行政審批信息資源的管理，利用信息化進行管理改革對提高行政審批檔案管理的質(zhì)量有著重要意義，也是提高政務(wù)服務(wù)水平的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)。作為行政審批部門要在檔案管理工作中，科學(xué)的進行信息化的應(yīng)用并不斷進行優(yōu)化，從而實現(xiàn)管理質(zhì)量的提升。

參考文獻

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