淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

周雷

摘 要：文書檔案管理的好壞，是單位管理水平的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是單位的各項(xiàng)活動(dòng)的客觀反映。基于此，本文以文書檔案管理為研究視角，針對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題作出分析，進(jìn)而提出具有針對(duì)性與時(shí)效性的解決措施。期待為我國(guó)相關(guān)單位文書檔案管理水平的全面提升貢獻(xiàn)綿薄之力。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問題及對(duì)策

文書檔案管理在各個(gè)單位中具有重要的價(jià)值，是企業(yè)、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及社會(huì)組織管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。能夠客觀的反映出單位的各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也直接體現(xiàn)出管理水平的高低。管理工作水平的高低與文書檔案質(zhì)量和完整性息息相關(guān)。檔案管理水平的提升，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理具有信息化的特點(diǎn)，同時(shí)文書檔案管理工作中存在不少問題，需要檔案管理員制定相應(yīng)的解決方案。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不足

現(xiàn)如今在很多單位和企業(yè)中，文書檔案管理人員自身對(duì)待檔案管理認(rèn)識(shí)不夠充分，使文書檔案管理工作不能很順利有序的開展。文書檔案管理的思想態(tài)度的怠慢，同時(shí)單位對(duì)文書檔案管理的重要性也沒有充足的認(rèn)識(shí)，在實(shí)施制度上受到多種因素的限制，如果單位的領(lǐng)導(dǎo)人不重視起來文書檔案管理工作，就會(huì)造成文書檔案管理工作效率低、質(zhì)量差以及管理工作出現(xiàn)多種錯(cuò)誤[1]。

1.2 文書與檔案管理相互混淆

檔案管理工作和文書工作截然不同的內(nèi)容，做好檔案管理工作的前提是能夠順利的完成文書工作，目前有很多單位把這兩項(xiàng)工作相互混淆。造成文書檔案管理和文書工作的相脫節(jié)，文書檔案管理人員不重視和文秘工作的銜接、配合。要保證工作的質(zhì)量和能夠順利的完成，就需要文書工作和檔案管理工作的問題上是相互協(xié)作聯(lián)系，只有都認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，才能保證工作有條不紊的順利完成[2]。

1.3 管理人員配備不足

人手不足是文書檔案管理工作同通常存在的問題，其中主要還是因?yàn)閷?duì)工作的認(rèn)知和重視不足造成的，用人單位有時(shí)為了補(bǔ)充人員不足，臨時(shí)補(bǔ)缺文書工作的人員是大多數(shù)單位采取的措施[3]。如今是信息技術(shù)時(shí)代，文書檔案管理工作可以借助現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)化管理，這就要求工作人員要與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)和掌握新的方法和技術(shù)，并能夠靈活的運(yùn)用到實(shí)際工作中。用人單位臨時(shí)不缺的多數(shù)是公司的老員工，這些新知識(shí)和新技術(shù)對(duì)于他們就相對(duì)有難度，思維方式和工作方式方法都不能快速的跟進(jìn)時(shí)代的要求，這樣就制約了文書檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。

1.4 文書檢索效率較低

現(xiàn)階段文書檔案檢索的方式主要是計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索兩種，多數(shù)情況下依舊是傳統(tǒng)的檢索方式為主，這樣就對(duì)文書檢索的效率造成很大的影響。不少工作人員存在著認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤，認(rèn)為提成文書檔案服務(wù)質(zhì)量需要更多的檢索工具的編制，總之，沒有能夠很好的在工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響主要原因。

2 解決文書檔案管理相關(guān)問題的對(duì)策

2.1 充分重視文書檔案管理

需要單位內(nèi)加強(qiáng)宣傳，可以通過多樣化靈活的方式宣傳相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)。如《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施方法》等，積極調(diào)動(dòng)庫存檔案資源并加以利用，促使檔案管理人員及各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)能夠深一層的認(rèn)知文書檔案管理工作的重要性，加大對(duì)文書管理工作的支持。在單位總體工作規(guī)劃中納入文書檔案工作及各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支持。

2.2 全面提高文書檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的提升自身的素質(zhì)尤為重要，包括檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能等。應(yīng)該注意根據(jù)檔案管理要求鼓勵(lì)管理人員參加培訓(xùn)及繼續(xù)教育，有必要的情況下可以建立定期培訓(xùn)制度。使管理人員能夠按照要求有計(jì)劃、有目的的參加繼續(xù)教育，使綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)得到提升，更有效的提高檔案管理隊(duì)伍的工作質(zhì)量。另一方面，根據(jù)時(shí)代變化對(duì)檔案管理員要求加快信息化的管理進(jìn)程，管理文書檔案的目的在于實(shí)現(xiàn)資源共享，并在此過程中充分發(fā)掘檔案的價(jià)值，為生產(chǎn)實(shí)踐提供服務(wù)，注意加快信息化管理的步伐才能夠使檔案資源的最大程度上的實(shí)現(xiàn)共享。

2.3 確立科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制

由于文書檔案管理工作涉及多個(gè)部門，為了提成管理水平，必須重視強(qiáng)化各部門之間的溝通和協(xié)作。其一，管理人員要了解檔案文件的處理情況，定期到基層單位與相關(guān)部門中收集資料，確保能夠從各基層單位和相關(guān)部門收集到齊全、完整、真是的文件材料；其二，管理人員應(yīng)定期與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，以減少文書檔案不及時(shí)的歸檔、資料遺失問題，注重檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)是否有效的完善，保證管理工作具有規(guī)范化的特點(diǎn)。

2.4 做好文書與檔案管理的銜接

文書工作和檔案管理工作密切相關(guān)，提高檔案的質(zhì)量首先要提高文書的質(zhì)量，文書的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。首先，文件的處理要按照流程和規(guī)定嚴(yán)格操作，科學(xué)分類后立卷、歸檔，要做到這一點(diǎn)需要有關(guān)人員的文書處理的相關(guān)培訓(xùn)，提高工作技能水平。其次，注意細(xì)節(jié)工作的區(qū)分，例如文書格式的統(tǒng)一、紙張的板式、紙面的清潔等等。要做到這一點(diǎn)就需要工作人員具備較高的責(zé)任意識(shí)，良好的工作習(xí)慣。文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，能夠使檔案管理工作的效率得到很到的提高。

2.5 提高電子檔案安全性

電子檔案應(yīng)用該技術(shù)能夠大批量的處理文件，收集整理大量的信息資源，提高了文書管理檔案工作的效率，這樣大大節(jié)省了管理文書檔案的時(shí)間。確保電子檔案的安全性尤其重要。首先，在工作中要養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，及時(shí)保存文件信息，避免在停電或計(jì)算機(jī)突發(fā)故障造成信息的丟失。其次，安全性這需要專業(yè)的技術(shù)人員參與，給計(jì)算機(jī)安裝殺毒軟件、防火墻等避免非法導(dǎo)致檔案信息的丟失、泄露。

3 結(jié)語

綜上所述，提高管理檔案人員的認(rèn)知度、學(xué)習(xí)能力尤為重要，直接影響著企業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)等各項(xiàng)管理工作中的質(zhì)量和效率。相關(guān)部門之間需要相互溝通、協(xié)調(diào)進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作。使文書檔案管理工作能夠高質(zhì)量、高效率的展開，為企業(yè)和單位的長(zhǎng)期發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]潘美恩.基于文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究[J].城建檔案，2016，06（08）：62-63.

[2]楊永翠.淺析高校文書檔案工作存在的問題及其對(duì)策[J].檔案，2015，04（09）：59-60.

[3]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究[J].東方企業(yè)文化，2014，05（14）：97+100.