新時期煙草企業檔案管理方法探討

摘 要：近年來，我國對煙草行業越加重視，如何進一步完善煙草企業管理模式也被提上了日程。尤其是隨著我國煙草行業的生產設備不斷更新換代，市場競爭也日趨激烈。煙草企業為了決策的科學，務必保證煙草檔案的高效、及時、安全。因此，本文將對新時期煙草企業檔案管理現狀進行詳細的分析，針對其存在的問題提出具體的解決措施，旨在進一步促進煙草行業的健康發展。

關鍵詞：煙草企業；檔案管理；文化建設；歷史借鑒

1 新時期煙草企業檔案管理現狀

檔案管理，即企業相關部門對檔案信息與檔案實體進行收集、整理、保管、堅定、統計并為企業正常運營提供利用服務的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業創建、發展的全過程，是企業興衰的見證者，對企業的發展起著重要的借鑒作用。因此，加強檔案管理工作是煙草企業長遠發展的必然選擇。進入21世紀以來，我國加強了對煙草檔案管理工作的建設力度，確定了協調關系、加強宣傳、整合資源、積極參與的發展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務，為創建和諧煙草企業不斷努力。目前，我國煙草按企業檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規范化，在企業文化建設中也發揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。

2 煙草企業檔案管理中存在的問題及相應措施

2.1 檔案管理機構

據調查研究顯示，目前我國煙草企業的檔案管理機構還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數煙草企業缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業缺乏專門的機構對企業檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業檔案管理人員調動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成檔案信息丟失，數據收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質量，促進煙草企業的健康快速發展。

2.2 檔案管理設備

眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質量的關鍵。但是，目前我國煙草企業的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網絡信息技術。比如，相關工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業，因此檔案信息不能實現資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網絡信息技術建立企業的電子檔案聯網，實現檔案資源的共享，充分發揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養高素質的網絡信息技術人才，創建企業的檔案管理系統，促進檔案管理模式向現代化發展。

2.3 檔案管理理念

目前我國企業檔案管理理念依然傳統落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業成長發展歷程的資料，更是企業文化建設的瑰寶。因此，我國企業應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創新服務理念，從檔案中提煉出企業文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業的發展。而且，在煙草企業檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發揮檔案管理的作用。比如，提供重要數據、維護企業權益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。

2.4 檔案管理方法

檔案管理方法的科學與否直接決定著檔案管理的質量。目前，我國煙草企業檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學，嚴重的影響了工作效率與質量。比如，我國煙草企業在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現象十分普遍，嚴重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業應該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學的分類歸納法，根據時間段和檔案類型進行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網查閱。此外，完善紙質檔案借閱制度，對不可備份檔案進行專門的保護，進一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設備儀器進行保養維修，從而保證檔案管理工作的正常進行。

3 總結

檔案管理工作對煙草企業的長遠發展起著重要的意義，因此，提高檔案管理質量迫在眉睫。我國煙草企業應該積極借鑒先進的檔案管理理念，不斷完善管理模式，充分利用網絡信息技術，創建完備的電子信息檔案體系，進一步促進檔案管理質量的提高和煙草企業的長遠發展。

參考文獻

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[2]張靜，王春曉，沈潔.加強檔案科學管理助力公司經營發展.《蘭臺世界》. 2013（z6）：37-38

作者簡介

葉愛平（1963-），女，湖南益陽，檔案員，研究方向：檔案管理。