關于房地產檔案管理風險的相關探討

吳玉嬌

摘 要：檔案管理在房地產行業中發揮著重要的作用，現今階段，房地產檔案管理還存在著一定的風險因素，影響了房地產企業的發展，需及時采取檔案管理風險措施，對產生的風險加以解決，提升檔案管理水平，確保房地產檔案管理工作的有序進行。鑒于此，本文主要探討了房地產檔案管理風險的各個因素，并其針對于所出現的風險問題提出了相應的解決措施。

關鍵詞：房地產；檔案管理；風險

在房地產檔案管理工作中，風險是不可避免的，如果沒有及時采取應對措施，將會制約著房地產企業的發展。因此需要對房地產檔案管理風險進行全面的分析，了解檔案管理可能出現的各個風險因素。了解到這些風險因素，并且制定出科學合理的檔案管理風險措施，有效的避免風險的發生，解決風險帶來的一系列問題，提高檔案管理的效率，提升檔案管理水平，確保檔案管理工作能夠穩定的進展。

1 房地產檔案管理風險相關問題

1.1 信息化風險問題

互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。

1.2 投資風險問題

投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。

1.3 知識產權風險問題

現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。

1.4 人員素質有待提高

互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。

1.6 檔案管理技術手段較為落后

在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。

2 房地產檔案管理風險的應對策略

2.1 房產檔案抵御風險的能力

房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。

2.2 完善信息與資料檢索體系

為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。

2.4 提高工作人員的素質

房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。

2.5 做好房地產檔案的風險評估工作

在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。

3 結語

房地產檔案管理工作至關重要，房地產企業應明確檔案管理的重要性，及時的對檔案管理風險進行分析，并且采取合理的措施，提高房產檔案抵御風險的能力，完善信息與資料檢索體系，健全檔案管理體系，提高工作人員的素質，做好房地產檔案的風險評估工作，有效的避免檔案管理風險，使得檔案管理工作更加規范與科學，提升檔案管理水平，實現檔案管理有效性，促進房地產企業的穩定發展。

參考文獻

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