關于機關人事檔案管理問題及對策的研究

何良翠　童正花

摘 要：機關人事檔案管理工作是機關人事工作的一個重要內容，服務機關人事工作是機關人事檔案管理工作的根本目標和宗旨。伴隨著國家人事工作的變化發展以及機關人事管理工作改革的不斷推進，亟需不斷改革機關人事檔案管理，創新國家機關人事檔案工作形式，本文將以機關人事檔案管理措施為主要方向，通過分析檔案管中存在的問題，針對性的提出解決措施，為機關人事檔案管理做出應有的貢獻。

關鍵詞：機關單位；人事檔案；管理；對策

1 研究機關人事檔案管理方法的意義

本文對機關人事檔案管理進行研究，總結出其中的問題，并提出切實可行的解決對策，無論在理論方面還是在實際應用方面都是具有重要意義的：首先來說通過健全完善國家機關人事檔案管理，提升“公共服務”的管理意識，培養機關人事檔案管理的新觀念，增強機關人事檔案管理的服務功能；其次健全機關人事檔案管理工作方式，可以對機關人事檔案服務對象的基本權利進行維護，有助于轉變機關人事檔案管理過程中淡漠化、神秘化、政治化傾向，維護機關人事檔案管理人員的形象；最后健全機關人事檔案管理工作，可以逐步增強機關人事檔案管理工作的公開化、信息化、規范化，把機關人事檔案置于“陽光”下接受廣大社會公眾的監管，從而杜絕檔案造假現象的發生。

2 機關人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理難以適應時代發展要求

傳統機關人事檔案管理制度，最開始出現在延安時期，起初目的是強化對中共黨員的管理。到了計劃經濟時期，人事檔案體現了上級機關領導者以及本單位人事組織對于個體進行監督管理。傳統機關人事檔案管理制度由于特別注重“集中統一和分級負責”，與時代的發展要求不相符合，尤其是各級人才交流機構缺乏充分的自主決定權，導致執行力偏軟。

2.2 雙軌制人事檔案管理模式存在矛盾

在之前的機關人事檔案管理中，為了防止改革的力度太過強烈，于是出現了一種折中的人事檔案管理模式，即人事檔案代理制度和機關人事檔案管理制度并存的“雙軌制”模式。“雙軌制”有助于進一步探索人事檔案管理改革工作，將社會心理的承受程度和認識檔案管理制度改革的力度有機結合在一起，促進社會的和諧健康發展。然而，“雙軌制”模式運行一段時間后，問題、矛盾、摩擦逐漸暴露和凸顯出來。

2.3 檔案管理缺乏公開性、服務性和人本性

目前為止，機關人事檔案管理制度的架構，依然是以組織對于個人的監督管理作為主線和核心，對于檔案相對人而言，人事檔案不是公開透明的，而是絕對封閉的。在機關人事檔案的運行機制方面，基層單位組織討論決定一個機關干部的道德純潔和政治忠誠度，干部個人對此決定必須毫無條件的絕對服從，這就導致機關人事檔案容易變為派別之爭的工具和手段。在現實工作中，用機關人事檔案整治干部，用機關人事檔案謀求私利，用機關人事檔案阻礙干部進步的現象比比皆是。由此可見，當前機關人事檔案管理工作缺乏公開性、服務性和人本性，而這些問題正是未來機關人事檔案管理工作努力的方向。

3 完善機關人事檔案管理的具體措施

通過上述分析，對機關人事檔案管理的意義以及存在的問題有了比較清晰的了解，那么接下來筆者就對如何完善機關人事檔案談一下自己的想法與建議，希望能夠為相關專業提供可以參考的理論依據。

3.1 轉變人事檔案管理的理念和功能

首先要樹立公共人事檔案的理念。公共人事檔案具有包容性、公共性和人本性的特點，破除了傳統機關人事檔案是管理者和形成者私有財產的禁錮。公共人事檔案把公共利益作為其根本原則和宗旨，充分保障人事檔案相對人的利用權利、知情權利、隱私權利、申訴權利、救濟權利等合法權利，充分維護其合法權益。

其次，發揮人事檔案的公共服務功能。由于公共人事檔案管理制度具有公共性、服務性、人本性的特點，這就決定了機關人事檔案的功能必須發生改變。傳統的機關人事檔案表現出強烈的政治控制功能，引起社會公眾的強烈不滿。因此機關人事檔案要想進一切辦法改變政治化、神秘化、主管化、身份化的觀念，真實、客觀、全面的記錄人事檔案本人的德、能、勤、績、廉等諸多方面的資料信息，從而為人事和組織工作提供科學、有效、全面、及時的信息服務。

3.2 完善機關人事檔案的相關制度建設

第一，完善機關人事檔案的收集制度。根據不同的人事檔案類型，調整人事檔案收集的重點和范圍。例如企事業黨委的職工檔案，應該強化專業職稱、文化程度、工資變動、獎懲情況、社會保障、近期考核等方面信息的收集。再比如專業技術人員的人事檔案，應該強化技術水平、個人專長、工作成績等方面信息的收集工作。而對于公務人員的人事檔案，應該進一步強化德、勤、廉、能、績等方面的信息收集。

第二，完善機關人事檔案整理制度。經過幾十年的發展和改進，隨著科學技術和信息化水平的突飛猛進，檔案管理人員還把大量的時間和精力放在裝訂、裁剪、組卷、拆卷、技術加工等環節，費力費時，程序復雜，效率低下。并且這些工作成本較高，而且技術加工方法對檔案材料的原貌會產生破壞。因此，新時期機關人事檔案的整理制度應該利用現代化技術和信息化技術手段，放寬人事檔案的整理要求，簡化整理步驟。

第三，完善機關人事檔案的審核制度。就社會信息的視角而言，人事檔案從本質上講就是一種信息記錄和信用標志。提供公共服務是機關人事檔案的重要功能。實現公共服務功能的信息材料往往反應在德、勤、廉、能、績等方面的檔案材料中。因此，應該重點審核的是德、勤、廉、能、績等方面的檔案材料。根據高效、節約的指導思想，機關人事檔案的審核工作應該放在學歷資料、信用記錄、自然狀況、品德能力等方面，對所在單位定期形成的檔案材料，比如考察材料、工資情況等進行簡單審核即可。

3.3 賦予人事檔案管理機構一定的自主權

集中統一、分級負責的人事檔案管理體制，是傳統機關人事檔案管理制度建設的一大成績。集中統一、分級負責的人事檔案管理體制使得我國機關人事檔案管理工作能夠經過大風大浪而重新恢復。在建國初期，我國機關人事檔案管理制度缺失、檔案管理比較混亂，在這種狀態下，集中統一、分級負責的管理體制發揮重大作用，保證機關人事檔案管理制度的恢復和重建。

但是隨著社會需求的不斷改變，當今機關人事檔案管理過程中，應該堅持集中統一、適當分級的管理原則，在人事部門、組織部門設立專門的管理機構，比如機關人事檔案綜合管理中心、干部信息中心、人事檔案科室等，落實黨管干部的原則，保持公職隊伍的穩定性。人才流動服務機構負責流動人員的人事檔案管理工作，與其他人事檔案相比，流動人口人事檔案管理更要體現服務性和公共性，盡力為人事檔案相對人和用人機構提供豐富的信息，充分保護流動人口的合法權益。各級政府部門應該出資建立非公有企事業單位職工、專業技術干部、學生等人事檔案管理中心，建立相應的人事檔案信息庫，實現集約化、社會化、專業化的人事檔案管理工作，在法定條件下提供人事檔案信息服務。

4 結語

綜上所述，機關人事檔案管理工作，涉及到機關、企事業單位人員的廉政與公正，因此相關部門應該緊跟社會需求與政治導向，與時俱進，保證檔案管理理念與手段的先進性，為機關事業的良性發展打下堅實的基礎。

參考文獻

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