關于推進檔案數字化建設工作的思考

梁丹

摘 要：在當前知識經濟時代，知識和信息成為社會發展中必不可少的要素，檔案作為信息的重要來源之一，人們對檔案信息資源的開發利用越來越重視，這也加快推動了檔案數字化建設的進程。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的重要內容，需要檔案管理人員充分的掌握信息化技術，并將其在檔案工作中進行有效應用，從而進一步推進檔案數字化建設進程，為檔案事業的健康、持續發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：檔案資源；檔案數字化；數據庫建設；安全管理；數字化技術

在社會快速發展過程中，檔案發揮著越來越重要的作用，這也使人們開始重視檔案信息資源的開發利用。在計算機技術和網絡技術的支持下，檔案加快了數字化發展進程，數字化檔案的實現有效的提高了檔案信息查閱的速度，為檔案資源的開發利用打下了堅實的基礎，因此需要加快推動檔案數字化建設進程，提高檔案管理的規范化和標準化，更好的促進檔案工作的有序開展。

1 檔案數字化建設的意義

在檔案數字化建設過程中，充分的利用各種先進的科學技術來實現檔案信息資源的收集和整理，并對檔案信息資源進行分類存儲和加工，通過建立檔案信息資源庫，從而實現對存檔檔案信息的快速檢索和查詢，使檔案利用者能夠快速獲取到所需要的檔案信息，有效的提高檔案信息資源的利用效率，實現檔案信息的共享。

（一）檔案數字化滿足了社會的發展需要

由于檔案資料信息量豐富，而且利用多種載體來對檔案信息進行記載，具有重要的社會價值。人們為了能夠快速、便捷的獲取到更為準確性的檔案信息，則對檔案管理工作提出了更高的要求。通過加強檔案數字化建設，可以實現檔案信息的快速查詢，而且檔案信息保存更具便利性，有效的提高了檔案管理效率，實現了檔案信息資源的共享，更好的發揮出了檔案的重要價值。

（二）檔案數字化順應了檔案管理的發展

檔案數字化具有更為明顯的優勢，其不僅容量較大，而且易于保存，能夠節約大量的檔案儲存空間和成本，而且數字化檔案更便于查閱，能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在檔案利用時不受時間和空間制約，給檔案需求者帶來了更多的便利，同時也現檔案管理工作的發展相適應。

（三）檔案數字化有利于檔案資源的開發

檔案數字化建設是檔案信息資源開發利用的重要基礎和保障，通過推進檔案數字化建設，能夠使檔案資源更好的為社會服務。而且檔案數字化工作有效的提高了檔案信息的準確性，實現了檔案信息資源的真正共享，有效的推動了檔案資源的開發利用進程，從而更好的發揮檔案信息在社會發展過程中的重要作用。

2 推進檔案數字化建設的措施分析

（一）加強檔案標準化和規范化建設

在當前檔案數字化建設工作中，由于檔案信息數字化不標準，這對檔案數字化建設帶來了較大的阻礙。因此需要加強檔案標準化和規范化建設，這不僅是檔案管理工作的基礎，同時也檔案數字化建設的重要保障，只有檔案信息實現了標準化和規范化，檔案數字化建設工作才能有序的開展。

（二）加強檔案數據庫建設和管理

數字化信息技術的發展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫；數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數據庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統一認識，充分認識數據庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛，實現由單一的數據庫向系統的數據庫發展；在數據庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數據庫的使用頻率和效率來考核數據庫的活性等。

（三）加快推進檔案數字化制度建設

通過建立現代檔案管理制度，提高檔案業務流程和文件的數字化管理意識，才能更好的提高數字化檔案管理水平。當前檔案數字化發展過程中，相關標準和規范還不完善，這就需要尋求能夠與自身發展實際相適應的數字化檔案管理系統，統一的檔案管理系統需要統一的制度，因此構建統一的標準規范和統一的業務流程，從而為檔案數字化建設提供制度保障。

（四）提高檔案管理人員的技術水平

在當前檔案數字化建設過程中，需要努力提高檔案管理人員的技術水平，構建專業化的檔案管理人員隊伍。因此需要重視檔案管理人員的培訓工作，通過對現有檔案管理人員開展計算機技術和網絡技術等內容的專業性培訓，努力提高檔案管理人員的計算機應用水平，從而在實際工作中能夠熟練操作計算機，并運用數字化檔案管理軟件，能夠有效的防范網絡安全，提高檔案數字化建設的安全性。同時檔案管理人員要還要全面系統的學習過檔案管理知識，這樣才能更加靈活將信息技術與檔案管理工作有效的結合起來，提高檔案信息的正確性和完整性，為檔案數字化建設質量的全面提升奠定良好的基礎。另外，檔案管理人員還要重視自身職業道德素質的提高，這對檔案管理質量和檔案數字化建設質量都具有非常重要的意義。

（五）要引進和應用先進的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機與網絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統的發展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案的數字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級，促使數字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數字化檔案管理的目的。

（六）加強檔案數字化安全管理

隨著計算機技術、網絡技術的不斷發展，各種黑客、木馬、病毒等威脅網絡安全的因素在層出不窮的出現，而對于檔案的數字化建設過程中也應該提升對這些因素的重點關注。在這種情況下，就需要在檔案的數字化建設中采用防火墻技術、數據備份技術、加密技術等來加強檔案數字化的安全管理水平。同時，相關檔案管理人員也應該提升自身的安全防范意識，采取有效的措施來防范風險時間的發生。

3 結束語

在當前信息時代，檔案數字化時時代發展的必然要求，同時也檔案管理工作的主要趨勢。檔案數字化對檔案管理部門提出了嚴竣的挑戰，同時也給檔案管理工作帶來了重大機遇，檔案管理理念、檔案管理模式和檔案載體等都發生了巨大的變化。因此在實際工作中，需要檔案管理人員要勇于接受挑戰，抓住機遇，加快推動檔案數字化建設進程，為檔案信息資源的開發利用奠定良好的基礎，使檔案能夠更好的服務于社會和經濟的發展。

參考文獻

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