開展檔案信息化建設實踐體會

夏玉梅

摘 要：本文從檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網絡化總結了在開展檔案信息化建設實踐的基礎上的幾點思考。

關鍵詞：檔案信息化；網絡化；服務

1 開展檔案信息化建設的成功經驗

1.1 把檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。在每兩年召開的單位信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。

1.2 檔案信息化基礎設施建設初具規模

近年來，在辦公用房緊張的情況下，我單位始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我單位檔案信息化建設的進一步發展奠定了堅實的基礎。

1.3 檔案管理應用系統建設初呈網絡化

檢察機關的檔案按照國家有關規定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我單位的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我單位自行開發的檢察業務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架。聲像檔案的研發工作也已進入實戰階段。上述三類檔案的軟件實現，初步構建我單位立體化、網絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發打下了良好的應用基礎。

1.4 檔案信息化配套機制初步完善

1.制定了較為完善的規章制度。為了加強單位檔案信息化工作，先后制訂并實施了我單位訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。

2.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發和應用，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質量直接由內勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。

3.形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層單位檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。我單位檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為我單位檔案管理的高效優質運行提供了技術保障。

2 對今后開展檔案信息化建設的展望

2.1 總體規劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和單位信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與單位信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。

2.2 突出重點，務求實效

當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局全國檔案工作會議上指出：“十三五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市單位條線考核、區檔案局的督導中都體現了這一要求。因此，我們要立足檢察機關的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市單位職能部門的指導下，積極探索出基層單位業務檔案信息化的新路。

2.3 規范流程，強化服務

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。要結合市單位檢察實務工作手冊，對現有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高，保持浦東單位先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部干警做起，充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。