高校函授畢業生畢業檔案存在問題及解決方案

謝鳳麗

摘 要：在如今的知識經濟時代，成人教育已經是非常普及的，函授畢業生檔案成為教學檔案建設的一部分。近幾年，高校函授畢業生對自己的個人檔案普遍是不理不睬的，在檔案管理中函授教學檔案的管理總是被輕視，在畢業生就業單位和各地的人才交流中心函授畢業生的檔案遺失也是非常普遍的現象，在檔案收集、管理和保存方面存在很多不足。因此，在今后的工作中要加強檔案的管理和保存意識，本文主要從高校函授畢業生檔案現狀和存在問題進行研究，尋找出解決檔案管理的的辦法。

關鍵詞：高校畢業生；函授檔案；現狀；管理；思考

教學檔案是高校檔案建設的重要內容，高校學生在進行教學活動過程中形成的有保存價值的各種文字和圖表等不同形式的歷史記錄。隨著成人教育的不斷發展和普及，高校函授檔案成為高校檔案建設的重要組成部分。面對高校函授檔案的不受重視的問題，應加強畢業生檔案管理的意識和檔案管理相關規定。

1 高校函授畢業生檔案現狀

高校函授檔案對函授畢業生來說重要性相當于身份證。高校函授檔案是函授畢業生的第一份檔案，函授檔案的用途對函授畢業生今后的定級轉正、職稱申報、辦理社會保險以及職務晉級都有相當重要的意義。由于之前的高校函授檔案的沉寂，畢業后工作中對檔案沒有太高的要求，畢業生對函授檔案的定位不夠，導致函授畢業生對自己的檔案不聞不問，更不會去辦理相關函授檔案的手續。

隨著社會的不斷發展，對人才學歷證明的要求越來越高。近幾年，畢業生在工作中與單位簽訂勞動合同時，必須要有檔案的跟隨，對函授檔案的要求提高，促進函授畢業生的檔案流動。但是還有很多畢業生從來沒有重視過檔案的管理，導致檔案流失，真正使用檔案時找不到檔案。目前函授檔案有三種現象：一是現階段許函授畢業生工作不穩定，沒有找到十分滿意的工作，一直處于尋找觀望的狀態，為了方便將檔案留在自己的身邊，長時間檔案成為“死檔”。二是畢業生與單位簽訂勞動合同，檔案會在單位保存，但是由于后期換工作的原因，導致檔案無人管理，沒有重視自己的檔案，最終導致檔案成為“棄檔”。三是高校函授畢業生將自己的檔案放在所在地人才交流中心進行管理，費用雖高，但是提取方便，當地的人才交流中心根據畢業生的工作實際情況，將函授檔案放置在正規單位保存，以免成為“棄檔”。

2 目前高校函授畢業生檔案管理中存在的問題

2.1 高校函授畢業生檔案管理技術落后

高校函授畢業生檔案管理工作要被重視，并且有計劃的做好檢查和監督，需要技術的支持。但是目前高校函授檔案管理的技術落后，管理模式仍然采用傳統的紙質管理，基本設施不夠先進，沒有使用先進的電子管理模式進行檔案管理。

2.2 高校函授畢業生檔案管理意識落后

部分高校函授檔案管理工作人員對函授畢業生檔案管理不夠重視，工作人員的檔案管理意識薄弱，高校沒有結合社會發展的實際情況度函授畢業生的檔案管理進行教育滲透，讓函授畢業生度檔案管理的重視程度不夠，觀念意識落后。部分高校只重視教學檔案的管理，忽視函授畢業生的檔案管理工作，造成函授畢業生對檔案管理出現怠慢的態度。

2.3 高校函授檔案管理制度不到位

沒有規矩不成方圓，高校函授檔案管理制度的制定不到位，高校檔案管理危機體現在高校畢業生函授檔案管理制度沒有相應的規章制度上。即便部分制定了關于高校函授畢業生檔案管理制度，但是并沒有進行落實，紙上談兵罷了。高校函授畢業生檔案管理制度不完善的現象非常普遍。

2.4 高校函授檔案管理制度缺乏監管制度

高校畢業生函授檔案管理制度上缺乏定期檢查和監督制度的落實，由于函授畢業生檔案的特殊性和社會的復雜性，高校函授畢業生的檔案中存在造假現象，高校畢業生函授檔案管理工作人員要進行定期和不定期的監督管理。

3 做好高校畢業生函授檔案工作的建議

鑒于目前高校畢業生函授檔案管理的現狀和問題，各大高校函授點應該加強對函授檔案管理相關內容，讓各個單位通過高校函授檔案來了解畢業生，來增加函授畢業生的就業競爭力。一是要進行函授檔案管理的網絡化，在高校的相關平臺上可以在認可后查看不涉及隱私的檔案內容。高校的檔案管理部門要充分與學信網等網站做好銜接工作。將函授畢業生的檔案相關信息整理起來，建立全面的個人檔案信息數據庫，讓函授畢業生受益。二是要做好高校畢業生函授檔案轉交工作。高校應該嚴格要求函授點對韓函授畢業生的檔案進行傳遞工作，并制定出檔案管理相關制度，高校要對函授畢業生進行思想觀念的更新，讓函授畢業生意識到檔案的重要性，并及時將檔案轉移到畢業生單位或者當地人才交流中心，確保檔案安全存在，避免度函授畢業生的就業帶來不必要的麻煩。對于就業的函授畢業生，一定要清楚工作單位的性質。如果是政府機構、國營企業、事業單位等單位有權保管檔案的，放置在單位進行管理；如果是民營企業或者是個體經營是沒有權利保管檔案的，那么就要將檔案放置在人才交流中心進行保管，函授畢業生一定要重視自己的檔案。

4 高校函授畢業生畢業檔案管理的思考

隨著教育水平的不斷提高，函授學歷在社會中是不被重視的，函授檔案更是無人問津。應如何改變這種現狀？

首先，高校函授畢業生要提高認識，函授是被社會承認的，并沒有因為學歷性質而廢除函授，充分說明函授是有自身的價值的，函授畢業生簽訂勞動合同和評職稱時都需要有函授檔案，我們要正確認識到這點，我們要更新傳統的思想觀念，認識到函授檔案的重要性，并攜手努力，關注函授，重視函授檔案。函授畢業生對待自己的檔案就要像重視自己的畢業證書一樣，要愛護自己的函授檔案，為日后的工作需要做好充分的準備。

其次，高校也能根據現階段函授檔案的現狀和問題，制定出科學合理的函授檔案管理制度，并明確規定相關內容和流程。

5 結語

綜上所述，高校函授畢業生畢業檔案管理工作是一個完整系統的工程，要針對現階段的種種問題，不斷進行思考總結，讓函授畢業生重視自己的檔案，讓函授檔案工作掀開新的篇章。

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