電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異

莫佩玲

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案逐漸由紙質變?yōu)殡娮影妫沟脵n案管理在技術手段上更加便捷。然而對于紙質檔案而言，由于其與電子文件承載著不同的使用任務，且易受到外界環(huán)境影響，因此，檔案管理部門必須采取不同管理方式區(qū)別對待電子文件與紙質檔案。本文在分析電子文件與紙質檔案相關內容基礎上，提出對于二者在保護技術上的相關手段。

關鍵詞：電子文件；紙質檔案；保護技術；差異

隨著電子檔案的逐步興起，對紙質檔案造成嚴重沖擊，愈來愈多的管理者開始使用電子方式進行檔案的保存，然而紙質檔案相對于電子文件而言有著不同的使命差異，因此相關管理部門需采取不同技術手段對電子文件與紙質檔案區(qū)別保護。

1 電子文件與紙質檔案的信息載體壽命存在差異

對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案管理部門多采用紙質的形式進行記錄與保存，然而其保存壽命極易受到紙張質量與耐用性的影響。在某些特殊環(huán)境情況，例如環(huán)境潮濕或者是高溫環(huán)境，紙張極易發(fā)生氧化反應，因此嚴重縮短了紙張的使用壽命。因此某些紙質檔案極易發(fā)生損壞而失去其自身存在的價值。為此若在保存前對紙張進行相關處理，則在較大程度上避免此種情況的產(chǎn)生而延長紙質檔案的保存壽命，便于管理者調閱。隨著信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡被廣泛應用，因此電子文件逐漸被管理部門應用。所謂電子文件主要以電腦磁盤最為載體，將其保存在電腦等電子設備中。然而由于電子磁盤本身具有的特殊性質，易受到外界灰塵及靜電的影響而導致?lián)p壞，無法對其進行解讀與使用，從此看，電子文件的保存壽命低于紙質檔案，存在較多風險因素。

2 電子文件與紙質檔案受環(huán)境條件影響的差異

由于我們自身無法控制環(huán)境的變化，因此對于檔案的保存極易受到外界環(huán)境的影響，不僅會影響管理者的正常使用，還會減少檔案保存的壽命，對于環(huán)境條件的影響差異具體有以下幾點：

第一，灰塵影響的差異。對于紙質檔案而言，一旦形成記錄被擱置，短時間內則不會被查閱，而空氣中存在大量灰塵，因此經(jīng)過實踐的積累紙張極易發(fā)生粘連形成“檔案轉”或者形成霉菌。后繼的管理者若想進行查閱，則會造成嚴重的影響。雖然電子文件被保存在電子設備中，然而電子設備同樣易受到灰塵的影響，發(fā)生物理損壞、生物損壞以及化學損壞。對于物理損壞，灰塵會使電子磁盤或者光盤表面出現(xiàn)劃傷，致使記錄信息損壞而無法進行解讀；對于生物損壞主要指霉菌孢子通過灰塵的傳播在電子磁盤或者光盤表面分泌有機酸與霉，而導致電子設備的損壞，最終使檔案缺失；對于化學損壞即是指電子磁盤或者光盤極易受到灰塵中某些化學成分的影響，導致電子磁盤或光盤受到腐蝕及降解致使信息無法被解讀。不論是電子文件還是紙質檔案，極易受到灰塵的影響，雖然影響手段不同，但結果確是一般，因此在進行紙質檔案保存前必須采取相關保護手段，隔絕紙質檔案與灰塵的接觸，若產(chǎn)生損壞，也可通過修復手段進行檔案的閱讀；對于電子文件的保存，需將其密封擱置，避免與空氣發(fā)生接觸而損壞。

第二，濕度與溫度影響的差異。空氣中的濕度與溫度非人為因素可控，因此不論對紙質檔案還是電子文件均產(chǎn)生不良影響。對于紙質檔案而言，若濕度過高，紙張發(fā)生水解反應，加之記錄時所采用的劣質油墨，極易使油墨發(fā)生擴散現(xiàn)象，對檔案造成損壞。電子光盤或磁盤所使用的材料為塑料及鋁制材料，在受到潮濕環(huán)境的影響下，易發(fā)生收縮及膨脹變形，甚至彎曲，因而嚴重激光束的定位而導致無法對記錄進行存儲。科學家曾做過相關文檔保存實驗，通過實驗證明，適于紙質文檔與電子文件保存的溫度為14～20攝氏度。

第三，機械振動與外來磁場影響的差異。這兩種影響主要針對于電子文件而言，紙質檔案不會受到影響。對于人體自身而言或多或少會帶有電離子，人們也無法預測何時會產(chǎn)生靜電，因此一旦靜電產(chǎn)生并作用于電子磁盤或光盤，其表面的剩磁易發(fā)生磁化甚至消磁狀況，造成信號的失落，使記錄信息發(fā)生破壞而無法讀取。強烈的機械振動主要影響磁盤中磁分子的排列結構及次序，使剩磁衰減而影響信息讀取。因此對于電子文件的保存必須遠離磁場，避免受到干擾或是強烈的震動。

第四，光線與有害氣體影響的差異。空氣中的有害氣體主要包括二氧化硫、二氧化氮及氯氣等，這些有害氣體使紙張發(fā)生氧化反應，極大降低了紙張的硬度；并且這些氣體中含有大量酸性物質，易腐蝕或破壞磁盤二致使磁粉脫落，導致磁盤中的信息無法被讀取。

3 信息保護的差異

對于紙質檔案而言，紙張為主要信息記錄載體，二者結為一體使文字記錄的信息得以保存，且載體與信息不可分離。然而對于電子文件而言，由于記錄信息被保存在電腦、電子磁盤等設備中，因而載體與信息可隨時分離，因此增加了其被盜、修改甚至銷毀的風險。同時，受到電腦病毒的影響，磁盤極易因發(fā)生感染而導致無法正常讀取檔案信息。目前是電子文件免遭破壞的主要方式為設置防火墻，還包括數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印及數(shù)字時間印章法等。數(shù)字加密法，顧名思義即為對電子文件進行加密，避免外人對磁盤數(shù)據(jù)進行讀取。數(shù)字水印法即是指通過水印的方式對電子文件進行加印處理，使得電子文件進行隱藏，在其他人進行其它文件拷貝時保證這些標志不會被拷貝。而時間印章法則是將電子文件的生成時間在網(wǎng)上被確認，即便被刪除或是修改都可找回原記錄。

4 技術壽命的差異

一旦紙質檔案形成，紙張、文字材料與字跡就會被結合在一起，它的技術壽命將受到外部環(huán)境及內部因素影響。而對于電子文件而言，出上述技術手段影響因素外，更與技術的革新有關。若技術過時，諸多文件信息將無法被讀取。此影響主要包括兩方面內容，即為技術革新與商業(yè)性原因。一般而言，技術設備有其相應的使用壽命，一旦超過其使用壽命，設備便會失去效用，因此對于需要長期保存的文件而言，必須采用更為先進的設備進行保存。國外對此主要提出三種方式：將電子設備保存與技術博物館中；使用微型膠片與紙張進行拷貝，將電子文件轉換為中性格式文檔。然而這三種方式并不是唯一，必須隨著文件數(shù)量的增多而采取更為先進方式。通過以上內容的敘述我們得知，電子文件的保存，因其載體與信息結合的方式較為特殊，對紙質檔案的保存形成較大沖擊。二者在技術手段上存在的較大差別，為檔案的保護開發(fā)工作提供極大動力。

5 紙質檔案與電子文件的相關保存措施

首先，制定相關制度。為保證檔案的安全保存，國家檔案管理部門必須制定相關的機制與制度，同時也可授權檔案管理人員自身制定相關制度，例如禁止無關人員靠近或接觸檔案文件，禁止無權限人員對電子文件進行查閱等。

其次，運用相關技術。不論是紙質檔案還是電子文件，對其保存工作必須采取多種措施，運用最新技術。對紙質檔案進行保存，可采用目前先進的密封技術，避免紙質與空氣中相關物質發(fā)生反應而延長保存壽命，便于管理者進行隨時調閱；對電子檔案進行保存，可通過與其它技術設備結合使用，或者可以將電子文件進行加密，同時需要加強對計算機人員的培訓，避免使信息受到干擾。

最后，及時消除隱患。為確保檔案的保存安全，必須排除相關安全隱患。對于紙質檔案而言，需加強防火等因素控制，避免遭受損失；對于電子文件而言，應網(wǎng)絡環(huán)境較為復雜，需定期對計算機進行清理并修復，以免受到電腦病毒等影響而使信息無法讀取。

6 結束語

電子文件與紙質檔案對于檔案管理部門以及國家的發(fā)展具有重要意義與作用，因此必須對二者進行有效的保存。然而因其所具有的不同性質，必須采取不同的方式進行保存，做到區(qū)別對待。通過對相關的保護差異以及保存手段的論述，紙質檔案與電子文件會被較好保護，發(fā)揮檔案的應有作用。

參考文獻

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