大數據背景下的檔案管理探討

王雨

摘 要：檔案管理是關系到我國社會主義發展的大事，做好檔案的有效管理和儲存是加快我國社會主義現代化建設的重要舉措。在大數據的背景下做好檔案管理，應該是當前的檔案管理工作人員都應該做好的事，本文將從大數據背景下檔案管理工作所面臨的挑戰、檔案管理工作在大數據時代所具有的優勢以及在大數據背景下為檔案管理工作提出的建議和思考這三個方面出發，為當代檔案管理工作者提供參考。

關鍵字：大數據；時代；檔案管理；舉措

在如今這個互聯網時代，信息技術飛速發展，滲透到人們生活的各個領域，人類的生活已經離不開信息技術。人們將現在這個時代稱為大數據時代，信息的爆炸是這個時代的重要特征。隨著信息的爆炸性增長，怎樣對信息進行有效的分類、篩選和管理成為各行各業的人們共同關注的問題。檔案行業更是如此，檔案行業的工作任務是收集、保存社會信息整理成為檔案并且提供調取檔案為社會所利用。檔案行業不僅僅有保管信息的任務，而且要承擔對社會原始信息的收集、保管、整理、鑒定、檢索和利用等任務。在當前大數據時代的背景下檔案管理人員面臨著巨大的挑戰。

1 大數據時代背景下檔案管理行業面臨的挑戰

大數據指的是一種規模超過一般軟件的處理能力、需要用超出傳統的新型軟件進行獲取、管理存儲的類型多樣的數據集合。大數據所具有的數據規模大、數據類型多樣、數據價值低下等特點使得檔案管理人員的工作面臨著巨大的挑戰。

1.1 檔案管理理念

在過去的檔案管理工作中，主要是依靠檔案工作人員對信息進行收集之后將其按照不同的類別進行歸類和保存，還要進行編號等工作，方便提取檔案以供利用。但是在信息時代，信息量的爆炸使得檔案工作人員需要收集的信息量暴增，對信息的收集無法簡單以人力完成，而是要依靠計算機等先進的設備來完成這個任務。而且在大數據時代，數據的類型多種多樣，僅僅依靠人力來對信息進行分類是無法完成的。最主要的是，在當今的社會很多的信息是交叉混合的，無法簡單地將其分類歸納。因此在大數據時代有很多檔案是無法用傳統的檔案管理方法進行管理。

1.2 檔案管理形式

在以前，檔案主要是通過文字的形式來保存，檔案管理人員通常只要保管好這些紙質材料，對其進行收集、整理、編號就可以完成檔案的管理工作。但是在大數據時代，很多信息數據是用單子文檔、圖片、視頻、音頻甚至是編程等數據形式進行記錄的，無法轉換成傳統的文字形式檔案。這就要求檔案管理人員對這些信息用合適的方式進行存儲并且進行整理和分類。

1.3 檔案管理人員的業務能力

在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員只要熟悉檔案管理的基本操作和基本理念就可以進行檔案管理的工作，對檔案管理人員的業務能力要求比較低。但是如今信息數據的大規模以及處理這些信息的復雜性使得一般人無法簡單勝任檔案管理的工作。在大數據時代，檔案管理人員不但要掌握必要的計算機操作知識，對各種數據形式的處理和保存能力也是必不可少的，新時代對檔案管理人員的業務能力提出了更高的要求。

2 大數據時代背景下檔案管理工作具有的優勢

大數據時代給檔案管理工作帶來的不僅僅是巨大的挑戰，也為檔案管理工作帶來了很多的優勢。人們只有在新形勢下看清檔案管理工作所具有的各種優勢并且挖掘其潛力好好利用才能真正做好檔案管理的工作。

2.1 提高效率

大數據時代來臨，人類對信息數據的處理能力也日新月異，大幅增加。在傳統的檔案管理工作中工作人員對信息數據的處理效率十分低下，但是大數據可以快速處理大量的信息數據，提高了檔案管理工作的效率水平。大數據帶來的效率的提高不僅僅表現在處理信息數據的速度上，而且還表現在對多種多樣的數據形式的處理上。大數據時代可以輕松處理多種不同形式的信息數據，大大降低了檔案管理工作人員的工作量，提高了對檔案信息收集、整理、歸納、管理的效率。

2.2 節約成本

在傳統的檔案管理工作中，由于檔案信息的形式為文字形式，隨著信息的不斷累積，在檔案管理工作中就需要消耗大量的紙質材料。而在大數據時代，由于信息載體的更新換代，信息數據可以保存在更先進的載體中節約大量的紙質材料成本。不僅如此，傳統的檔案管理需要大片的空間來存放紙質檔案，在大數據時代信息數據的新載體具有容量大、體積小的特點，可以節約傳統檔案管理所需要的空間成本。大數據時代對信息的維護和調取與傳統的檔案管理比起來也具有成本優勢，在傳統的檔案管理中需要大量的人力來對信息數據進行維護和管理，而現在只要是精通計算機以及數據管理信息技術的員工可以依靠電腦管理大量的數據，節約了人力成本。

2.3 提高質量

在傳統的檔案管理工作中，紙質檔案很容易被破壞，抗風險能力十分脆弱。風險因素大都是不可測的而且后期很難補救的，例如：假如保存檔案的地方發生了火災，或者因天氣引起的水災，再或者地震雷電等自然災害，對紙質檔案的損害都是不可逆的，檔案管理人員后期很難補救。而且紙質檔案還有損耗和老化的問題。紙質檔案在被很多人借用、翻閱之后會沾上污漬，出現缺損，而且經過長時間的保存之后會出現紙質老化、字跡不清的問題。這些風險在大數據時代可以通過技術手段完全避免，運用電子硬盤等新興的存儲介質保存的檔案只需要占用很少的空間來存放，而且不用擔心老化和缺損的問題，就算硬盤出現問題也可以通過技術手段恢復數據或者通過多云端儲存的方式來規避風險。

3 大數據背景下對做好檔案管理工作的建議

在當前的時代背景和國家要求下，檔案管理工作不能停留在傳統的工作階段，而是要順應時代潮流讓我國的檔案管理工作跟上時代的步伐，跟上技術的進步，更好地為黨、國家以及人民服務。大數據是現如今社會的主要特點，檔案管理工作人員也應該抓住時代的脈搏，思考如何在當今時代下應對大數據給檔案管理工作帶來的挑戰、如何在當今時代下抓住大數據給檔案管理工作帶來的機遇。本文也對這個問題進行了深入的研究和思考，并且對在大數據背景下如何做好檔案管理工作提出了一下幾條建議：

3.1 培養專業人才

大數據背景下的檔案管理不再是收集、保存資料這么簡單，傳統的檔案管理人員在大數據方面專業知識不足，業務能力欠缺。人才是做好一切工作的第一條件，以人為本，檔案管理工作當然也不例外。在當今的時代背景下，檔案管理行業急需一批掌握大數據專業知識的人才隊伍，因此大力培養檔案管理專業人才十分必要。對檔案專業管理人才的培養可以從以下幾個方面入手：一、國家應大力倡導對檔案管理專業人才的培養，并且在政策層面上對培養專業檔案管理人才進行幫助扶持。二、國家應該撥出專門款項用于培養檔案管理專業人才，人才的培養不僅僅需要時間，也需要大量的金錢。三、國家應當鼓勵政府與高校合作，聯合培養出具有專業知識以及專業能力的檔案管理高級人才。

3.2 優化人才結構

現階段由于我國檔案管理仍處于傳統管理形式下，對檔案管理的技術性要求較低，我國檔案管理人員的年齡普遍較高，學歷普遍較低，業務能力普遍較差。在大數據時代，我國檔案管理行業要向信息化、數據化、專業化轉型，就必須改變這種檔案管理人員結構。在大數據時代，要提高我國檔案管理行業的工作水平首先就是要在人才隊伍上下功夫，改變長時間以來人們對檔案管理工作就是“老年人的養老工作”這種既定的印象，吸收大量的有工作熱情、有專業技術、有業務能力的年輕人投入到我國的檔案管理工作中來，使得我國的檔案管理人員結構向年輕化、專業化、技術化轉變。

3.3 重視數據安全

大數據時代雖然給檔案管理工作帶來了大量的優勢，如提高檔案管理的工作效率、提高檔案保存的質量、節約檔案管理成本等等，也帶來了一些挑戰。由于檔案的重要性以及在大數據背景下數據丟失的風險性，數據安全問題成為檔案管理工作人員需要注意的大問題。在信息時代，大量的數據可以存儲在一個小小的硬盤或者內存條中，節約了檔案管理的空間成本。但是也增加了一些檔案丟失的風險，硬盤或者內存條有著丟失或者沾染電腦病毒的危險。檔案管理人員必須對這些問題有清醒的認識并且做出合理的規劃措施來規避這些風險。第一，檔案管理單位必須安排專門的高技術人才組成單獨的信息安全部門，負責檔案管理日常工作中的信息安全問題；第二，檔案管理單位必須根據專業的信息知識以及本單位的現實情況制定出合理、規范、嚴謹的檔案管理工作條例，通過規范檔案管理工作人員的操作來規避風險。

3.4 尋求行業合作

大數據技術十分復雜寬泛，要在檔案管理行業中徹底引進大數據技術，僅僅依靠本行業的力量是行不通的。目前存在的大數據分析工具類型多樣、五花八門，檔案管理行業很難找到一個完全切合自己當前工作需求的大數據分析工具。檔案管理行業對檔案管理十分擅長，數據分析行業擅長于分析數據，這個時候就要尋求兩者的合作來達到共贏。只有了解數據分析和了解檔案管理行業的人共同努力、一起合作才能開發出最適合檔案管理的數據分析工具。

參考文獻

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