大數據時代下檔案管理的價值提升研究

摘 要：大數據時代對當前的檔案管理模式提出了新的要求。如何在大數據時代提升檔案管理的價值，是我們必須慎重考慮的重要問題。本文重點研究在大數據時代背景下提升檔案管理價值的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關鍵詞：大數據；檔案管理；價值提升

目前，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，我們已經進入了大數據時代，各種數據信息呈幾何級增長，給人們的生活帶來了巨大變化，同時給檔案管理工作也帶來了新的發(fā)展機遇。2013年，楊冬權局長在“全國數字檔案館（室）建設推進會”上明確提到：“目前，信息技術快速發(fā)展，互聯網絡不斷普及，網絡化、信息化和數字化已經成了社會常態(tài)，對人們的學習、工作和生活帶來了巨大變化。數字不再僅僅和計算有關，更是影響到人們的生存方式，我們已經踏入了大數據時代。從整體角度俯瞰整個檔案發(fā)展史，從簡犢到電子，檔案工作一直隨著時代的發(fā)展而發(fā)展，一直在適應科學技術的進步。大數據時代不斷優(yōu)化升級傳統產業(yè)，對傳統的檔案管理模式也提出了新的要求。”從楊局長的講話中可以看出，大數據時代對當前的檔案管理模式提出了新的要求。如何在大數據時代提升檔案管理的價值，是我們必須慎重考慮的重要問題。本文重點研究在大數據時代背景下提升檔案管理價值的對策，意在起到拋磚引玉之用。

1 在大數據時代，檔案收集必須做到“全面”

首先，觀念要做到“全面”，就是要將所有具備保存價值的文字、圖片、視頻等資料都看作檔案，利用信息系統將文件予以電子化，然后形成電子檔案。

其次，載體要做到“全面”，毋庸置疑，紙質文件管理已經被時代所淘汰，而且隨著文件數量的不斷增加，庫房資源也會影響檔案管理的質量。所以只有保存電子文件，才有可能準確無誤地將檔案資料全部保存下來。

其次，檔案管理技術要做到“全面”，目前，傳統的檔案管理系統已經難以適應大數據時代的發(fā)展，檔案管理部門要主動運用云計算技術和大數據挖掘技術，對檔案資料進行分布式存儲，實現最大程度的查準率和查全率。

第四，檔案信息服務要做到“全面”，在大數據時代背景下，檔案服務將沿著開放式、多元化的軌道發(fā)展，檔案服務要滿足多元主體的需求，為群眾提供智慧型和網絡化的服務，在大數據時代背景下，檔案資料將會泛濫，群眾需要從海量的檔案資料中找到自己所需要的信息，這就要求檔案管理部門要為群眾提供優(yōu)質服務，滿足其快速查找檔案信息的需求。

2 在大數據時代，檔案管理必須實現“共享”

如今，我國的檔案管理還存在“條塊分割”的問題，一些檔案館由于擔心資料外泄、社會責任等問題，不太愿意共享自己的資源。這就導致檔案資料難以發(fā)揮應有的作用。從數據的價值體現來看，檔案信息應該聚合在一起，才能發(fā)揮更大的作用，如果各行其是、各自為政、分散管理，不僅難以實現社會共享，也會導致檔案信息面臨安全風險，造成檔案管理部門提升管理成本。目前，國家檔案局正在全力建設“全國開放檔案共享平臺”，統一集中地將各個檔案館公布的資源放在國家檔案局建立的一個公共平臺上，以網絡技術為依托，使檔案資源在更大的范圍內予以開放，逐漸實現全國檔案社會共享的良好格局。

同時，我國各級檔案管理部門要按照自己的具體職責，以整合各類公共數據資源為切入點，在保證商業(yè)機密、國家安全、知識產權和個人隱私的基礎上，綜合利用各種數字信息資源，最大程度地滿足社會利用檔案信息資源的需求。

另外，我國檔案館還要肩負起國家數據中心的職責，主動集中管理國家企事業(yè)單位和黨政機關的各種數據信息，及時收集其他單位形成的，具有一定保存價值的數據，為各個相關體提供優(yōu)質的服務。

3 在大數據時代，檔案利用必須善于“預測”

預測是大數據的核心，這種預測建立在相關關系分析法的基礎上。在平時的生活、學習和工作中，我們以為只要知道“是什么”就行了，沒有必要知道“為什么”。而相關關系分析能夠幫助我們對這個世界形成更加全面的認識，為我們看待事情提供一個新的視角。從這個角度來說，我認為大數據時代背景下的檔案利用要從記錄歷史、傳承文化逐漸延伸到預測未來。一直以來，檔案管理滿足于日常查閱，檔案利用幾乎處于被動狀態(tài)，甚少有人專門去研究沉淀的檔案資料，這不利于發(fā)揮檔案的價值。在大數據時代，檔案系統中不僅有海量文檔，還有數不勝數的數據，利用檔案的效果應該大于利用文檔的效果，方能體現檔案管理的效果。在這種形勢下，檔案管理部門要順應業(yè)務部門的實際需求，構建各種科學有效的數據模型，對海量的數據資源進行聚類、篩選、處理，并進行相關性分析，找到非結構性數據之間的聯系，將其轉變?yōu)榻Y構型數據，挖掘數據中潛藏的知識力量，并通過網絡平臺，將這些知識主動推送給廣大群眾，真正發(fā)揮檔案管理工作的價值與功能。

根據上文分析，我們可以看出，大數據時代背景下的檔案數據呈現出形式多樣、規(guī)模龐大等一系列特點，利用傳統的簡單查詢服務已經難以發(fā)揮檔案管理的價值。大數據時代的來臨，對檔案管理工作既提供了機遇，也提出了挑戰(zhàn)，我們檔案管理人員必須在工作中做到與時俱進，求實創(chuàng)新，正視大數據時代的內涵，樹立開放式的互聯網思維，對檔案管理工作予以全新的認識，積極應用新技術改進工作方式，使檔案數據在社會建設中發(fā)揮真正的價值！

參考文獻

[1]張健；；檔案數據庫“脹庫”問題研究[J]；檔案學通訊；2012年04期

[2]馮惠玲；電子文件的雙重鑒定──《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之三[J]；檔案學通訊；1998年03期

[3]孫博凱；；大數據戰(zhàn)略和方向[J]；聲屏世界·廣告人；2012年08期

[4]李國杰；程學旗；；大數據研究：未來科技及經濟社會發(fā)展的重大戰(zhàn)略領域——大數據的研究現狀與科學思考[J]；中國科學院院刊；2012年06期

[5]馮海超；；大數據創(chuàng)業(yè)樣本[J]；互聯網周刊；2012年23期

[6]施永利；；大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J]；商；2012年11期

[7]丁健；；淺析大數據對政府2.0的推進作用[J]；中國信息界；2012年09期

作者簡介

楊曦，女，土家族，碩士研究生，貴州省城建檔案管理辦公室（貴州省建設信息中心），助理館員，研究方向：檔案管理。