國有企業人事檔案管理信息化路徑初探

李盈霞

摘 要：近年來，隨著網絡信息技術的飛速發展，我國的檔案管理方式也發生了巨大的轉變，逐步向信息化方向發展，在開發人力資源、提高企業核心競爭力方面起著至關重要的作用。但是，客觀來講，我國國有企業人事檔案管理信息化過程中依然存在嚴重的問題亟待解決。因此，如何進一步加強檔案管理制度建設、推動信息化發展進程還有待深入探討。

關鍵詞：國有企業；人事檔案；信息化；管理制度；人力資源

1 國有企業人事檔案管理現狀

人事檔案是社會組織、國家機構在人事管理中形成的反映工作人員個人履歷、道德素質、工作業績、專業特長等客觀面貌的信息并以備考查的表格、文字等原始記錄。人事檔案管理工作堅持科學的原則和方法，以往通過分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五項程序，對干部人事檔案和職工人事檔案以人頭為單位集中保存。隨著網絡信息技術的出現，我國企業人事檔案的管理方式也逐步向信息化方向發展，旨在建立健全檔案資料信息系統，實現數據共享，有利于提高人力資源開發水平，充分挖掘企業的內在潛力。但是，據調查研究顯示，目前我國國有企業在人事檔案管理信息化的過程中還存在嚴重的問題，尤其是在檔案管理水平、工作效率、服務方式、體制建設等方面亟待完善。

2 國有企業人事檔案管理信息化路徑中存在的問題

1、信息化管理建設投資不到位

目前，我國國有企業在人事檔案管理信息化建設方面不夠重視，基礎建設投資不足，導致后期工作無法正常進行。很多企業的管理人員為了追求最大的經濟效益，往往將大量的資金投入到生產經營過程中，忽視檔案管理基礎設施建設。據調查研究顯示，很多國有企業單位的人事檔案管理缺乏相應的機構和工作人員，很多都是兼職的，檔案資料存放也不科學規范，嚴重的影響了管理水平的提高。甚至有些企業管理者認為人事檔案管理不能為企業帶來直接的經濟效益，因此投入過多的資金反而是一種浪費。這不僅不利于人事檔案管理向信息化方向發展，還不利于企業經濟效益的提高。

2、檔案管理人員綜合素質較低

我國國企人事檔案管理工作人員的綜合素質普遍偏低，尤其是在計算機網絡技術方面存在較大的欠缺。首先，國企的職位相對比較穩定，尤其是人事檔案管理部門的工作人員不同于生產一線的職工，學習能力低，對現代信息化的接受能力較差，不利于檔案管理模式向信息化方向發展。其次，據調查研究顯示，很多國企人事檔案管理人員一般都是受照顧的老弱病殘對象、或者非技術人員，因此不僅缺乏積極進取的工作精神，還缺少專業技能，嚴重阻礙檔案管理水平的進一步提高。

3、人事檔案管理資料不夠完善

目前，我國企業在人事檔案資料記載方面不夠完善，很多企業只是簡單的錄入員工的姓名、職務、文化程度、籍貫等，難以充分反映員工的專業技能和業務水平，不利于企業人力資源的進一步開發。而且在檔案管理過程中，很多企業缺乏對員工能力的正確評估，并實行條塊分割制度，實行人才壟斷。尤其是在檔案管理信息化發展的過程中，檔案資料的不完善，使得網絡信息管理內容空洞，難以充分發揮人事檔案在企業發展中的應用價值。

4、人事檔案管理制度的不規范

我國國企人事檔案管理制度不夠規范，由于很多企業的職員調動頻繁、薪水待遇也隨意改動，使得很多員工的薪水等級和任免信息難以及時完善，而資料不完整不利于進行系統的網絡信息匯總。此外，很多企業單位人事檔案管理工作人員的態度不端正，私自變更工齡、篡改履歷、編造虛假材料等現象十分嚴重，甚至存在公報私仇銷毀或偽造檔案的劣跡。因此，這種不正之風不利于構建規范化、信息化的人事檔案管理制度。

3 國有企業人事檔案實現信息化管理的具體措施

信息科技誕生后也相繼產生了許多相關技術和軟件，其中檔案管理技術的出現為我國國有企業檔案管理提供了現今的技術基礎，并且國有企業人事檔案管理的信息化相比傳統管理模式有著突出優勢。首先，國有企業人事檔案管理的信息化能夠實現檔案信息的長期保存，對比傳統紙質版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠將檔案信息保存到信息庫中，只是占有一定的存儲空間不會像傳統模式那樣占有現實空間，并且信息化檔案管理時所耗費的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長期或者永久保存成為可能，不僅實現了檔案信息的永久保存，并且對于檔案的管理質量來說也是極為可靠的，所以實現檔案信息的長久保存是信息化管理的一項優越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國國有企業數量非常多，各個國有企業內部檔案資料非常復雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應加大了，因此，檔案管理實現信息化能夠將復雜的檔案管理簡單化，以此來促進檔案管理工作的發展進步。

1、重視信息化人事檔案管理建設

我國國企應該進一步提高對人事檔案管理工作的重視程度，進一步推動檔案管理信息化發展。首先，加強對國企管理人員的培訓與考核，使他們重視人事檔案工作，建立健全相關的機構和崗位。其次，加大對人事檔案管理網絡信息體系建設的投資力度，比如完善電子檔案閱覽室、引進先進的信息網絡系統等等。旨在進一步促進企業檔案管理信息化發展，從而充分發揮人事檔案管理的優勢，開發人力資源，提高企業核心競爭力。

2、提高檔案管理人員的綜合素質

國有企業應該進一步人事檔案管理工作人員的綜合素質。首先，提高檔案管理工作人員的入職門檻，聘請專業人員，并且兼具基本網絡信息技術，為管理信息化提供人力支持。其次，企業應該定期對檔案管理工作人員進行考核與培訓，通過召開專業講座或者公派外出學習提升工作人員的專業技能。此外，建立健全獎懲制度，鼓勵檔案管理工作人員不斷的創新路徑提高工作效率，進一步推動檔案管理信息化進程。

3、完善國企人事檔案的管理資料

我國企業應該進一步完善人事檔案的管理資料，為信息化發展提供詳實的數據，從而充分發揮人事檔案的價值。首先，制定明確的檔案記錄標準，切實反映工作人員的專業技能、工作業績、生平履歷等等，可以為企業發展過程中人才的選拔、職位的調動提供客觀的數據。其次，提高人事檔案管理的綜合效應，杜絕條塊分割制，打破對人才的壟斷，使人盡其力，進一步提高企業的經濟效益。

4、完善國企人事檔案的管理制度

首先，建立健全對人事檔案管理的審核體系，保證檔案資料的真實性、科學性、詳實性。其次，完善國企人事檔案管理制度，對于虛報、銷毀、偽造、篡改檔案資料的行為要嚴厲打擊。此外，檔案信息應該及時更新，企業對員工的調動也應該酌情考慮，尤其是在薪水等級與職務升降等方面。這樣才有利于保證網絡信息檔案數據的豐富，實現人事檔案資料的共享。

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